学校采购管理制度

PAGE学校采购管理制度一、总则1.目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的货物、工程和服务采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受学校内部和社会的监督，保证公平竞争。公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒或歧视，确保采购结果公平公正。效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高资金使用效率。诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：审议学校采购管理制度和采购计划。审批重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等。协调解决采购工作中的重大问题。2.采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构负责具体的采购业务操作。采购部门的主要职责包括：贯彻执行学校采购管理制度和采购计划。根据采购需求，组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查、信用评价等工作。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和核实。整理和归档采购文件，建立采购档案，保存采购活动的相关资料。3.需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购项目的实施过程进行配合和监督。其主要职责包括：根据学校工作需要和实际情况，编制采购需求计划。对采购需求进行论证和审核，确保需求的合理性和准确性。参与采购文件的编制和评审工作，提供专业意见和建议。配合采购部门进行供应商考察、谈判等工作。负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据学校年度工作计划和实际工作需要，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合学校财务状况和资金安排，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。2.预算执行采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核后，报学校采购工作领导小组审批。采购部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的预算执行情况进行统计和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.预算调整在采购项目实施过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整或不可抗力因素，导致采购项目的价格、数量、规格等发生重大变化的。由于学校事业发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大变更的。其他确需调整采购预算的情况。预算调整申请应按照规定的程序进行审批，经批准后，采购部门应及时调整采购计划和采购合同。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[具体金额]万元以上的。工程采购单项合同金额达到[具体金额]万元以上的。服务采购单项合同金额达到[具体金额]万元以上的。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采购部门应根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由学校相关部门的代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性，并报学校采购工作领导小组批准。5.询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购部门应向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序1.采购申请各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给采购部门。采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购部门进行审核和采购。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合理性、合规性进行审核。审核通过后，报学校采购工作领导小组审批。对于重大采购项目，采购工作领导小组应组织相关人员进行论证和评审，确保采购项目符合学校发展战略和实际需求。3.采购实施采购项目经批准后，采购部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：采购部门编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标：采购部门向邀请的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购：采购部门组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，报学校采购工作领导小组批准后，与供应商签订采购合同。询价：采购部门向供应商发出询价通知书，要求其报价，确定成交供应商，并签订采购合同。4.合同签订采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，应报学校采购部门备案。5.采购验收采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的质量、数量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。对于大型或复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。6.资金支付采购项目验收合格后，需求部门应按照采购合同的约定，填写资金支付申请表，经部门负责人签字确认后，提交给学校财务部门。财务部门对资金支付申请表进行审核，审核通过后，按照学校财务管理制度的规定办理资金支付手续。六、供应商管理1.供应商准入采购部门建立供应商库，对供应商进行资格审查和准入管理。供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。采购部门应要求供应商提供相关证明材料，对其资格进行审核。审核通过的供应商纳入供应商库，并定期进行更新和维护。2.供应商评价采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价方式包括供应商自评、采购部门评价、需求部门评价等。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应暂停其参与学校采购活动，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.供应商激励与约束采购部门对评价结果为优秀的供应商给予一定的激励措施，如优先采购、增加采购份额、延长付款期限等。同时，对违反采购合同约定的供应商，采取相应的约束措施，如扣除履约保证金、暂停合作关系、追究法律责任等。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购方式选择不当、供应商违约、采购预算超支、采购质量不合格等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域和风险等级。2.风险应对措施针对不同的风险因素，采购部门应制定相应的风险应对措施。采购方式选择风险：严格按照法律法规和学校采购管理制度的规定选择采购方式，对重大采购项目进行充分论证和评审，确保采购方式的合理性和合规性。供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用档案，对供应商的履约情况进行跟踪和评价。在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，对违约供应商依法追究责任。采购预算超支风险：加强采购预算管理，严格控制采购成本，对采购项目进行全程监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。采购质量不合格风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收工作，对采购项目的质量进行严格把关。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的采购项目，及时要求供应商整改或退换货物。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。当风险指标达到预警值时，发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。同时，对风险应对措施的实施效果进行跟踪和评价，不断完善风险管理制度和风险应对措施。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、资金支付凭证等与采购活动相关的资料。2.档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购项目完