采购部门印章管理制度

PAGE采购部门印章管理制度总则1.目的为加强采购部门印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司采购部门所使用的各类印章，包括但不限于采购合同专用章、采购业务章等。3.印章种类及用途采购合同专用章：用于签订采购合同及相关补充协议等正式法律文件。采购业务章：用于采购部门日常业务往来中的一般性文件，如报价单、询价函、收货确认单等，但不具备签订合同等重大法律文件的效力。印章的刻制与启用1.印章刻制采购部门所需印章由公司行政部门统一负责刻制，严禁私自刻制印章。刻制印章前，采购部门应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经采购部门负责人审核、公司分管领导批准后，交行政部门办理刻制手续。2.印章启用新印章刻制完成后，行政部门应及时通知采购部门领取。采购部门在领取印章时，需填写《印章领取登记表》，注明领取日期、印章名称、规格、领取人等信息。印章启用前，采购部门应在公司内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等事项，确保相关人员知晓。印章的保管1.保管人员采购合同专用章由采购部门负责人指定专人保管，采购业务章由具体负责相关业务的人员保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章使用流程。2.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如因特殊情况需要委托他人代管，应经采购部门负责人批准，并办理相关交接手续。印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告采购部门负责人，并按规定申请更换印章。印章的使用1.使用原则严格按照规定的使用范围和审批流程使用印章，确保印章使用合法、合规、合理。印章使用应建立登记制度，对每一次印章使用情况进行详细记录，包括使用日期、使用部门、使用人、用印文件名称、用印事由等信息。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。2.使用流程采购合同专用章使用流程用印申请人填写《采购合同专用章使用申请表》，详细说明合同名称、合同编号、签订对方单位名称、合同金额、付款方式、用印事由等信息，并附上合同文本。经采购部门负责人审核，重点审核合同条款是否符合公司利益、是否存在风险等，审核通过后签字确认。报公司分管领导审批，公司分管领导根据具体情况进行审批，审批通过后签字确认。印章保管人员凭经审批的《采购合同专用章使用申请表》及合同文本，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记。采购业务章使用流程用印申请人填写《采购业务章使用申请表》，详细说明文件名称、文件编号、对方单位名称、用印事由等信息，并附上相关文件。经采购业务负责人审核，审核通过后签字确认。印章保管人员凭经审批的《采购业务章使用申请表》及相关文件，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要立即加盖印章，但无法按正常流程进行审批时，用印申请人应电话请示采购部门负责人或公司分管领导同意后，先行加盖印章，并在事后及时补办审批手续。对于涉及重大金额、重要事项的采购合同，在加盖采购合同专用章前，应组织相关部门进行会审，确保合同条款合法、合规、严谨。印章的停用与销毁1.停用情形因公司机构调整、业务变更等原因，导致采购部门印章不再使用的，应及时办理停用手续。印章因磨损、损坏等原因无法正常使用的，应申请更换印章，并将原印章停用。2.停用流程采购部门填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并经采购部门负责人审核、公司分管领导批准。行政部门负责收回停用印章，并在《印章管理台账》中注明停用日期。3.销毁对于停用的印章，由行政部门统一组织销毁。销毁印章前，应填写《印章销毁申请表》，经采购部门负责人、公司分管领导签字确认后，方可进行销毁。印章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用，并在《印章销毁登记表》上记录销毁情况，包括销毁日期、销毁方式、监销人等信息。印章使用的监督与检查1.内部监督采购部门负责人应定期对印章使用情况进行检查，查看印章使用登记记录是否完整、准确，印章使用是否符合规定流程等。公司审计部门有权对采购部门印章使用情况进行审计监督，如发现问题，应及时提出整改意见，并督促采购部门进行整改。2.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。如因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的