中粮粮谷工程采购制度规定

PAGE中粮粮谷工程采购制度规定一、总则（一）目的为规范中粮粮谷工程采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于中粮粮谷各部门、各项目涉及的工程采购活动，包括但不限于新建、改建、扩建工程项目所需的设备、材料、服务等采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同促进企业发展。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立中粮粮谷工程采购决策委员会，负责重大采购事项的决策。采购决策委员会由公司高层领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算等。3.决策采购方式、供应商选择等重大采购事项。（二）采购执行部门设立采购部作为工程采购的执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购部职责如下：1.制定采购计划和采购预算，并报采购决策委员会审批。2.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行调查、评估和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的编制、整理和归档。（三）需求部门各需求部门负责提出工程采购需求，配合采购部进行采购活动，包括提供技术要求、参与供应商考察、验收采购物资等。（四）其他部门财务部负责审核采购预算、支付采购款项等；审计部负责对采购活动进行审计监督；法务部负责审查采购合同等法律文件，提供法律支持。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据工程建设需要，填写《工程采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等内容。2.《工程采购需求申请表》经部门负责人审核后，提交给采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到《工程采购需求申请表》后，进行汇总分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购预算等，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商调查采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查，了解其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等情况。实地考察供应商，评估其实际运营状况。2.供应商评估与准入采购部根据供应商调查结果，对供应商进行评估，评估内容包括企业资质、业绩、信誉、财务状况等。建立供应商评估指标体系，采用量化评分的方式对供应商进行评价。对于评估合格的供应商，纳入合格供应商名录，作为采购活动的选择对象。3.供应商日常管理采购部定期对供应商进行跟踪评价，并根据评价结果调整供应商名录。与供应商保持沟通，及时解决采购过程中出现的问题。对供应商的违规行为进行记录和处理，情节严重的取消其合格供应商资格。（四）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部应按照相关法律法规规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购部应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并组织招标活动。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部应按照规定程序进行单一来源采购审批，并与供应商协商签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的要求，采购部编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（六）采购活动实施1.招标采购采购部发布招标公告，发售招标文件。组织潜在投标人踏勘项目现场，召开投标预备会。接收投标文件，组织开标、评标、定标活动。向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。2.谈判采购采购部成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容、谈判标准等进行谈判，记录谈判过程和结果。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。3.询价采购采购部向供应商发出询价通知书，要求其报价。对供应商的报价进行比较和评审，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（七）采购合同签订1.采购部根据采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部进行法律审查，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部等相关部门，以便各部门履行相应职责。（八）采购验收1.需求部门负责组织采购物资或服务的验收工作。验收应按照采购合同约定的质量标准、验收方法等进行。2.验收人员应认真核对采购物资的名称、规格、数量、质量等，填写《采购验收报告》。3.对于验收合格的采购物资，需求部门应办理入库手续；对于验收不合格的采购物资，采购部应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（九）采购付款1.财务部根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部提交的付款申请及相关凭证。2.审核无误后，财务部按照公司财务管理制度规定办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素及其影响程度。2.采购风险因素包括但不限于供应商违约、采购质量问题、价格波动、法律合规风险等。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对加强供应商选择和管理，严格审核供应商资质和信誉。与供应商签订详细的采购合同，明确双方权利义务和违约责任。定期对供应商进行评价和考核，建立供应商激励和淘汰机制。2.采购质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求。加强采购过程中的质量监督，必要时委托专业机构进行检验检测。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。3.价格风险应对建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态。在采购合同中约定价格调整条款，合理分担价格波动风险。通过招标、询价、谈判等多种采购方式，争取有利的采购价格。4.法律合规风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识。采购活动严格遵守国家法律法规及相关行业标准。涉及重大采购项目时，及时咨询法务部意见，确保采购行为合法合规。五、采购监督与审计（一）内部监督1.审计部定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签