金融企业工会采购制度

PAGE金融企业工会采购制度一、总则（一）目的为规范金融企业工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护工会和职工的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于金融企业工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、职工福利物资、活动用品、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和要求进行。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会，采购结果公正合理。3.公平竞争原则：鼓励供应商之间进行公平竞争，通过竞争选择优质的产品和服务，以获得最佳性价比。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）工会采购管理小组1.组成：由工会主席担任组长，工会委员、职工代表等相关人员组成。2.职责负责制定和修订工会采购制度。审议采购计划、采购预算和采购方案。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。对采购项目的验收结果进行审核。（二）采购执行部门1.工会指定专人或成立专门的采购工作小组作为采购执行部门，负责具体采购项目的实施。2.职责根据采购管理小组的决策，编制采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等。发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。组织开标、评标、谈判等采购活动，记录采购过程，整理采购资料。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购项目的验收工作，提交验收报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会工作计划和实际需求，于每年末编制下一年度的采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计单价、采购金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购预算草案经工会采购管理小组审议通过后，报工会委员会审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，经工会采购管理小组审议通过后，报工会委员会审批。（三）预算监督1.工会财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向工会采购管理小组汇报预算执行情况。2.采购执行部门应建立采购预算执行台账，详细记录采购项目的实际支出情况，确保预算执行的准确性和透明度。四、采购流程（一）采购需求提出1.各部门或职工根据工作需要或自身需求，向工会采购执行部门提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容。2.采购执行部门对采购申请进行初审，核实采购需求的合理性和必要性，对于不符合规定或不必要的采购申请，予以退回并说明原因。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据初审通过的采购申请，结合采购预算和实际情况，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。2.采购计划经工会采购管理小组审议通过后，作为采购活动的依据。（三）采购方式选择1.金融企业工会采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购执行部门应按照相关法律法规规定，编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购执行部门应选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购执行部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购执行部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保供应商能够准确理解采购要求。（五）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购执行部门应按照采购文件的要求，对供应商的资格进行审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商选择：采购执行部门应根据资格审查结果，从符合条件的供应商中选择若干家作为候选供应商，并组织开标、评标、谈判等活动，确定最终的中标供应商或成交供应商。3.供应商管理：采购执行部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目参与情况、履约情况等。定期对供应商进行评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于存在问题的供应商进行警告或淘汰。（六）采购合同签订1.采购执行部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送工会财务部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括采购执行部门代表、工会财务部门代表、使用部门代表等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查，填写《采购项目验收报告》。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。（八）采购款项支付1.采购执行部门应根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，报工会财务部门审核。2.工会财务部门应按照财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。五、采购监督与审计（一）内部监督1.工会采购管理小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商的选择与管理情况、采购合同的签订与履行情况等。2.工会财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全、合理使用。（二）审计监督1.工会审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.审计部门应根据审计结果，提出审计意见和建议，督促采购执行部门改进采购管理工作。六、违规处理（一）对采购执行部门及相关人员的违规处理1.采购执行部门及相关人员在采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，视情节轻重，给予警告、通报批评、扣发绩效奖金等处理；情节严重的，给予辞退或解除劳动合同等处理：未按照规定的采购程序进行采购的。擅自变更采购方式或采购预算的。与供应商串通，谋取不正当利益的。在采购过程中泄露采购机密的。其他违反本制度规定的行为。2.因采购执行部门及相关人员的违规行为给工会造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。（二）对供应商的违规处理：1.供应商在参与采购活动中违反本制度规定，有下列情形之一的，采购执行部门应视情节轻重，给予警告、暂停合作、取消合作资格等处理；情节严重的，依法追究其法律责任：提供虚假材料，骗取中标或成交资格的。