国企采购询价管理制度

PAGE国企采购询价管理制度一、总则（一）目的为规范国企采购询价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于国企内部各类物资采购、服务采购等涉及询价环节的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息、过程和结果应向相关利益方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、采购询价管理职责分工（一）采购部门1.负责制定采购询价计划，明确询价项目的需求、规格、数量等要求。2.组织实施询价活动，向合格供应商发送询价文件，收集报价信息。3.对供应商的报价进行初步审核和比较分析，筛选出合适的供应商进行谈判或确定中标供应商。4.负责与供应商沟通协调，跟进采购合同的签订和执行。（二）需求部门1.提出采购需求，详细描述所需物资或服务的功能、质量、技术参数等要求。2.协助采购部门制定询价文件，对询价文件的准确性和完整性进行审核。3.参与供应商报价的评审工作，提供专业意见和建议。4.负责验收采购的物资或服务，反馈使用过程中的问题。（三）财务部门1.参与采购询价预算的编制和审核，提供财务方面的意见和建议。2.对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。3.审核采购合同中的财务条款，确保财务风险可控。（四）审计部门1.对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、公正性和效益性。2.对采购项目的成本、价格等进行审计评估，提出审计意见和建议。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购询价流程（一）询价准备1.需求确认采购部门与需求部门沟通，明确采购项目的具体需求，包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点等。需求部门应提供详细的技术文件、图纸等资料，确保采购要求清晰准确。2.制定询价文件采购部门根据需求确认结果，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目的基本信息、询价要求、报价截止时间等。采购需求明细：详细列出所需物资或服务的规格、型号、数量、质量标准等。报价要求：规定报价的格式、内容，如单价、总价、交货期、付款方式等。供应商资格要求：明确供应商应具备的资质条件、业绩要求、信誉状况等。评标标准：制定评审报价的标准，如价格、质量、交货期、售后服务等方面的权重。3.确定供应商名单采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出合格的供应商名单。对于新的采购项目，可通过招标公告、行业推荐、供应商自荐等方式扩大供应商选择范围。（二）询价发出采购部门向确定的供应商发送询价文件，可采用书面邮寄、电子邮件、电子采购平台推送等方式。在发送询价文件时，应确保供应商收到完整的文件，并告知报价截止时间和相关要求。（三）报价接收1.供应商在规定的报价截止时间前，将报价文件提交给采购部门。报价文件应按照询价文件的要求填写，包括报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。2.采购部门对收到的报价文件进行登记和整理，检查报价文件的完整性和合规性。对于不符合要求的报价文件，应及时通知供应商补充或修正。（四）报价评审1.初步评审采购部门对供应商的报价进行初步评审，主要审查报价文件是否完整、报价是否符合询价文件的要求、供应商资格是否满足条件等。对于通过初步评审的报价文件，进入详细评审环节。2.详细评审采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员组成评审小组，对通过初步评审的供应商报价进行详细评审。评审小组根据评标标准，对供应商的报价、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估，计算各供应商的综合得分。价格评审：比较各供应商的报价，计算价格得分。价格得分可根据报价的高低进行排序，报价越低得分越高。质量评审：根据采购需求的质量标准，对供应商提供的物资或服务质量进行评估，给出质量得分。交货期评审：评估供应商承诺的交货期是否满足采购要求，给出交货期得分。售后服务评审：考察供应商的售后服务能力和承诺，给出售后服务得分。3.推荐中标候选人评审小组根据综合得分，推荐中标候选人。原则上，综合得分最高的供应商为第一中标候选人，依次类推。采购部门将评审结果报公司相关领导审批。（五）谈判与确定中标供应商1.谈判对于采购金额较大、技术复杂或有特殊要求的项目，采购部门可与第一中标候选人进行谈判。谈判内容主要包括价格、合同条款、技术方案、售后服务等方面。通过谈判，争取进一步降低采购成本，优化合同条款，确保采购项目的顺利实施。2.确定中标供应商根据谈判结果和公司领导审批意见，采购部门确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并通知未中标供应商。（六）合同签订采购部门与中标供应商签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。四、采购询价文件管理（一）文件编制采购询价文件应根据采购项目的需求和特点进行编制，确保文件内容准确、完整、清晰。文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门等相关人员的意见，保证文件的合理性和可行性。（二）文件审核询价文件编制完成后，应进行审核。审核人员包括采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人等。审核内容主要包括文件的合规性、准确性、完整性、合理性等方面。审核通过后的询价文件方可发出。（三）文件存档采购部门应将询价文件、供应商报价文件、评审记录等相关资料进行存档，建立采购询价档案。档案保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定，以便日后查阅和审计。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应按照本制度规定的供应商资格要求，对供应商进行严格筛选。选择具有良好信誉、较强实力、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。2.对于新供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力等方面的情况。考察合格的新供应商方可纳入供应商数据库。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不合格的供应商进行警告、限制采购或淘汰处理。（三）供应商培训采购部门可根据需要组织供应商培训，向供应商介绍公司的采购政策、需求要求、质量标准等方面的内容。通过培训，提高供应商对公司采购业务的了解和认识，促进供应商更好地履行合同义务。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、评审过程是否公正、采购结果是否合理等。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）外部监督采购询价活动应接受社会公众和相关政府部门的监督。采购部门应按照规定及时公开采购信息，接受社会监督。对于政府部门的监督检查，应积极配合，如实提供相关资料。七、违规处理（一）违规行为界定在采购询价活动中，存在以下行为之一的，属于违规行为：1.采购部门与供应商串通，谋取不正当利益。2.供应商提供虚假报价或其他虚假资料。3.评审人员违反评审纪律，偏袒或歧视供应商。4.采购过程中违反法律法规和公司制度规定的其他行为。（二）处理措施对于发现的违规行为，应根据情节轻重，采取以下处