县政府采购内部控制制度

PAGE县政府采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强县政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本县实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于本县各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。3.公开透明原则：采购活动信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，保证采购结果的公正性。5.公正原则：采购过程和结果应公正，维护国家利益和社会公共利益，保护采购人、供应商等各方合法权益。（四）职责分工1.财政部门：负责制定本县政府采购政策、制度和监督管理办法；审核政府采购预算和计划；监督政府采购活动；处理政府采购投诉等。2.采购人：负责编制政府采购预算和计划；组织实施采购活动；签订采购合同；验收采购项目；支付采购资金等。3.采购代理机构：受采购人委托，依法依规组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.审计部门：对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、采购资金的使用情况等。5.监察部门：对政府采购活动中违规违纪行为进行调查处理，追究相关人员责任。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应按照财政部门要求，结合本单位事业发展规划和工作需要，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购人在编制采购预算时，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，避免预算编制过高或过低。（二）采购计划申报1.根据批准的采购预算，采购人应及时编制政府采购计划，并报财政部门审核。2.采购计划应包括采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。3.采购人应按照财政部门审核意见，对采购计划进行调整和完善，确保采购计划的科学性和合理性。（三）预算与计划执行1.采购人应严格按照批准的采购预算和计划组织实施采购活动，不得擅自调整或变更。2.因特殊情况确需调整采购预算和计划的，采购人应按照规定程序报财政部门审批。3.采购代理机构应按照采购人委托的采购计划组织采购活动，确保采购活动按时、按质、按量完成。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购人或采购代理机构应按照规定程序发布公开招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果的公正性。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人或采购代理机构应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和标准应与公开招标相同，确保采购结果的公正性。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人或采购代理机构应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和标准进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并将论证意见报财政部门批准。3.单一来源采购应在保证采购质量的前提下，合理确定采购价格和服务条款。（五）询价1.询价适用于采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购人或采购代理机构应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3询价小组应按照询价通知书规定的评审程序和标准进行评审，确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购人或采购代理机构在采购活动开始前，如需变更采购方式，应按照规定程序报财政部门批准。2.因特殊情况需要在采购活动过程中变更采购方式的，采购人或采购代理机构应及时向财政部门报告，并说明变更理由和依据。3.财政部门应根据实际情况进行审核，如同意变更，应出具批准文件；如不同意变更，应要求采购人或采购代理机构按照原采购方式继续进行采购活动。四．采购程序管理（一）采购项目申请与审批1.采购人根据工作需要提出采购项目申请，填写《政府采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购组织形式等内容。2.《政府采购项目申请表》经采购人内部审批后，报财政部门审核。财政部门应在规定时间内对采购项目申请进行审核，如审核通过，出具《政府采购项目审批表》。（二）采购文件编制与发布1.采购代理机构根据采购人委托和财政部门批准意见，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准和方法等内容。2.采购文件应符合法律法规和相关政策规定，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容，确保采购文件的公正性和合理性。3.采购代理机构应按照规定程序发布采购公告，公开采购项目信息，邀请潜在供应商参加投标。采购公告应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，确保采购信息的公开透明。（三）供应商资格审查1.采购人或采购代理机构应按照采购文件规定的资格条件，对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况等。2.采购人或采购代理机构应通过实地考察、查阅资料、信用查询等方式，对供应商资格进行核实，确保供应商资格真实有效。3.对不符合资格条件的供应商，采购人或采购代理机构应拒绝其参加投标，并告知其原因。（四）开标评标1.采购代理机构应按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标应公开进行，邀请所有投标人参加。2.开标过程中，采购代理机构应宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息，并记录开标情况。3.评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会应客观、公正地对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（五）中标成交结果确定与公告1.采购人根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标成交供应商，并签订采购合同。2.采购代理机构应在中标成交供应商确定后，及时发布中标成交公告，公告内容包括采购项目名称、中标成交供应商名称、中标成交金额、主要中标成交标的规格型号等。3.中标成交公告应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告期限不得少于七个工作日。（六）采购合同签订与履行1.采购人应在中标成交公告期满后，与中标成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式等内容。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。采购人应及时支付采购资金，供应商应按时、按质、按量交付采购项目。3.在采购合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续，并及时报财政部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购人应组织验收小组对采购项目进行验收。验收小组应由采购人代表、技术专家、质量管理人员等组成，并邀请财政部门和审计部门参加。2.验收小组应按照采购合同约定的质量标准和验收方法，对采购项目进行全面验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标、技术参数等。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改，整改合格后重新组织验收。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应在中标成交公告期满后，按照规定程序与中标成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购人应及时将合同副本报财政部门备案。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同约定履行各自义务。采购人应及时支付采购资金，供应商应按时、按质、按量交付采购项目。2.在采购合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续，并及时报财政部门备案。3.采购人应建立采购合同履行跟踪机制，定期检查供应商合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织验收小组对采购项目进行验收。验收小组应按照采购合同约定的质量标准和验收方法，对采购项目进行全面验收。2.验收合格的，验收小组应出具验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改，整改合格后重新组织验收。3.采购人应将验收报告及时报财政部门备案，作为支付采购资金的依据。（四）合同付款1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。付款前，采购人应审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料，确保资料齐全、真实有效。2.采购人应严格按照财政国库管理制度规定的程序和方式支付采购资金，确保采购资金安全、及时、足额支付到供应商账户。3.如采购人未按照采购合同约定支付采购资金，应承担违约责任，并按照合同约定支付逾期付款违约金。（五）合同档案管理1.采购人应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行分类整理、归档保存。2.采购合同档案应包括采购合同副本、中标成交通知书、采购文件、投标文件、验收报告、发票等资料。3.采购合同档案保存期限应按照法律法规和相关政策规定执行，确保采购合同档案的完整性和可追溯性。六、采购监督管理（一）内部监督1采购人应建立健全内部监督管理制度，加强对本单位政府采购活动的监督检查。内部监督检查内容包括采购预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。2.采购人应定期对本单位政府采购活动进行内部审计，及时发现和纠正存在的问题，防范采购风险。3.采购人应加强对本单位采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。（二）财政监督1.财政部门应加强对本县政府采购活动的监督管理，建立健全政府采购监督管理制度，规范政府采购行为。2.财政部门应定期对采购人、采购代理机构的政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况、采购资金使用情况等。3.财政部门应加强对政府采购评审专家的管理，建立评审专家库，对评审专家的资格条件、抽取使用、评审行为等进行监督管理。（三）审计监督1.审计部门应依法对本县政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、采购资金的使用情况等。2.审计部门应定期对采购人、采购代理机构的政府采购活动进行审计，及时发现和纠正存在的问题，防范采购风险。3.审计部门应加强对政府采购项目的绩效审计，评价采购项目的经济效益、社会效益和环境效益，提高采购资金使用效益。（四）监察监督1.监察部门应加强对本县政府采购活动中违规违纪行为的调查处理，追究相关人员责任。2.监察部门应建立健全政府采购投诉举报制度，受理供应商和其他利害关系人的投诉举报，及时查处政府采购活动中的违规违纪行为。3.监察部门应加强对政府采购工作人员的廉政教育，防范腐败风险，确保政府采购活动的公正廉洁。（五）社会监督1.政府采购活动应接受社会监督，采购人、采购代理机构应及时公开采购项目信息，保障供应商和其他利害关系人的知情权、参与权和监督权。2.供应商和其他利害关系人如发现政府采购活动中存在违规违纪行为，可以向财政部门、审计部门、监察部门等投诉举报。3.财政部门、审计部门、监察部门等应及时受理投诉举报，并依法进行调查处理，将处理结果及时向社会公开。七、信息管理与档案管理（一）信息管理1.建立政府采购信息管理系统，实现采购预算、采购计划、采购项目、采购合同等信息的实时动态管理。2.采购人、采购代理机构应及时将采购项目信息录入信