采购采购制度及流程

PAGE采购采购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本采购制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行公司采购计划，根据公司生产经营需求，合理安排采购任务。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期进行采购数据分析，总结采购工作经验教训，提出改进建议。2.采购人员职责严格遵守公司采购制度和流程，按照规定开展采购工作。积极寻找优质供应商，收集供应商信息，进行供应商评估和选择。负责采购谈判，与供应商沟通采购需求、价格、交货期等条款，争取有利的采购条件。及时跟进采购订单，确保供应商按时、按质、按量交货。监督采购合同执行情况，处理合同变更、违约等问题。保守公司商业秘密，不得泄露采购相关信息。（二）需求部门1.需求部门职责根据公司生产经营计划，提出准确、合理的采购需求。协助采购部门进行供应商选择和评估，提供技术支持和质量要求。参与采购合同的审核，提出意见和建议。负责验收采购物资，确保物资符合需求部门要求。2.需求部门人员职责及时向采购部门提交采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求等详细信息。配合采购部门与供应商沟通，解答供应商关于技术、质量等方面的疑问。在采购物资验收过程中，认真履行验收职责，确保验收结果准确、客观。（三）审批部门1.审批部门职责对采购申请、采购合同等进行审批，确保采购活动符合公司规定和利益。监督采购制度和流程的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。2.审批人员职责认真审核采购申请和合同，根据审批权限进行审批决策。对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审查，提出审批意见。对采购合同的条款进行审核，确保合同风险可控。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，将《采购申请表》提交相应的审批部门进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批。采购金额较大的，需经公司分管领导、总经理等逐级审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等。3.组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力（设备、人员、场地等）、质量管理体系、环保情况、信誉度等。4.根据考察和评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，选择优质供应商作为合作对象。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商就采购物资的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取有利的采购条件。同时，要明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、明确、合理。3.谈判达成一致后，形成谈判纪要，双方签字确认。（五）采购合同签订1.根据谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应包括合同双方的基本信息、采购物资的详细规格和数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至审批部门进行审批。审批通过后，加盖公司公章，与供应商签订正式合同。（六）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门根据合同条款，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时安排生产和发货。（七）物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.物资到货后，需求部门按照合同要求和相关标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。3.验收合格的物资，需求部门填写《验收单》，经需求部门负责人签字确认后，交采购部门办理入库手续。4.验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（八）付款结算1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交至财务部门进行审核。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后，按照公司财务制度和付款流程进行付款结算。四、采购风险管理（一）风险识别1.供应商风险：供应商可能出现交货延迟、质量不合格、破产倒闭等情况，影响公司生产经营活动。2.市场风险：市场价格波动、原材料供应紧张等因素可能导致采购成本上升，影响公司经济效益。3.合同风险：采购合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等问题，可能给公司带来经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、采购人员违规操作等内部管理问题，可能导致采购效率低下、成本增加、公司利益受损。（二）风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将采购风险分为高、中、低三个等级，针对不同等级的风险采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.供应商风险应对建立供应商评估和选择机制，选择优质供应商合作，并定期对供应商进行评估和考核。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。建立供应商备份机制，对于重要物资的供应商，寻找多家备选供应商，避免因单一供应商出现问题而影响公司生产经营。2.市场风险应对关注市场动态，及时掌握市场价格波动和原材料供应情况，建立价格预警机制。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场变化合理调整采购价格。适当储备一定数量的常用物资，以应对原材料供应紧张的情况。3.合同风险应对加强采购合同管理，合同条款应明确、详细、合法，避免出现模糊不清或歧义的条款。在合同签订前，组织相关人员对合同进行审核，确保合同风险可控。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况。对于合同变更、违约等问题，及时与供应商协商解决，必要时通过法律途径维护公司权益。4.内部管理风险应对完善采购制度和流程，加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务水平和法律意识。建立采购监督机制，加强对采购过程的监督和检查，防止采购人员违规操作。定期对采购工作进行审计，发现问题及时整改，不断完善采购管理工作。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：考核采购物资的质量是否符合合同要求，验收合格率等指标。3.采购效率：评估采购订单的下达及时性、交货期的准确性、合同签订的效率等方面。4.供应商管理：考察供应商的合作满意度、供应商数量的合理性及供应商的稳定性等。（二）评估方法1.定期评估：每月或每季度对采购工作进行一次定期评估，收集相关数据，按照评估指标进行打分。2.综合评估：结合采购部门的工作汇报、需求部门的反馈意见、供应商的评价等多方面信息，对采购绩效进行综合评估。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于绩效不