日常行政采购制度

PAGE日常行政采购制度一、总则（一）目的为加强公司日常行政采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门日常行政物资及服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.归口管理原则：日常行政采购工作实行归口管理，由[归口管理部门名称]统一负责组织、协调和监督采购活动。二、采购职责分工（一）归口管理部门职责1.负责制定和完善日常行政采购管理制度、流程和标准。2.汇总各部门采购需求，编制年度、月度采购计划。3.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。5.建立和管理供应商档案，评估供应商绩效。6.协调处理采购过程中的争议和问题。（二）需求部门职责1.根据工作需要，提出采购需求，填写采购申请单。2.参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和验收工作。3.配合归口管理部门完成采购相关工作，提供必要的协助和支持。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议和支持。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规。2.审查采购合同的合法性、完整性和效益性。3.对采购项目的资金使用情况进行审计，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.采购申请单经部门负责人审核签字后，提交归口管理部门。（二）采购审批1.归口管理部门收到采购申请单后，对采购需求进行审核，核实采购必要性和预算合理性。2.根据采购金额大小，按照公司授权审批制度进行审批。采购金额在[授权金额下限]以下的，由归口管理部门负责人审批；采购金额在[授权金额下限]至[授权金额上限]之间的，由[审批层级名称]审批；采购金额超过[授权金额上限]的，由[最终审批层级名称]审批。（三）采购实施1.制定采购方案：归口管理部门根据审批后的采购申请单，制定采购方案包括选择采购方式、确定采购时间、编制采购文件等。2.选择供应商：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式确定供应商。对于纳入公司合格供应商名录的供应商，优先选择名录内供应商；对于名录外供应商，需进行严格的资格审查和评估。采购人员与选定的供应商进行沟通，发出采购询价单或招标邀请书等采购文件，要求供应商在规定时间内报价或提交投标文件。3.采购谈判：根据采购项目的特点和供应商报价情况，组织采购谈判。谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等条款。采购人员应与供应商进行充分沟通，争取有利的采购条件，确保采购项目符合公司利益。4.合同签订：采购谈判达成一致后，起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方审核签字盖章后生效。合同签订后，采购人员应及时将合同副本提交归口管理部门、财务部门等相关部门备案。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购人员应通知需求部门和归口管理部门做好验收准备工作。2.需求部门和归口管理部门按照采购合同要求，对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写验收报告，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的采购物资，采购人员应及时与供应商沟通协商解决。如协商不成，按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购人员根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.付款申请单经归口管理部门负责人审核签字后，提交财务部门。3.财务部门对付款申请单进行审核，核实采购项目的真实性、合法性和资金使用情况。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.程序：编制招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标会议，供应商提交投标文件，公开开标。组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.程序：确定邀请供应商名单，向其发出招标邀请书。供应商按照招标邀请书要求，编制投标文件并提交。组织开标会议，公开开标。组建评标委员会，对投标文件进行评审，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.程序：成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件进行澄清、说明或者提供补充材料。谈判结束后，要求供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判情况和供应商最后报价，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.程序：填写单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商名称。提交归口管理部门审核，经公司领导审批同意后，方可采用单一来源采购方式。如果公司领导审批同意后，与供应商进行协商，确定采购价格和其他条款。签订采购合同。（五）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.程序：向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。2.通过市场调研、供应商推荐、招标采购等方式，收集潜在供应商信息。3.对潜在供应商进行资格审查和评估，实地考察供应商的生产经营状况，并要求供应商提供相关证明材料。4.根据评估结果，确定合格供应商名单，纳入公司供应商名录管理。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不合格的供应商进行警告、限期整改，直至取消其合格供应商资格。（三）供应商档案管理1.为每个合格供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质证明、合作项目、评价考核结果等内容。2.定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。3.供应商档案仅限公司内部有关人员查阅，严格保密供应商信息。六、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据年度工作计划和实际需求，编制本部门年度采购预算草案。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。2.归口管理部门对各部门采购预算草案进行汇总、审核和平衡，编制公司年度采购预算草案。3.公司年度采购预算草案经公司领导审批后，报上级主管部门备案，并作为年度采购工作的依据。（二）预算执行与控制1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.归口管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制采用风险清单、流程图分析、案例分析等方法，识别采购过程中可能存在的风险，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等金融工具规避价格风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理选择信誉良好、实力较强的供应商建立长期稳定的合作关系；与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格采购验收程序，加强对采购物资质量的检验和检测确保采购物资符合质量要求；要求供应商提供质量保证承诺，对出现质量问题的供应商追究其违约责任，并采取相应的整改措施。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规有效；在合同履行过程中，密切跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同纠纷。5.法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识确保采购行为合法合规；在采购活动中，咨询专业法律顾问意见，防范法律风险。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目效益性等内容。2.财务部门对采购资金使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。3.归口管理部门应建立健全采购内部监督机