行政采购询价制度

PAGE行政采购询价制度一、总则（一）目的为了规范公司行政采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有行政采购项目，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、维修材料等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：行政采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，要公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息要公开透明，包括采购需求、采购流程、供应商资格条件、采购结果等，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，要注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、询价流程（一）采购申请1.使用部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《行政采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：采购申请表提交至行政部门，行政部门对采购申请进行初审，审核采购必要性和合理性。初审通过后，报公司领导审批。（二）询价准备1.成立询价小组：行政部门根据采购项目的特点和规模，组织成立询价小组。询价小组由行政人员、相关技术人员和财务人员等组成，人数不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，以及供应商资格条件、询价响应文件格式等。3.确定询价供应商：询价小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，向其发出询价邀请。询价邀请应明确询价文件的获取方式、询价截止时间、询价地点等信息。（三）询价实施1.发放询价文件：向被邀请的供应商发放询价文件，确保供应商充分了解采购项目的要求和相关信息。2.供应商响应：供应商在规定的时间内，按照询价文件的要求编制询价响应文件，密封后提交至规定地点。询价响应文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。3.开标：询价小组在规定的时间和地点组织开标。开标时，由供应商或其授权代表检查询价响应文件的密封情况，经确认无误后，由询价小组开启询价响应文件，宣读供应商名称、报价、交货期等主要内容。4.评标：询价小组对供应商的询价响应文件进行评审。评审内容包括报价、技术方案、质量保证、售后服务等方面。询价小组根据评审结果，推荐成交候选人。（四）确定成交供应商1.审批：询价小组将推荐的成交候选人名单报公司领导审批。公司领导根据询价小组的推荐意见，确定成交供应商。2.签订合同：行政部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（五）验收1.到货验收：采购物品到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面。验收合格后，填写《行政采购验收单》。2.付款：根据采购合同的约定和验收情况，行政部门办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票等凭证。三、供应商管理（一）供应商选择标准1.资质要求：供应商应具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书。2.信誉良好：供应商应具有良好的商业信誉，无不良记录。3.产品质量可靠：供应商提供的产品应符合国家相关标准和公司采购要求，质量可靠。4.价格合理：供应商的报价应合理，具有市场竞争力。5.售后服务完善：供应商应具有完善的售后服务体系，能够及时响应公司的售后服务需求。（二）供应商评估1.定期评估：行政部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.动态管理：根据供应商的评估结果，对供应商进行动态管理。对于评估结果为优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评估结果为不合格的供应商，取消其合作资格。（三）供应商淘汰1.淘汰情形：供应商出现以下情形之一的，予以淘汰：提供的产品质量不符合国家相关标准或公司采购要求，经整改仍不合格的；交货期严重延误，影响公司正常工作的；售后服务不到位，给公司造成较大损失的；存在商业贿赂等违法违规行为的；其他严重违反公司采购制度的行为。2.淘汰程序：行政部门提出淘汰供应商的建议，报公司领导审批。经批准后，向供应商发出淘汰通知，并在供应商数据库中删除其相关信息。四、监督与检查（一）内部监督1.行政部门监督：行政部门负责对行政采购询价制度的执行情况进行日常监督，确保采购过程符合制度要求。2.审计部门监督：审计部门定期对行政采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。（二）投诉处理1.投诉渠道：公司设立投诉邮箱和投诉电话，接受员工对行政采购项目的投诉。2.投诉处理：行政部门收到投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉属实的，按照相关规定进