中国石化采购管理制度

PAGE中国石化采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范中国石化（以下简称“公司”）的采购活动，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障公司生产经营的顺利开展，实现物资采购的质量、成本、供应等目标的优化平衡，提升公司整体运营效益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各企事业单位的各类物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则采购过程应保持公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.成本效益原则在保证物资质量和供应及时性的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.诚信合作原则与供应商建立诚信合作关系，共同推动供应链的稳定与发展。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.职责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准。负责采购计划的汇总、审核与下达。组织供应商的开发、评估、选择与管理。协调采购过程中的各项工作，处理采购合同签订、执行、变更等事宜。监督采购活动的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。2.人员配置根据公司采购业务规模，配备相应数量的专业采购管理人员，包括采购经理、采购专员等，明确各岗位职责和分工。（二）需求部门1.职责根据公司生产经营计划，提出物资采购需求。参与采购技术规格书的编制，提供技术要求和质量标准。协助采购部门进行供应商的考察与评估。负责采购物资的验收工作。2.人员配置各需求部门指定专人负责采购相关工作，与采购部门保持密切沟通与协作。（三）财务部门1.职责参与采购预算的编制与审核。负责采购资金的安排与支付管理。对采购成本进行核算与分析，提供财务支持和决策依据。2.人员配置配备专业的财务人员，负责采购财务管理工作。（四）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等。对采购项目进行绩效审计，评估采购效益。对采购过程中的违规违纪行为进行调查和处理。2.人员配置安排具有审计专业资质的人员从事采购审计工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司年度生产经营计划、项目进度安排等，结合库存状况，提前编制物资采购需求计划。采购需求计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等详细信息。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核，结合公司采购策略、资金预算等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应涵盖各类物资采购，确保采购工作有序进行。（二）采购计划的审批1.采购计划编制完成后，应按照公司内部审批流程进行审批。一般采购计划由采购管理部门负责人审核，分管领导审批；重大采购计划需提交公司总经理办公会审议通过。2.审批通过后的采购计划作为采购活动的依据，采购管理部门应严格按照计划组织实施采购。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的审批程序进行变更。（三）采购计划的执行与跟踪1.采购管理部门根据批准的采购计划，制定具体的采购实施方案，明确采购方式、采购时间节点、责任人等。2.在采购计划执行过程中，采购管理部门应定期对采购进度进行跟踪检查，及时掌握采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。对于未能按时完成的采购任务，应分析原因，采取有效措施加以解决，并及时调整采购计划。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理部门应根据公司采购需求和供应商市场情况，制定供应商开发计划。通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，重点考察供应商的生产能力、技术水平、质量控制能力、信誉状况、价格水平等方面。对于符合基本要求的供应商，组织相关人员进行实地考察。3.实地考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、物流配送能力等，了解供应商的实际运营情况。考察结束后，形成考察报告，作为供应商选择的参考依据。（二）供应商评估1.建立供应商评估指标体系，从质量、价格、交货期、服务等方面对供应商进行全面评估。评估指标应具有可量化、可操作性，确保评估结果客观公正。2.定期对供应商进行评估，评估周期可根据实际情况设定为每年或每半年一次。评估方式包括数据统计分析、问卷调查、实地考察等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商。对于不同类别的供应商，采取相应的管理措施。（三）供应商选择1.在采购项目实施前，采购管理部门应根据采购需求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与投标或谈判。2.对于重要物资采购或金额较大的采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式，确保供应商之间的充分竞争，选择最优供应商。在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动公平、公正、公开。3.确定供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（四）供应商关系管理1.建立与供应商的定期沟通机制，采购管理部门应定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、交货期执行情况等，及时解决合作过程中出现的问题。2.对于优秀供应商，公司应给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款等，以促进供应商提高产品质量和服务水平。对于待改进供应商，采购管理部门应与其沟通，提出改进要求和期限，督促其改进。对于不合格供应商，应及时终止合作关系。3.开展供应商培训与合作，采购管理部门可根据公司需求，组织供应商参加相关培训，提高供应商的业务水平和服务意识。同时，鼓励与供应商开展技术合作、质量改进等活动，共同提升供应链的整体竞争力。五、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与投标，按照评标标准选择最优供应商。2.竞争性谈判采购对于技术复杂、需求不确定或时间紧迫的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。与多家供应商进行谈判，综合比较其报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。3.询价采购适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的物资采购项目。向多家供应商发出询价函，比较其报价，选择价格合理的供应商成交。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（二）采购流程1.采购申请需求部门根据实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交给采购管理部门。2.采购审批采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额大小和审批权限，提交相应领导进行审批。审批通过后，采购管理部门开展采购活动。3.采购实施根据采购方式，采购管理部门组织实施采购。如采用招标采购，应发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作；采用竞争性谈判采购，应邀请符合条件的供应商进行谈判；采用询价采购，应向多家供应商发出询价函；采用单一来源采购，应按照规定程序进行审批和采购。在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，确保采购项目顺利进行。同时，做好采购文件的编制、保存等工作。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合同签订前，应进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。5.物资验收采购物资到货后，需求部门应组织相关人员按照合同约定和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量状况等。验收合格后，填写验收报告。对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货。6.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款结算手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付安全、准确。同时，财务部门应做好采购成本的核算与分析工作。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险包括市场价格波动、物资供应短缺等风险，可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.供应商风险如供应商违约、产品质量问题、交货延迟等风险，可能影响公司生产经营的正常进行。3.法律风险采购活动可能面临法律法规方面的风险，如合同纠纷、违规采购等。4.内部管理风险包括采购流程不规范、审批不严、信息沟通不畅等风险，可能导致采购效率低下、采购质量不高或出现腐败行为。（二）风险评估1.采购管理部门应定期对采购风险进行评估，分析各类风险发生的可能性和影响程度。2.采用定性与定量相结合的方法，对风险进行评估。例如，通过历史数据统计分析、专家评估等方式，确定风险的等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，稳定物资供应价格。建立物资储备制度，对于关键物资适当储备，以应对供应短缺风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，严格供应商筛选、评估和考核，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确供应商违约责任，加强合同执行监督，确保供应商按时、按质履行合同义务。建立供应商应急管理机制，对于出现突发问题的供应商，及时采取替代措施，保证物资供应不受影响。3.法律风险应对加强采购人员法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动合法合规。采购合同签订前，进行法律审核，避免合同条款存在法律漏洞。建立法律纠纷处理机制，及时妥善处理采购过程中出现的法律纠纷。4.内部管理风险应对完善采购管理制度和流程，明确各环节职责和操作规范，加强内部监督。加强采购审批管理，严格按照审批权限进行采购决策，防止违规采购。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本的控制情况。2.采购质量通过物资验收合格率、质量投诉率等指标，评估采购物资的质量水平。3.采购效率如采购周期、合同签订及时率、交货准时率等指标，评估采购工作的效率。4.供应商管理包括供应商满意度、供应商开发与优化情况等指标，评估供应商管理工作的成效。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购发票、验收报告、供应商反馈等，作为绩效评估的依据。2.采用定量分析与定性评价相结合的方法，对各项评估指标进行计算和分析。例如，通过计算采购成本降低率、物资验收合格率等定量指标，以及对供