政府采购办印章管理制度

PAGE政府采购办印章管理制度一、总则（一）目的为加强政府采购办印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护政府采购办的正常工作秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府采购办各类印章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等管理活动。（三）印章种类1.单位公章：代表政府采购办的法定印章，用于以单位名义出具的各类文件、信函、证明、合同等。2.财务专用章：用于财务收支、结算等相关业务。3.合同专用章：专门用于签订政府采购合同及相关协议。4.法定代表人章：用于特定文件或授权事项。5.部门印章：各内设部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件及相关业务。（四）管理原则1.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，并进行详细登记。2.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保责任明确。3.安全保密原则：采取必要的安全措施，防止印章被盗用、冒用或丢失，严格保密印章使用情况。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.因工作需要刻制印章时，由相关部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等。申请应经部门负责人签字，并报政府采购办主要领导审批。2.经批准后，由指定人员统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制，并按照规定办理相关手续。3.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，由专人进行核对，确保印章样式、规格、文字等符合要求。（二）启用1.新印章启用前，应在政府采购办内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等相关规定。2.由专人填写《印章启用登记表》一式两份，详细记录印章名称、启用日期、启用文号、保管人等信息。一份留存档案，一份交印章保管人。三、印章的保管（一）保管人员1.单位公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章统一由办公室指定专人保管。部门印章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交他人代管。（二）保管场所1.印章应存放在安全可靠的专用保险柜或保管箱内，并放置在有安全防护设施的房间。2.存放印章的房间应配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保印章安全存放。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或带出保管场所。如因工作需要携带印章外出，必须经相关领导批准，并派专人陪同护送。2.非工作时间，印章必须存放在保险柜内，钥匙由保管人员妥善保管，不得随意转借他人。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况应及时报告，并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.单位公章用于以政府采购办名义对外发布的正式文件、函件、证明、介绍信、合同等。2.财务专用章用于财务收支、结算、票据等相关业务。3.合同专用章用于签订政府采购合同及相关协议。4.法定代表人章用于特定文件或授权事项，如法定代表人授权书等。5.部门印章用于部门内部文件及相关业务，不得对外使用。（二）使用流程1.用印申请凡需使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等。用印申请应由部门负责人签字确认，涉及重大事项或金额较大的合同等用印，需经政府采购办主要领导审批。2.审核印章保管人员收到用印申请后，应对申请事项进行审核，检查申请内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。对于不符合规定或手续不全的用印申请，印章保管人员应拒绝用印，并说明理由。3.用印审核通过后，印章保管人员应在用印文件规定位置加盖印章，并确保印章清晰、端正、完整。加盖印章后，应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如文件需立即发出或合同需马上签订，来不及履行正常审批手续时，用印申请人应电话请示相关领导同意后，先进行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.因异地签订合同等特殊原因，无法将合同带回单位加盖合同专用章时，可采用传真件加盖印章的方式，但必须在传真件上注明“此件与原件相符，仅用于[合同名称]”字样，并在合同签订后及时将原件带回单位加盖印章存档。五、印章的更换与废止（一）更换1.印章因磨损、损坏、变形等原因无法正常使用时，由印章保管人员提出更换申请，并附上原印章损坏情况说明。2.申请经部门负责人签字，报政府采购办主要领导审批后，按照印章刻制与启用的规定程序进行更换。3.新印章启用后，原印章应及时废止，并按照规定进行销毁处理（二）废止1.因机构变动、职能调整不再使用的印章，或因其他原因需要废止的印章，由相关部门提出书面申请，详细说明废止原因。2.申请经政府采购办主要领导审批后，由专人负责将废止印章进行封存，并填写《印章废止登记表》，记录印章名称、废止日期、废止原因等信息。3.废止印章应定期进行清理，按照规定程序进行销毁处理，并在《印章废止登记表》上注明销毁情况。六、监督与检查（一）定期检查1.办公室应定期对印章的保管、使用情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，确保印章管理规范、安全。2.检查内容包括印章保管是否符合要求、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。（二）不定期抽查1.政府采购办领导可根据工作需要不定期对印章管理情况进行抽查，并对发现的问题及时提出整改意见。2.对于违反印章管理制度的行为，应视情节轻重给予相应处罚，情节严重的追究相关人员责任。七、责任追究（一）责任界定1.因印章保管人员保管不善，导致印章被盗用、冒用或丢失，给政府采购办造成损失的，由保管人员承担主要责任。2.因用印申请人提供虚假信息、未经审批擅自用印等违规行为，导致不良后果的，由用印申请人承担全部责任。3.因审核人员审核不严，未能发现违规用印行为，导致问题发生的，可以按照情节轻重追究审核人员的相应责任。（二）处罚措施1.对于违反印章管理制度的人员，视情节轻重给予批评