交通局采购制度

PAGE交通局采购制度一、总则（一）目的为了规范交通局采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合交通局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交通局机关及所属各单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或欺诈。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购管理制度、采购计划，组织采购活动，对采购项目进行监督和管理。2.财务部门：负责采购资金的预算编制、支付审核和财务管理，确保采购资金的安全和合理使用。3.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术、商务谈判，对采购项目的质量和验收负责。4.监察部门：负责对采购活动进行监督检查,受理采购活动中的投诉举报，查处违法违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门要求进行细化和分类。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合交通局年度工作计划和资金状况，提出采购预算建议草案，报局领导审批后，按照规定程序报财政部门审核。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。2.采购管理部门应建立采购预算执行跟踪机制，定期对采购项目预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场价格波动、采购需求变更等原因导致预算需要调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整依据，并附相关证明材料。2.采购管理部门对需求部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见后报局领导审批。经批准同意调整的预算，按照规定程序报财政部门备案。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和合理价格的前提下，确定成交供应商。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要，填写《交通局采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购项目金额大小和采购方式，按照规定的审批权限报局领导审批。采购金额较大或涉及重大事项的采购项目，应经局党组会议研究决定。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款及格式等内容。4.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购管理部门应在规定的媒体上发布采购公告；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书。5.供应商报名及资格审查：供应商应按照采购公告或采购邀请书要求，在规定时间内报名并提交相关资格证明文件。采购管理部门对供应商资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。6.采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评标标准或谈判、询价要求，对供应商的投标文件、响应文件进行评审，确定成交供应商。评审过程应严格按照规定程序进行，确保评审公正、公平、公开。7.合同签订：采购管理部门应在评审结束后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。8.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格的，由需求部门出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知供应商进行整改或重新采购，直至验收合格。采购管理部门应对采购项目验收情况进行监督检查。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在成交通知书发出之日起三十日内签订。合同签订前，采购管理部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定。2.合同签订应使用统一的合同文本，明确双方的权利和义务。合同文本应包括合同封面、合同编号、签订日期、双方当事人名称、地址、联系方式、合同标的、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、违约责任、争议解决方式等内容。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方当事人应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务；交通局应按照合同约定的付款方式及时支付货款或服务费用。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方当事人应协商一致，并签订书面协议。合同变更、解除协议应报采购管理部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的验收标准对供应商提供的货物、工程或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、技术性能、售后服务等方面。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告，并在验收报告上签字盖章。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收不合格的，需求部门应及时通知供应商进行整改或重新采购，直至验收合格。（四）合同付款1.采购合同付款应按照合同约定的付款方式和时间进行。财务部门应根据需求部门提交的验收报告、发票等相关凭证，审核无误后办理付款手续。2.对于金额较大的采购项目，可根据合同约定和项目进度分期支付货款。分期支付货款的，应明确各期支付的比例和时间节点。（五）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行整理归档。采购合同档案应包括采购申请表、采购文件、采购评审报告、成交通知书、采购合同、验收报告、发票等资料。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。在保存期限内，采购合同档案应便于查阅和使用。五、采购监督与管理（一）内部监督1.监察部门应加强对采购活动的全过程监督，对采购项目的立项、预算编制、采购方式选择、采购文件编制、评审过程、合同签订、验收付款等环节进行监督检查，并受理采购活动中的投诉举报。2.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购工作人员的培训和管理，规范采购工作流程，确保采购活动合法合规、公正透明。3.在采购活动中，采购工作人员与供应商有利害关系的，应当回避。（二）外部监督1.交通局采购活动应接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查。对于财政、审计、纪检监察等部门提出的意见和建议，交通局应认真整改落实。2.采购管理部门应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障社会公众对采购活动的知情权、参与权和监督权。（三）绩效评价1.采购管理部门应建立采购项目绩效评价制度，对采购项目的实施效果、资金使用效益、采购质量等方面进行绩效评价。绩效评价结果应作为改进采购工作、调整采购预算、完善采购制度的重要依据。2.绩效评价应采用科学合理的评价方法和指标体系，定期对采购项目进行评价，并形成绩效评价报告。绩效评价报告应包括采购项目基本情况、绩效目标完成情况、评价指标分析、存在问题及改进建议等内容。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够提供符合采购文件要求的货物、工程或服务。3.供应商应具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。4.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价1.采购管理部门应建立供应商选择与评价机制，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合资格条件的供应商中选择优质供应商。2.采购管理部门应定期对供应商的履约情况进行评价，评价内容包括货物质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。评价结果应作为供应商后续参与采购活动的重要参考依据。3.对于评价不合格的供应商，采购管理部门应暂停其参与交通局采购活动资格，并责令其限期整改。整改后仍不符合要求的，应取消其参与交通局采购活动资格。（三）供应商信息管理