西安电影集团采购制度

PAGE西安电影集团采购制度一、总则（一）目的为规范西安电影集团（以下简称“集团”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动。采购活动包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部监督，确保公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应公平公正，不偏袒、不歧视，保证采购结果的公正性。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团设立采购管理部门，负责采购制度的执行和采购活动的日常管理。采购管理部门的职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，组织采购实施。3.建立和管理供应商库，进行供应商评估和选择。4.负责采购合同的签订、执行和监督。5.协调采购过程中的内部沟通和外部协调。6.对采购活动进行统计、分析和总结，提出改进建议。（三）需求部门各单位的需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门进行采购活动。其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、服务内容等。2.参与采购方案的制定和供应商的选择。3.协助采购管理部门进行采购合同的验收和付款等工作。（四）财务部门财务部门负责采购预算的审核、采购资金的支付和核算等工作。其职责包括：1.审核采购预算，确保预算合理、合规。2.按照采购合同和相关规定，及时支付采购资金。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，确保采购活动合法合规有效。其职责包括：1.制定采购审计计划，对采购活动进行定期或不定期审计。2.审查采购制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议。3.对采购项目的合规性、效益性进行评价。三、采购流程（一）采购需求提出1.各单位需求部门根据业务发展需要，结合库存情况，定期或不定期提出采购需求。采购需求应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。2.采购需求应填写《采购申请表》（见附件1），经部门负责人审核签字后，提交给采购管理部门。（二）采购计划编制1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总、分析和审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、合规性等。2.根据审核结果，采购管理部门编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、时间安排等。采购计划应报采购决策委员会审批。3.采购计划经审批通过后，采购管理部门按照计划组织采购实施。（三）供应商选择与管理1.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。2.建立供应商库，对供应商进行分类管理。采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商资质、业绩、信誉、产品质量、价格、服务等方面。3.根据评估结果，对供应商进行分级，优先选择优质供应商。对于不合格供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停合作关系、取消供应商资格等。（四）采购实施1.采购管理部门根据采购方式和采购计划，发布采购公告或邀请供应商参与采购活动。2.组织开标、评标、谈判等采购活动，按照规定的程序和标准确定中标供应商或成交供应商。3.与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等。（五）采购验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，确保采购物资或服务的质量、数量、规格等符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》（见附件2），经需求部门负责人签字确认后，提交给采购管理部门。3.对于验收不合格的采购物资或服务，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供合格产品。如供应商无法满足要求，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.采购管理部门根据采购合同和《采购验收单》，填写《付款申请表》（见附件3），经相关部门审核签字后，提交给财务部门。2.财务部门审核《付款申请表》，确保付款金额、付款方式等符合合同约定和财务制度。审核通过后，按照规定办理付款手续。3.采购管理部门应跟踪采购资金的支付情况，确保采购资金及时、足额支付给供应商。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购物资或服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括但不限于以下内容：合同编号、签订日期、采购项目名称、采购内容、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等。2.采购合同由采购管理部门负责起草，经法律部门审核后，提交给双方签字盖章。采购合同签订前，采购管理部门应确保合同条款符合法律法规和集团利益要求。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供物资或服务。需求部门应按照合同约定及时组织验收，并办理付款手续。（三）合同变更1.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.采购合同变更涉及采购金额、交货时间、质量标准等重要条款的，应报采购决策委员会审批。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。采购管理部门应及时对合同执行情况进行总结和评价，归档保存合同文件。2.在合同履行过程中，如出现合同解除的情形，双方应按照合同约定或法律法规的规定办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照约定清理债权债务。六、采购监督与风险管理（一）采购监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议。2.集团内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查核实，依法依规处理。3.采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应建立采购活动的内部监督机制，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和廉洁自律意识。（二）风险管理1.建立采购风险评估机制，对采购活动可能面临的风险进行识别、评估和分析。采购风险包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于重大风险，应制定专项应急预案，确保在风险发生时能够及时、有效