中铁采购管理制度规定

PAGE中铁采购管理制度规定一、总则（一）目的为加强中铁采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于中铁各级单位及所属部门、项目部等涉及采购活动的相关工作。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和外部相关方的监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织编制采购计划，审核采购预算。3.建立和管理供应商库，组织供应商的选择、评价和考核。4.负责采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作。5.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）需求部门职责1.根据项目需求，提出采购申请，明确采购物资或服务名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购供应商的选择和评价工作，提供技术支持和质量标准要求。3.负责采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。4.配合采购管理部门处理采购过程中的相关事宜。（三）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.负责采购资金的支付管理，按照合同约定及时支付款项。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和建议。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和公司制度规定。2.审查采购合同的合法性、合规性和完整性。3.对采购项目的效益情况进行审计评价，提出审计意见和建议。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据项目进度、生产经营计划等，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的详细信息，包括名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购计划应经需求部门负责人审核后，提交采购管理部门。采购管理部门对采购计划进行汇总、平衡和审核，结合库存情况、市场供应情况等，编制年度、季度和月度采购计划。3.采购计划应报公司主管领导审批后执行。对于重大采购项目，采购计划还应报公司决策层审议通过。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因项目变更、市场变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门对调整申请进行审核，报公司主管领导审批后，对采购计划进行相应调整。3.采购计划调整后，相关部门应及时通知供应商，协商变更采购合同相关条款。四、供应商管理（一）供应商库的建立1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式，从众多供应商中选择优质供应商纳入供应商库。（二）供应商的选择与评价1.采购项目实施前，采购管理部门应根据采购需求，从供应商库中选择潜在供应商，并组织相关部门对供应商进行评价。评价内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.评价方式可采用实地考察、样品检验、业绩调查、问卷调查、供应商自评等多种形式。评价结果应形成书面报告，作为选择供应商的依据。3.根据评价结果，采购管理部门确定中标供应商或成交供应商，并签订采购合同。（三）供应商的考核与管理1.采购管理部门应定期对供应商进行考核，考核周期可根据实际情况确定，一般为每年一次。考核内容包括合同履行情况、产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.考核方式可采用供应商自评、采购管理部门评价、需求部门评价、第三方评价等多种形式。考核结果应记录在供应商档案中，并作为供应商后续合作的重要依据。3.对于考核不合格的供应商，采购管理部门应及时发出整改通知，要求供应商限期整改。整改后仍不符合要求的供应商，应从供应商库中淘汰，并停止与其合作。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购质量，降低采购成本。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目合同金额比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据项目需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额大小和采购方式，报公司主管领导或决策层审批。3.采购实施：采购管理部门根据审批后的采购申请，按照选定采购方式组织实施采购。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，签订采购合同。询价：向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购：与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。4.合同签订：采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。5.合同履行：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门负责验收采购物资或服务，采购管理部门负责监督合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。6.付款结算：财务部门按照采购合同约定，审核采购发票等相关凭证，及时办理付款结算手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和公司制度规定，内容完整、准确、清晰。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。审核意见应记录在案，并作为合同签订的依据。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行各自的职责。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时组织验收采购物资或服务，对验收结果负责；供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供物资或服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购管理部门应及时与供应商协商，签订补充协议或解除合同协议，并报公司主管领导审批。3.采购管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行过程中出现的纠纷，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）合同变更与终止1.采购合同变更应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。2.在合同履行过程中，如出现下列情形之一，采购合同可以终止：合同期满，双方不再续签；合同双方协商一致，同意终止合同；因不可抗力等原因，导致合同无法履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。3.采购合同终止后，双方应按照合同约定办理结算、清理手续，结清债权债务。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、价格风险等。2.风险识别和评估可采用问卷调查、专家咨询、案例分析、数据分析等多种方法。评估结果应形成书面报告，明确风险等级和风险影响程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，采购管理部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。风险应对措施可包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可通过加强市场调研、建立价格预警机制、与供应商签订价格调整协议等方式进行应对；对于供应商风险，可通过加强供应商管理、建立供应商信用评价体系、要求供应商提供担保等方式进行应对；对于合同风险，可通过加强合同审核、规范合同签订和履行程序、建立合同纠纷处理机制等方式进行应对；对于质量风险，可通过加强质量检验、要求供应商提供质量保证承诺、建立质量追溯体系等方式进行应对；对于价格风险，可通过采用多种采购方式、进行价格谈判、签订价格调整条款等方式进行应对。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.对于风险等级较高的采购项目，应建立风险预警机制，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。监督内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商选择与评价、采购合同签订与履行、采购资金支付等方面。2.采购管理部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应接受公司内部审计部门、纪检监察部门等的监督检查，积极配合相关部门开展工作。（二）