采购询价小组制度

PAGE采购询价小组制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、服务采购等涉及询价环节的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：询价小组应公正对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购询价过程及结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，实现采购成本的有效控制，提高公司经济效益。二、采购询价小组的组成与职责（一）组成采购询价小组由公司内部不同部门的人员组成，成员应具备相关专业知识和经验，人数根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。成员包括采购部门代表、技术部门代表、财务部门代表等，必要时可邀请外部专家参与。（二）职责1.采购部门代表负责发起采购询价需求，提供采购项目的基本信息，包括采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。组织询价活动，与供应商进行沟通协调，收集询价资料。对供应商的报价进行初步审核和整理，提交给询价小组进行综合评审。2.技术部门代表对采购物资或服务的技术要求进行把关，确保所采购的产品或服务符合公司实际需求。协助采购部门制定技术规格书，参与对供应商技术方案的评估和审核。在询价过程中，对供应商提供的技术资料和样品进行分析和判断，提供专业意见。3.财务部门代表参与采购询价活动，从成本效益角度对采购项目进行评估。审核供应商报价的合理性，分析价格构成，对采购成本进行预算和控制。协助采购部门对采购合同中的价格条款进行审核，确保公司利益不受损害。4.其他成员（如有）根据采购项目的特点，提供相关专业领域的支持和建议。参与询价小组的讨论和决策过程，对采购方案进行综合评估。三、采购询价流程（一）采购申请各部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至采购部门。采购部门对采购申请进行初步审核，确认申请的合理性和必要性，对于符合要求的采购申请予以受理。（二）组建询价小组采购部门根据采购项目的性质和规模，确定询价小组的成员名单，并向相关部门发出邀请。询价小组成员应在接到通知后及时参与询价活动，了解采购项目的具体情况。（三）制定询价文件采购部门根据采购申请的内容，结合公司的采购标准和要求，制定询价文件。询价文件应包括以下内容：1.采购项目概述：简要介绍采购项目的背景、目的和范围。2.技术规格书：明确采购物资或服务的详细技术要求，包括质量标准、性能参数、规格型号等。3.报价要求：规定供应商报价的格式、内容和有效期限，要求供应商提供产品或服务的单价、总价、交货期、付款方式等信息。4.供应商资格要求：列出供应商应具备的资质条件，如营业执照、生产许可证、业绩证明等。5.交货地点和时间：明确采购物资或服务的交货地点和预计交货时间。6.其他要求：如售后服务要求、包装要求等。（四）发布询价信息采购部门通过公司内部采购平台、外部采购网站、供应商数据库等渠道，向潜在供应商发布询价文件。在发布询价信息时，应确保信息的准确性和完整性，注明询价文件的获取方式和截止日期。（五）供应商响应供应商在收到询价文件后，应仔细阅读文件内容，按照要求编制报价文件，并在规定的截止日期前提交给采购部门。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺、营业执照副本、资质证书等相关资料。（六）询价资料收集与整理采购部门负责收集供应商的报价文件，并对其进行整理和编号。将整理后的报价资料分发给询价小组各成员，以便进行评审。（七）询价小组评审询价小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括以下几个方面：1.技术方案评审：技术部门代表对供应商的技术方案进行评估，判断其是否满足采购项目的技术要求，技术方案的合理性和可行性。2.价格评审：财务部门代表对供应商的报价进行分析和比较，评估价格的合理性。同时，考虑采购成本、市场价格波动等因素，判断供应商的报价是否具有竞争力。3.商务条款评审：采购部门代表对供应商的商务条款进行审核，包括交货期、付款方式、售后服务等条款，确保其符合公司利益和要求。4.供应商资质评审：对供应商的资质证书、业绩证明等进行核实，评估供应商的信誉和实力。在评审过程中，询价小组成员应充分发表意见，进行讨论和交流。对于存在疑问的地方，可要求供应商进行澄清或补充说明。（八）确定成交供应商询价小组根据评审结果，综合考虑技术、价格、商务等因素，确定成交供应商。成交供应商应满足以下条件：1.技术方案满足采购项目的要求，具有较高的可行性和可靠性。2.报价合理，具有明显的价格优势。3.商务条款符合公司利益和要求，能够按时、按质、按量提供产品或服务。4.供应商具有良好的信誉和实力，具备履行合同的能力。确定成交供应商后，采购部门应及时向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知其他未成交的供应商。（九）签订采购合同采购部门与成交供应商按照成交通知书的内容，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等条款。在签订合同前，应将合同文本提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。（十）采购项目跟踪与验收1.采购项目跟踪：采购部门负责对采购项目的执行情况进行跟踪，及时了解供应商的生产进度、交货情况等。如发现问题，应及时与供应商沟通协调，督促其解决问题，确保采购项目按时、按质完成。2.验收：采购项目完成后，由采购部门组织相关部门进行验收。验收内容包括产品或服务的数量、质量、规格等是否符合合同要求。验收合格后，填写验收报告，并办理相关结算手续。四、监督与管理（一）内部监督公司内部审计部门负责对采购询价活动进行监督检查，定期对采购项目进行审计，检查采购流程是否合规、询价小组的工作是否公正、采购合同的执行情况等。如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）供应商管理建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。对于表现优秀的供应商，给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，进行警告、限制合作或淘汰处理。同时，加强对供应商的培训和沟通，提高供应商的服务水平和合作意识。（三）档案管理采购部门负责建立采购询价档案，对采购项目的相关文件、资料进行整理和归档。档案内容包括采购申请表、询价文件、供应商报价文件、询价小组评审记录、成交通知书、采购合同、验收报告等。采购询价档案应妥善保管，以备查阅。五、违规处理（一）对询价小组成员的违规处理询价小组成员在采购询价活动中，如有违反本制度规定的行为，如接受供应商贿赂、泄露询价信息、偏袒供应商等，公司将视情节轻重，给予警告、罚款、解除职务等处理；如构成犯罪的，将依法追究刑事责任。（二）对供应商的违规处理供应商在参与采购询价活动中，如有提供虚假资料、恶意低价竞争后不履行合同等违规行