采购项目市场询价制度

PAGE采购项目市场询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购项目市场询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购项目的市场询价活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购项目市场询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应全面、准确地公开，确保供应商能够充分了解询价要求，参与公平竞争。4.效益原则：通过合理的市场询价，获取性价比最优的采购方案，提高公司采购资金的使用效益。二、询价组织与职责（一）询价小组1.组成：询价小组由公司采购部门、相关技术部门、财务部门等人员组成，成员人数根据采购项目规模及复杂程度确定，一般不少于三人。2.职责：负责制定询价文件，明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等相关内容。组织实施市场询价活动，向供应商发出询价通知，收集、整理供应商报价文件。对供应商报价进行评审，推荐成交候选人，编写询价报告。（二）采购部门1.职责：作为询价活动的牵头部门，负责询价活动的整体协调与组织工作。建立和维护供应商信息库，筛选符合询价要求的供应商名单。协助询价小组进行询价文件的制定和审核，确保询价文件符合公司采购需求。负责与供应商进行沟通，解答供应商关于询价文件的疑问。（三）技术部门1.职责：根据采购项目的技术要求，提供专业技术支持，参与询价文件中技术规格和质量要求的制定。对供应商提供的技术方案进行评估，确保其满足公司采购项目的技术需求。在询价过程中，对技术问题进行答疑和解释，协助询价小组做出合理的技术判断。（四）财务部门1.职责：参与询价文件中商务条款的制定，特别是涉及价格条款、付款方式等内容，确保符合公司财务规定。对供应商报价进行财务分析，评估采购成本的合理性，为询价决策提供财务依据。审核询价报告中的财务内容，确保采购项目的资金使用效益和财务风险可控。三、询价流程（一）采购申请与审批1.各部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司采购部门。3.采购部门对采购申请进行初步审核，核实采购项目的必要性和合规性，审核通过后提交至公司相关领导审批。（二）询价文件编制1.采购部门根据采购申请内容，组织询价小组编制询价文件。询价文件应包括以下内容：采购项目概述，明确采购项目的名称、用途、数量、技术规格、质量要求等。供应商资格要求，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关证明文件。报价要求，明确报价的范围、方式、有效期等，要求供应商提供详细的报价清单，包括货物名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容。技术规格偏离表，要求供应商列出其提供的货物或服务与询价文件技术规格要求的差异情况。商务条款偏离表，要求供应商列出其提供的货物或服务与询价文件商务条款要求的差异情况。合同主要条款，包括付款方式、交货地点、交货方式、验收标准、售后服务等内容。其他要求，如询价文件的格式要求、密封要求、提交报价文件的截止时间和地点等。2.询价文件编制完成后，经询价小组审核签字确认，报采购部门负责人审核批准。（三）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目的特点和要求，从公司供应商信息库中筛选出符合条件的供应商名单。2.通过邮件、电话、传真等方式向筛选出的供应商发出询价通知，邀请其参与询价活动。询价通知应明确询价文件的获取方式、报价截止时间、提交报价文件的地点等相关信息。3.对于新的供应商，采购部门应要求其提供相关资质证明文件和业绩证明材料，进行资格预审，确保其具备参与询价活动的资格。（四）报价文件收集与整理1.供应商应在报价截止时间前，将密封的报价文件提交至指定地点。报价文件应包括询价文件要求的所有内容，且应按照询价文件规定的格式和要求填写。2.采购部门负责接收供应商的报价文件，并对其进行登记和整理。在接收报价文件时，应检查报价文件的密封情况、完整性和有效性。3.对不符合要求的报价文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正。如供应商在规定时间内未按要求提交合格的报价文件，则视为自动放弃参与询价活动。（五）询价评审1.询价小组对收到的供应商报价文件进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，对供应商的报价、技术方案、商务条款响应情况等进行综合评估。2.评审方法可采用最低价法、综合评分法等。最低价法是指在满足询价文件实质性要求的前提下，以报价最低的供应商作为成交候选人；综合评分法是指在满足询价文件实质性要求的前提下，按照询价文件规定的各项评审因素进行综合评审，以评审得分最高的供应商作为成交候选人。3.询价小组在评审过程中，可要求供应商对其报价文件进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。供应商应在规定时间内对询价小组提出的问题进行书面答复。4.询价小组根据评审结果，编写询价报告。询价报告应包括采购项目概述、询价过程简述、供应商报价情况、评审情况、成交候选人推荐意见等内容。（六）成交确定与合同签订1.采购部门根据询价小组的询价报告，将成交候选人推荐意见提交至公司相关领导审批。公司领导根据询价报告和公司实际情况，确定最终成交供应商。2.采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。采购合同应符合国家法律法规及公司相关规定，确保合同的合法性和有效性。3.在签订采购合同前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同条款与询价文件要求一致，且不存在潜在的法律风险和经济风险。审核通过后，合同方可正式签订。四、询价文件管理（一）文件制定1.询价文件的制定应严格按照本制度的要求进行，确保文件内容完整、准确、清晰，符合采购项目的实际需求。2.在制定询价文件过程中，应充分征求采购部门、技术部门、财务部门等相关部门的意见，确保文件内容的合理性和可行性。3.询价文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等关键内容，避免出现模糊不清或歧义性的表述，以便供应商能够准确理解询价要求，提供符合要求的报价文件。（二）文件审核1.询价文件编制完成后，应提交至询价小组进行审核。询价小组成员应认真审核询价文件的各项内容，确保文件符合法律法规、行业标准及公司采购政策的要求。2.审核内容包括采购项目的必要性、技术规格的合理性、质量要求的明确性、商务条款的合规性、报价要求的完整性等方面。对于审核中发现的问题，应及时进行修改和完善。3.询价文件经审核签字确认后，报采购部门负责人审核批准。采购部门负责人应对询价文件的整体质量和合规性进行把关，确保询价文件能够有效指导市场询价活动。（三）文件发放与接收1.采购部门负责将审核批准后的询价文件发放给被邀请的供应商。发放方式可采用邮件、传真、现场发放等方式，确保供应商能够及时、准确地获取询价文件。2.在发放询价文件时，应要求供应商签收确认，记录发放时间、发放方式、接收人等相关信息。对于通过邮件或传真方式发放的询价文件，应保留相关记录作为凭证。3.采购部门负责接收供应商提交的报价文件，并按照本制度规定的要求进行登记和整理。接收过程中应严格检查报价文件的密封情况、完整性和有效性，确保报价文件符合询价文件的要求。（四）文件存档1.询价活动结束后，采购部门应将询价文件、供应商报价文件、询价报告等相关资料进行整理归档。存档资料应确保齐全、完整、有效，以便日后查阅和审计。2.存档资料应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类存放，建立电子和纸质档案。电子档案应进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.对于涉及公司机密的询价文件和相关资料，应严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅范围，防止信息泄露。五、供应商管理（一）供应商信息库建立1.采购部门负责建立和维护公司供应商信息库。信息库应收录供应商的基本信息、资质证明文件、业绩情况、联系方式等内容，以便于查询和管理。2.定期对供应商信息库进行更新和维护，确保信息的准确性和时效性。对于不再符合要求或出现不良记录的供应商，应及时从信息库中删除或进行标注。3.在供应商信息库建立过程中，应注重收集不同地区、不同行业的优质供应商信息，丰富信息库资源，为公司采购项目提供更多的选择空间。（二）供应商资格审查1.在邀请供应商参与询价活动前，采购部门应对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关证明文件。2.对于新的供应商，应要求其提供详细的公司简介、产品介绍、售后服务承诺等资料，以便全面了解供应商的基本情况和能力水平。3.资格审查合格的供应商方可被邀请参与询价活动。对于资格审查不合格的供应商，采购部门应及时通知其不符合要求的原因，并拒绝其参与询价活动。（三）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果应记录在供应商档案中，作为后续合作的参考依据。2.评价和考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。对于表现优秀的供应商，应给予适当的奖励和表彰；对于表现不佳的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应减少或停止与其合作。3.通过供应商评价与考核，建立优胜劣汰的供应商管理机制，激励供应商不断提高自身服务水平和产品质量，为公司提供更优质的采购服务。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购项目市场询价活动进行定期审计和监督。审计内容包括询价文件的编制、供应商选择、询价评审、合同签订等环节，确保询价活动符合公司规定和法律法规要求。2.采购部门应定期向公司内部审计部门报送采购项目市场询价活动的相关资料，接受审计部门的检查和监督。审计部门如发现问题，应及时提出整改意见，要求采购部门限期整改。3.公司内部其他部门有权对采购项目市场询价活动进行监督，如发现违规行为，可向采购部门或公司领导反映情况，采购部门应及时进行调查和处理。（二）外部监督1.采购项目市场询价活动应接受政府相关部门的监督管理。采购部门应严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保询价活动合法合规。2.在采购项目实施过程中，如遇政府部门检查或审计，采购部门应积极配合，提供相关资料和文件，如实反映询价活动的开展情况。3.对于政府部门提出的意见和建议，采购部门应认真对待，及时进行整改和完善，不断提高公司采购项目市场询价活动的规范化水平。七、违规处理（一）违规行为界定1.在采购项目市场询价活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：询价文件编制不规范，存在重大疏漏或错误，影响询价活动正常开展的。供应商选择过程中，存在违反公平公正原则，偏袒特定供应商的行为。询价评审过程中，存在违规操作，如泄露评审信息、与供应商串通等行为。合同签订过程中，存在违反公司规定或法律法规要求，签订无效合同或存在潜在法律风险的合同的行为。其他违反本制度规定或国家法律法规及行业标准的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施。情节较轻的，给予警告、责令整改等处理；情节较重的，给予通报批评、扣减绩效奖金、暂停采购职务等处理；情节严重的，给予解除劳动合同、追究法律责任等处理。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。公司将通过法律途径追究其经济赔偿责任，维护公司的合法权益。3.建立违规行为记录档案，对违规责任