万科集中采购管理制度

PAGE万科集中采购管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万科集团及下属各公司（以下统称“公司”）的集中采购管理工作，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强内部控制，确保公司各项采购活动合法、合规、有序进行。（二）适用范围本制度适用于万科集团总部及各地区公司、项目公司涉及的各类工程、物资、服务等采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：通过集中采购，整合资源，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：在保证采购质量的前提下，开展采购活动，确保所采购的工程、物资、服务符合公司要求和相关标准。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.集团采购决策委员会由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成。负责审议集团重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重大事项。2.地区公司采购决策小组由地区公司领导班子成员、相关部门负责人等组成。负责审议本地区公司采购项目的采购方案、供应商推荐等重要事项，并向集团采购决策委员会报备。（二）采购执行部门1.集团采购管理中心作为集团集中采购的执行机构，负责制定和完善集中采购管理制度、流程和标准。组织实施集团范围内的集中采购项目，包括供应商开发与管理、采购谈判、合同签订与执行等工作。协调各地区公司采购工作，提供采购指导和支持，监督采购活动的执行情况。2.地区公司采购部门负责本地区公司采购项目的具体实施，按照集团采购管理中心的要求，参与集中采购项目的相关工作。负责本地区公司采购需求的收集、整理和分析，提出采购申请，配合集团采购管理中心进行供应商选择和采购合同签订等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等详细信息。参与采购项目的供应商选择、采购谈判、验收等环节，提供技术支持和专业意见。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。参与采购合同的审核，负责采购付款的审批和执行。3.法务部门负责审核采购合同，确保合同条款合法合规，防范法律风险。为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据项目进度和实际需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期、预算金额等信息，并提交至本地区公司采购部门。2.地区公司采购部门对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和准确性，对于不符合要求的采购申请，及时与需求部门沟通并要求其补充或修改。（二）采购计划制定1.地区公司采购部门根据审核通过的采购申请，结合项目进度和库存情况，制定本地区公司的采购计划，并提交至集团采购管理中心。2.集团采购管理中心对各地区公司的采购计划进行汇总和分析，结合集团整体采购策略和资源情况，制定集团集中采购计划。（三）供应商选择与管理1.供应商开发集团采购管理中心和地区公司采购部门负责供应商的开发工作。通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对潜在供应商进行评估和筛选。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，并根据评估结果确定合格供应商名单。2.供应商选择根据采购项目的特点和要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购项目。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式进行供应商选择。在供应商选择过程中，可以邀请需求部门、技术专家等参与，确保选择的供应商能够满足采购需求。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等内容，并定期对供应商进行评估和考核。根据供应商的表现，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。在谈判过程中，采购部门应充分了解市场行情和供应商成本结构，合理运用谈判技巧，维护公司利益。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同，并提交至法务部门进行审核。法务部门审核通过后，由授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规，并具有可操作性。（五）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同的约定，跟踪供应商交货进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。供应商应按照合同要求按时、按质、按量交货，并提供相关的质量证明文件和售后服务承诺。2.验收需求部门负责组织采购项目的验收工作，按照合同约定的质量标准对采购货物或服务进行检验和评估。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并提交至采购部门和财务部门。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或重新提供货物或服务。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，提交至财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.供应商违约风险在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商的履约能力，及时发现并解决潜在问题。建立供应商违约预警机制，当供应商出现违约迹象时，及时采取措施，如暂停付款、要求供应商提供担保等。2.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购货物或服务的质量检验和验收工作。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对供应商的质量管理体系进行审核和评估。建立质量反馈机制，及时处理采购过程中出现的质量问题，对不合格产品或服务采取退货、换货、整改等措施。3.价格波动风险关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化趋势。在采购合同中合理约定价格调整条款，如采用固定价格、浮动价格等方式，降低价格波动对采购成本的影响。通过与供应商协商、签订长期合作协议等方式，争取稳定的采购价格。4.法律风险加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规，避免法律纠纷。定期组织采购人员进行法律法规培训和学习，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。对于重大采购项目，邀请法务部门提前介入，提供法律咨询和支持。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门负责收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购项目需求信息、采购合同信息等。2.通过多种渠道收集信息，如供应商主动提供、市场调研、行业报告、网络平台等，并对收集到的信息进行整理和分类。（二）采购信息分析与利用1.采购部门定期对采购信息进行分析，挖掘信息背后的潜在价值，为采购决策提供支持。2.通过对供应商信息的分析，评估供应商的综合实力和合作潜力，为供应商选择和管理提供依据。3.通过对市场价格信息的分析，掌握市场价格走势，为采购谈判和成本控制提供参考。4.采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购信息在集团总部、地区公司、项目公司之间的实时共享和传递。采购人员可以通过信息共享平台查询和使用相关采购信息，提高工作效率和决策科学性。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门发现问题后，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保采购活动规范、有序进行。（二）绩效考核1.建立采购人员绩效考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行考核评价