政府采购协议供货制度

PAGE政府采购协议供货制度一、总则（一）目的为了规范政府采购行为，提高采购效率，降低采购成本，加强对政府采购活动的监督管理，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本协议供货制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内使用财政性资金进行的政府采购协议供货项目。包括但不限于办公用品、办公设备、通用耗材、车辆及相关服务等采购项目。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购协议供货活动应遵循公开透明原则，采购信息应全面、准确、及时地向社会公开，确保供应商和社会公众能够知晓采购项目的相关情况。2.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，不得对供应商实行差别待遇或歧视待遇。3.公正原则：在采购活动中，应按照既定的标准和程序进行操作，确保采购结果的公正性，维护国家利益和社会公共利益。4.诚实信用原则：供应商和采购人员在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、协议供货的定义与范围（一）定义政府采购协议供货是指通过公开招标等方式，确定一定数量的中标供应商，并与之签订供货协议，明确采购货物或服务的品牌、型号、规格、价格、供货期限、售后服务等内容，采购人在协议有效期内，直接从协议供应商处采购相关货物或服务的一种采购方式。（二）范围1.办公设备：如计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪、扫描仪等。2.办公用品：包括办公桌椅、文件柜、电话机、计算器、订书机、文件夹等。3.通用耗材：如纸张、墨盒、硒鼓、色带、笔记本等。4.车辆：轿车、越野车、商务车等各类公务用车（根据实际情况确定具体范围）。5.相关服务：如车辆维修保养服务、设备安装调试服务、软件升级服务等。三、协议供货的采购程序（一）采购需求的提出各部门根据实际工作需要，填写《政府采购协议供货采购需求申请表》，详细说明所需采购货物或服务的品牌、型号、规格、数量、技术参数、预算金额等内容，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购部门的审核与汇总采购部门收到采购需求申请表后，对其进行审核，核实需求的合理性、准确性以及是否符合预算安排。对于审核通过的采购需求进行汇总，形成《政府采购协议供货采购需求汇总表》。（三）采购方式的确定根据采购项目的特点和金额大小，按照相关法律法规规定的采购方式进行采购。对于达到公开招标数额标准的项目，必须采用公开招标方式；未达到公开招标数额标准的项目，可以采用邀请招标、竞争性谈判、询价等方式。（四）招标公告的发布1.公开招标项目：采购部门在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，并在公司/组织内部公告栏同步发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购预算、投标人资格条件、获取招标文件的时间、地点、方式以及投标截止时间、开标时间和地点等。2.邀请招标项目：采购部门向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，并在公司/组织内部公告栏发布邀请招标信息。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）招标文件的编制与发售1.招标文件的编制：采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款及格式、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购货物或服务的技术规格、质量标准、验收要求、售后服务等条款，确保采购项目的质量和性能。2.招标文件的发售：招标文件发售时间不得少于五个工作日。潜在投标人应按照招标文件规定的方式获取招标文件，并支付相应的费用。采购部门应向潜在投标人提供必要的技术支持和咨询服务，解答其对招标文件的疑问。（六）投标文件的接收与开标1.投标文件的接收：采购部门在投标截止时间前，接收投标人递交的投标文件。投标文件应按照招标文件规定的格式和内容编制，并密封包装。采购部门应对投标文件的密封性和完整性进行检查，不符合要求的投标文件应予以拒收。2.开标：在规定的开标时间和地点，采购部门组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并存档备查。（七）评标1.评标委员会的组建：评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标专家应从政府采购专家库中随机抽取产生，特殊项目经批准可以直接确定。2.评标原则与方法：评标应遵循公平、公正、科学、择优原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。评标标准应包括价格、技术性能、售后服务、信誉等方面的内容，确保评标结果能够综合反映投标人的综合实力。评标方法可以采用最低评标价法、综合评分法等，具体方法应在招标文件中明确规定。3.评标过程：评标委员会对投标文件进行评审，审查投标文件是否符合招标文件的要求，并对投标人的报价、技术方案、售后服务等进行比较和评价。评标委员会可以要求投标人对投标文件中的有关内容进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人名单，并出具评标报告。（八）中标结果的公示与公告1.中标结果的公示：采购部门在公司/组织内部公告栏对中标候选人名单进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括中标候选人名称、中标价格、主要中标标的的名称、规格型号、数量等内容。在公示期内，如有供应商或其他利害关系人对中标结果提出质疑，采购部门应及时受理，并进行调查核实。2.中标结果的公告：采购部门在指定的政府采购信息发布媒体上发布中标公告，公告内容应包括采购项目名称、中标供应商名称、中标金额、主要中标标的的名称、规格型号、数量等内容，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书对采购人和中标供应商具有同等法律效力。（九）签订采购合同中标供应商应在收到中标通知书之日起三十日内，按照招标文件和投标文件的约定，与采购人签订采购合同。采购合同应明确采购货物或服务的品牌、型号、规格、数量、价格、供货期限、售后服务等内容，确保双方的权利和义务得到明确界定。采购合同签订后七个工作日内，采购人应将合同副本报同级政府采购监管部门备案。四、协议供货的供应商管理（一）供应商资格条件1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商的选择与确定1.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合资格条件的供应商中择优选择协议供货供应商。2.对供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等进行综合评估，确定中标供应商名单，并与之签订协议供货合同。（三）供应商的考核与评价1.建立供应商考核评价机制：采购部门定期对协议供货供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行考核评价，考核评价结果作为供应商续期选择、奖励与处罚的依据。2.考核评价内容：包括产品质量、交货期、价格执行情况售后服务响应速度与质量、市场信誉等方面。3.考核评价方式：采取采购人评价、用户反馈、定期检查、不定期抽查等方式进行。4.考核评价结果的应用：对于考核评价优秀的供应商，在下次协议供货采购中给予优先考虑、价格优惠等奖励措施；对于考核评价不合格的供应商，责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其协议供货资格。（四）供应商的培训与指导1.采购部门定期组织协议供货供应商进行培训，使其了解政府采购政策法规、采购流程及相关要求，提高其服务水平和业务能力2.针对新产品、新技术的应用，及时对供应商进行培训指导，确保其能够提供符合要求的产品和服务。五、协议供货的价格管理（一}价格确定原则1.协议供货价格应根据市场行情、成本因素、同类产品价格水平等综合确定，确保价格合理、公平2.协议供货价格不得高于市场同类产品的平均价格，且应具有一定竞争力。（二）价格调整机制1.在协议有效期内，如遇市场价格波动较大或产品成本发生重大变化等情况，采购部门可以根据实际情况，与协议供货供应商协商调整价格。2.价格调整应遵循公平、公正、合理原则，并按照规定的程序进行。调整后的价格应及时在公司/组织内部和政府采购信息发布媒体上公布。六、协议供货的验收管理（一）验收标准1.按照采购合同约定的技术规格、质量标准、数量等进行验收。2.对于国家有强制性标准的产品，应按照国家强制性标准进行验收。3.验收标准应明确、具体，具有可操作性。（二）验收程序1.采购人在收到供应商交付的货物或服务后，应及时组织验收。2.验收可以由采购人自行组织，也可以委托具有相应资质和能力的第三方机构进行。3.验收人员应按照验收标准对货物或服务进行逐一检查、测试和评估，填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。（三）验收结果的处理1.验收合格的，采购人应签署验收意见，并按照采购合同约定支付货款2.验收不合格的，采购人应及时通知供应商限期整改或退换货物。供应商应在规定的期限内完成整改或退换货物，直至验收合格为止。如供应商未能在规定期限内完成整改或退换货物导致采购人遭受损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。七、协议供货的售后服务管理售后服务要求1.协议供货供应商应提供完善的售后服务体系，包括售后服务热线、维修网点、技术支持等。2.售后服务应及时、高效，对于采购人提出的售后服务需求，应在规定的时间内响应并解决问题。3.供应商应定期对所供产品进行回访和维护保养，确保产品正常运行。售后服务投诉处理1.采购人在使用协议供货产品过程中，如发现产品质量问题或售后服务不到位等情况，可以向采购部门投诉。2.采购部门收到投诉后，应及时受理，并组织相关人员进行调查核实。3.根据调查核实结果，责令供应商限期整改或采取其他补救措施。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的，采购部门可以依照合同约定扣除相应的货款或取消其协议供货资格，并将处理结果反馈给采购人。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对政府采购协议供货项目进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、资金使用是否合理等情况。2.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为防止违规操作。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作，如实提供相关资料和信息。2.主动接受社会公众的监督对社会公众提出的质疑和投诉，应及时处理并公开处理结果维护政府采购活动的公信力。九、违约责任供应商违约责任1.供应商未按照采购合同约定的时间、地点、数量等提供货物或服务的，应承担违约责任。2.供应商提供的货物或服务不符合采购合同约定的质量标准的，应负责退换货物或采取其他补救措施，并承担由此给采购人造成的损失