学校物资采购制度

PAGE学校物资采购制度一、总则（一）目的为了规范学校物资采购行为，加强学校物资采购管理，提高资金使用效益，保证学校教学、科研和日常工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用学校预算资金进行的物资采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购的供应商都应在平等的条件下竞争，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益，实现性价比最优。4.诚信原则：采购活动中各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校利益和声誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立物资采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。主要职责是：1.审议学校物资采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等。2.对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立物资采购管理部门，作为采购执行机构。其职责如下：1.贯彻执行国家有关物资采购的法律法规和学校制定的采购制度。2.负责编制年度采购计划，根据学校各部门需求，汇总、审核采购申请，经批准后组织实施采购。3.建立和管理供应商库，组织供应商的选择、评估和考核工作。4.负责采购项目的招标、谈判、询价等采购活动的组织实施。5.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。6.协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷，及时向上级汇报采购工作进展情况。（三）需求部门职责1.根据教学、科研和日常工作需要，提出物资采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途等。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商选择、合同验收等工作，提供技术支持和业务指导。3.负责采购物资的验收工作，确保采购物资符合要求，并及时办理入库、领用等手续。（四）监督部门职责学校审计、纪检等部门负责对物资采购活动进行监督检查，主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购程序是否合规。2.对采购项目的预算执行、资金使用等情况进行审计监督，防止违规违纪行为发生。3.受理有关采购方面的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制下一年度物资采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并说明采购用途和预期效益。2.物资采购管理部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合学校财力状况和事业发展需要，提出年度采购预算草案，报学校物资采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目必须严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。2.物资采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时掌握预算执行进度，发现问题及时采取措施加以解决，确保采购任务按时完成，预算资金合理使用。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多符合条件的供应商参与竞争，以获得最优的采购价格和服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购执行机构向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购执行机构向有关供应商发出询价通知书，要求其报价，然后根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要，填写物资采购申请表，经部门负责人签字后，提交物资采购管理部门。申请表应详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预算金额等内容。2.采购审批：物资采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，报学校物资采购领导小组审批。经批准后的采购申请进入采购实施阶段。3.采购准备：采购执行机构根据采购项目特点和采购方式，制定采购方案，明确采购流程、时间安排、评标标准等。同时，开展市场调研，了解相关物资的市场价格、供应商情况等信息，为采购活动做好准备。4.发布采购信息：对于公开招标和邀请招标项目，采购执行机构应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公布采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息，吸引潜在供应商参与投标。5.供应商选择与确定：采购执行机构按照既定的采购方式和评标标准，对参与投标或响应采购邀请的供应商进行资格审查、评标或谈判。根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。6.合同签订：采购执行机构与中标供应商或成交供应商按照中标通知书或成交通知书的内容，签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同签订后，报学校物资采购管理部门备案。7.采购验收：采购物资到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、质量、规格等进行检查。验收合格后，填写验收报告，办理入库手续。对于验收不合格的物资，应及时与供应商协商解决，要求其更换或采取其他补救措施。8.资金支付：财务部门根据采购合同和验收报告，按照学校财务管理制度的规定，办理资金支付手续。支付款项时，应严格审核相关凭证，确保资金支付的准确性和合规性。五、采购合同管理（一）合同签订采购执行机构应按照采购结果及时与中标供应商或成交供应商签订采购合同。合同文本应符合法律法规要求，明确双方的权利义务、物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应报学校物资采购管理部门审核备案。（二）合同执行与监督1.采购合同一经签订，双方应严格履行合同约定。采购执行机构应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.需求部门应配合采购执行机构做好合同执行工作，按照合同要求及时组织验收。如发现供应商违反合同约定，应及时向采购执行机构反映，采购执行机构应根据合同条款追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报学校物资采购管理部门备案。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，双方应按照法律法规规定办理相关手续，并妥善处理善后事宜。解除合同的协议也应报学校物资采购管理部门备案。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购物资到货后，需求部门应成立验收小组，负责组织验收工作。验收小组应由专业技术人员、使用部门代表等组成，人数应根据采购项目的大小和复杂程度确定。2.对于大型、复杂或技术要求高的采购项目，可邀请校外专家参与验收。（二）验收依据验收应依据采购合同、相关标准和规范进行。采购合同中应明确物资的规格、型号、数量、质量标准等要求，验收时应严格按照合同约定进行检查。同时，还应参照国家和行业相关标准、规范，确保采购物资符合质量要求。（三）验收内容1.数量验收：检查采购物资的数量是否与合同约定一致，包括主件、附件、配件等的数量。2.质量验收：对采购物资的质量进行检验，检查其是否符合合同约定的质量标准和相关技术要求。可采用检验、测试、试用等方法进行质量验收。3.规格型号验收：核对采购物资的规格型号是否与合同一致，包括外观、尺寸、性能参数等方面。（四）验收程序1.供应商交货时，应向需求部门提供物资清单、质量证明文件等相关资料。需求部门验收小组应在规定时间内组织验收。2.验收小组按照验收依据和内容，对采购物资进行逐一检查。验收过程中，应做好记录，包括验收时间、地点、人员、验收情况等。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。验收不合格的，验收小组应出具详细的验收意见，要求供应商限期整改或退换货。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件和资料，主要有：采购申请表、采购审批文件、采购方案、招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。（二）档案整理与归档1.采购执行机构应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。在采购项目结束后，及时收集、整理相关文件资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保存期限不少于[X]年，重要采购项目档案应长期保存。（三）档案查阅与使用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到采购执行机构查阅。查阅时应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.因特殊情况需要外借采购档案的，必须经学校物资采购管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应按时归还档案，确保档案安全完整。八、监督与考核（一）监督检查1.学校审计、纪检等监督部门应定期对物资采购活动进行监督检查，重点检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况、资金使用效益等方面。2.监督部门可通过查阅资料、实地检查、问卷调查、个别访谈等方式开展监督检查工作。对于发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向学校监督部门投诉。投诉应实名提出，并提供相关证据材料。2.监督部门收到投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉属实的，应依法依规追究相关责任人的责任，并采取措施纠正违规行为，维护采购活动的正常秩序。（三）考核评价1.学校建立物资采购工作考核评价机制，对采购执行