政府采购前期询价制度

PAGE政府采购前期询价制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本政府采购前期询价制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动的前期询价环节。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购前期询价活动应公开进行，采购信息、采购过程和采购结果应向社会公众公开，保证采购活动的透明度。2.公平竞争原则：通过公平竞争，为供应商提供平等的参与机会，确保采购项目能够以合理的价格、优质的质量获得货物、工程和服务。3.公正原则：在采购活动中，应公正对待所有参与的供应商，不偏袒任何一方，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：参与政府采购前期询价活动的各方当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责提出采购需求，明确采购项目的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。2.组织实施政府采购前期询价工作，并对询价过程进行全程监督和管理。3.根据询价结果，综合考虑价格、质量、售后服务等因素，选择合适的供应商签订采购合同。（二）询价小组1.由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，负责具体的询价工作。2.对供应商提供的报价和相关资料进行审核和比较，评估供应商的综合实力和报价合理性。3.向采购部门提供询价报告，提出采购建议。（三）监督部门1.对政府采购前期询价活动进行全程监督检查，确保询价过程符合法律法规和本制度的规定。2.受理供应商的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。三、询价程序（一）采购需求确定1.采购部门根据公司/组织的业务需求和实际情况，编制采购项目的需求说明书，明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、技术参数、售后服务等内容。2.采购需求说明书应经过相关部门和领导审核批准后，作为询价的依据和标准。（二）供应商选择与邀请1.根据采购项目的特点和需求，采购部门通过多种渠道收集潜在供应商的信息，建立供应商库。2.从供应商库中筛选出符合采购项目要求的供应商，并向其发出询价邀请函。询价邀请函应包括采购项目的基本情况、询价要求、报价截止时间、联系方式等内容。3.对于一些特殊项目或采购金额较大的项目，采购部门可以通过公开招标、邀请招标等方式确定供应商名单，并向其发出询价邀请函。（三）询价文件编制1.采购部门根据采购需求说明书，编制询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格书、商务条款、售后服务承诺等内容。2.询价文件应明确询价的范围、要求、标准和评审方法，确保供应商能够准确理解采购项目的需求和要求。3.询价文件应在发出询价邀请函前编制完成，并确保其内容完整、准确、清晰。（四）询价与报价接收1.采购部门将询价文件发送给被邀请的供应商，供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件密封送达采购部门。2.采购部门在接收供应商的报价文件时，应进行登记并检查报价文件的密封情况。对于密封不合格的报价文件，采购部门应拒绝接收。3.在报价截止时间后，采购部门不再接收供应商的报价文件。（五）询价评审1.询价小组对供应商提交的报价文件进行评审。评审内容包括报价、技术规格、商务条款、售后服务等方面。2.询价小组应按照询价文件规定的评审方法和标准，对供应商的报价文件进行综合评价，确定中标候选人。3.询价小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。供应商应在规定的时间内对询价小组提出的问题进行答复。（六）询价结果公示1.采购部门根据询价小组的评审结果，确定中标供应商，并将询价结果在公司/组织内部进行公示。公示期不得少于[X]个工作日。2.公示内容应包括采购项目名称、中标供应商名称、中标金额等信息。在公示期内，如有供应商对询价结果提出质疑，采购部门应及时进行调查处理，并将处理结果告知质疑供应商。（七）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称规格、型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2采购合同应符合法律法规和本制度的规定，确保双方的权利和义务明确、具体、合法。3.在签订采购合同前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同条款符合采购项目的需求和要求。四、询价文件编制规范（一）询价函1.询价函应包含采购项目基本信息，如项目名称、编号、采购人名称、联系方式等。2.明确询价目的、范围和要求，告知供应商需提供的报价文件内容及格式要求。3.注明报价截止时间、地点及报价有效期。（二）报价表1.设计清晰的报价表格，包含货物名称、规格型号、数量、单价、总价等栏目。2.对于工程和服务采购，应根据具体情况设计相应明细的报价表，确保报价涵盖所有采购需求。3.要求供应商对每项报价进行明细说明，如包含的各项费用组成等。（三）技术规格书1.详细描述采购项目的技术要求，包括产品性能指标、质量标准、技术参数等。2.提供必要的技术图纸、图片或技术文件作为参考，以便供应商准确理解技术需求。3.对于有特殊技术要求的项目，可以设置技术偏离表，要求供应商填写与询价文件技术规格的差异情况。（四）商务条款1.明确采购项目的商务要求，如交货时间、交货地点、包装要求、运输方式、验收标准等。2.规定付款方式和结算办法，确保双方权利义务清晰。3.对售后服务提出要求，如售后服务期限、响应时间、维修方式等。（五）售后服务承诺格式1.设计统一的售后服务承诺格式，要求供应商填写售后服务内容、服务团队情况、售后服务保障措施等。2.明确售后服务的违约责任和赔偿方式，以保障采购人权益。五、询价过程中的注意事项（一）信息保密1.在询价过程中，采购部门和询价小组应对供应商的报价和相关信息严格保密，不得向无关人员透露。2.对于涉及商业秘密和敏感信息的采购项目，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）公平对待供应商1.采购部门和询价小组应公平对待所有参与询价的供应商，不得歧视或偏袒任何一方。2.在询价过程中，应给予供应商平等的机会表达意见和提供报价，不得设置不合理的条件限制供应商参与。（三）记录与存档1.采购部门应对询价过程中的所有文件、资料进行详细记录和整理，包括询价邀请函报价文件、评审记录、询价结果公示等资料。2.建立健全询价档案管理制度，将询价档案妥善保存以备查阅，保存期限应符合法律法规和公司/组织的规定。（四）供应商反馈处理1.对于供应商在询价过程中提出的疑问和反馈，采购部门应及时给予答复和处理。2.对于供应商提出的合理意见和建议，采购部门应认真考虑并在后续采购活动中加以改进。六、监督检查与违规处理（一）监督检查内容1.询价程序是否符合本制度规定，包括采购需求确定、供应商选择与邀请、询价文件编制、询价与报价接收、询价评审、询价结果公示、合同签订等环节。采购部门和询价小组的职责履行情况，是否存在违规操作、滥用职权、玩忽职守等行为。供应商的报价是否真实、合理，是否存在串通报价、恶意低价竞争等不正当行为。询价过程中的信息保密情况，是否存在信息泄露问题。（二）监督检查方式1.定期检查：监督部门定期对政府采购前期询价活动进行检查分析询价制度的执行情况，发现存在的问题并及时提出改进意见。2.不定期抽查：根据工作需要监督部门不定期对询价项目进行抽查，重点检查询价过程中的关键环节和风险点。现场检查：监督部门可以到采购部门询价现场进行实地检查，了解询价活动的实际开展情况，查阅相关文件和资料。（三）违规处理措施1.对于采购部门和询价小组在询价过程中存在违规行为的，视情节轻重给予警告、通报批评、责令改正等处理措施；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于供应商在询价过程中存在违规行为的取消其参与本次采购项目的资格，并按照相关法律法规进行处罚；情节严重的，禁止其在一定期限内参与本公司