中国邮政集团采购制度

PAGE中国邮政集团采购制度一、总则（一）目的为规范中国邮政集团（以下简称“集团”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进集团各项业务健康发展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各级企业（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和集团相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有潜在供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审定重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购管理部门集团总部设立采购管理部门，负责集团采购工作的统筹规划、组织协调和监督管理。各单位应根据实际情况设立相应的采购管理部门或指定专人负责采购工作，其职责包括：1.贯彻执行集团采购制度和相关政策。2.制定本单位采购实施细则和工作流程。3.组织实施采购项目，包括采购需求调研、供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。5.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评价和管理。6.协调处理采购过程中的争议和纠纷。（三）采购执行部门各单位的具体业务部门负责提出采购需求，并配合采购管理部门实施采购项目。其职责包括：1.根据业务发展需要，准确提出采购需求，明确采购标的、规格、数量、质量要求等。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。3.协助采购管理部门进行供应商选择和采购谈判。4.负责采购项目的验收工作，及时反馈验收结果。（四）监督部门集团审计、纪检监察等部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购行为合法合规、公正透明。其职责包括：1.制定采购监督检查计划和工作方案。2.对采购项目进行全过程监督，检查采购程序执行情况、采购文件合规性、采购合同履行情况等。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制各单位应根据年度业务计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照集团财务预算管理要求进行申报和审批。（二）预算执行采购预算一经批准，必须严格执行。各单位应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定程序进行审批。（三）预算监督集团财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。各单位采购管理部门应配合财务部门做好预算监督工作，确保采购预算合理执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。<spanstyle="textdecoration:underline;">（三）竞争性谈判</span>竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。<spanstyle="textdecoration:underline;">（四）单一来源采购</span>单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。<spanstyle="textdecoration:underline;">（五）询价</span>询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购需求提出各单位业务部门根据业务发展需要，及时提出采购需求。采购需求应明确采购标的、规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并填写采购需求申请表。采购需求申请表应经业务部门负责人审核签字后提交给采购管理部门。（二）采购计划制定采购管理部门收到采购需求申请表后，对采购需求进行审核和汇总，并结合采购预算、采购方式等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间安排等内容，并报本单位分管领导审批。（三）采购文件编制采购管理部门根据采购计划，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求说明书、采购合同条款、评标标准（谈判文件、询价文件）等内容。采购文件应符合相关法律法规和行业标准要求，确保采购活动的公平公正。（四）供应商选择1.供应商征集：采购管理部门通过多种渠道征集潜在供应商，建立供应商数据库。供应商应具备良好的商业信誉、财务状况和履行合同能力，能够提供符合质量要求的货物、工程和服务。2.供应商资格审查：采购管理部门对潜在供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等信息。只有通过资格审查的供应商才能参与采购项目。3.评标委员会（谈判小组、询价小组）组建：对于公开招标、邀请招标项目，应按照规定组建评标委员会；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应组建谈判小组、询价小组。评标委员会（谈判小组、询价小组）由采购管理部门、业务部门、技术专家、财务专家等组成，成员人数应符合相关规定。4.评标（谈判、询价）：评标委员会（谈判小组、询价小组）按照采购文件规定的评标标准（谈判文件、询价文件）对供应商的投标文件（响应文件）进行评审，推荐中标候选人（成交候选人）。采购管理部门根据评标结果（谈判结果、询价结果）确定中标供应商（成交供应商）。（五）采购合同签订采购管理部门与中标供应商（成交供应商）签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等内容。采购合同应符合法律法规和集团相关规定，确保合同的合法性和有效性。（六）采购项目验收采购项目完成后，采购执行部门应及时组织验收。验收应按照采购合同和采购文件的要求进行，确保采购货物、工程和服务符合质量标准。验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并经相关人员签字确认。（七）采购付款采购管理部门根据采购合同和验收报告办理采购付款手续。采购付款应按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全。财务部门应加强对采购付款的审核和监督，防止出现违规付款行为。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：采购管理部门应制定供应商准入标准，明确供应商的资质要求、业绩要求信誉要求等内容。供应商准入标准应符合相关法律法规和行业标准要求，确保供应商具备提供合格货物、工程和服务的能力。2.供应商申请与审核：潜在供应商应向采购管理部门提交供应商准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对供应商准入申请进行审核，核实其提供的证明材料真实性和完整性。审核通过的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价1.评价指标设定：采购管理部门应建立供应商评价指标体系，包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面的指标。评价指标应具有可操作性和可比性，能够客观反映供应商的综合实力。2.评价周期与方式：采购管理部门定期对供应商进行评价，评价周期一般为一年可以根据实际情况进行调整。评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式相结合。3.评价结果应用：采购管理部门根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价结果优秀的供应商，在采购项目中给予优先考虑；对于评价结果较差的供应商，限制其参与采购项目或取消其供应商资格。（三）供应商动态管理1.信息更新：采购管理部门应及时更新供应商数据库中的供应商信息，包括供应商的资质变化、业绩变化、信誉变化等情况。2.问题处理：对于供应商在采购过程中出现质量问题、交货延迟问题、售后服务问题等，采购管理部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。对于问题严重的供应商，采购管理部门应按照规定进行处理，如扣除供应商保证金、暂停供应商资格等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等。风险评估应采用科学的方法和工具，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施；建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.采购价格风险管理：关注市场价格动态，合理确定采购预算和采购价格；采用招标、谈判等多种采购方式，争取有利的采购价格；签订价格调整条款，应对采购价格波动风险。3.质量风险管理：加强对采购货物、工程和服务的质量控制，要求供应商提供质量保证文件；建立质量检验和验收制度，确保采购质量符合要求；对于质量问题严重的供应商，采取相应的处罚措施。4.法律风险管理：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识；在采购活动中严格遵守法律法规要求，确保采购合同合法有效；对于重大采购项目，聘请法律顾问提供法律支持。八、采购信息化管理（一）采购信息系统建设集团应建立统一的采购信息系统，实现采购需求申报、采购计划制定、采购文件编制、供应商选择采购合同签订、采购项目验收、采购付款等采购全过程的信息化管理。采购信息系统应具备信息发布、在线投标、评标（谈判、询价）、合同管理、数据分析等功能，提高采购效率和透明度。（二）信息共享与应用采购信息系统应与集团其他相关系统实现信息共享，如财务系统、物资管理系统等。通过信息共享，实现采购数据的实时传递和交互提高采购管理的协同效应。同时，采购管理部门应充分利用采购信息系统中的数据分析功能，对采购活动进行统计分析和决策支持。九、监督与检查（一）内部监督集团审计、纪检监察等部门应定期对各单位采购活动进行内部监督检查，检查采购制