如何确定采购制度

PAGE如何确定采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司物资供应，降低采购成本，提高采购质量，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目计划。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护供应商档案。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、技术要求等信息，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与采购合同中质量条款的制定和审核，确保采购物资符合公司质量要求。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、业绩情况、产品质量等相关信息，建立供应商候选名单。3.采购部门组织相关人员对供应商候选名单中的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量管理水平、价格水平、售后服务能力等。4.根据评估结果，确定合格供应商名单，并与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量标准、交货时间、付款方式等条款进行协商，达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同，并提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。3.采购合同经审核通过后，由采购部门与供应商签订正式合同，并加盖公司公章。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。（六）采购订单跟踪与催货1.采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等，确保采购订单按时、按质、按量完成。2.如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，并记录相关情况。（七）到货验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量部门等相关部门做好验收准备工作。2.质量部门按照采购合同和相关标准对采购物资进行质量检验，需求部门对采购物资的数量、规格、型号等进行核对。3.验收合格的采购物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（八）付款结算1.采购物资验收合格后，采购部门根据采购合同约定，填写《付款申请单》，附上发票、验收报告等相关凭证，提交给财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续，支付采购款项给供应商。四、采购方式（一）招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部规定进行，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等环节。（二）竞争性谈判采购对于采购项目时间紧迫、技术规格复杂、市场竞争不充分等情况，采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合条件的供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。（三）询价采购对于采购物资规格、标准统一，市场货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价函，根据供应商的报价情况确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照公司内部规定进行审批，并在采购文件中说明理由。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算草案。2.年度采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并报财务部门审核。（二）预算审批1.财务部门对采购部门提交的年度采购预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出审核意见。2.采购决策委员会对年度采购预算草案进行审批，确定年度采购预算。（三）预算执行与控制1.采购部门应严格按照年度采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额等内容，并报采购决策委员会审批。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险排查，识别可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商违约风险，可通过加强供应商管理、签订详细的合同条款等方式进行防范；对于质量风险，可加强质量检验、建立质量追溯机制等。2.建立风险预警机制，及时发现风险的变化情况，并采取相应的措施进行处理。（三）风险监控与评估1.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行监控和评估，确保风险得到有效控制。2.根据风险监控和评估结果，及时调整风险应对措施，提高风险管理的有效性。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资或服务的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：评估采购物资或服务是否符合质量要求，质量合格率是否达标。3.采购效率：包括采购周期、订单处理时间、交货准时率等，评估采购活动是否高效进行。4.供应商管理：评估供应商的合作满意度、供应商开发与维护情况等。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购发票、验收报告、订单执行记录等。2.根据评估指标，采用定量分析和定性分析相结合的方法进行评估，如计算采购成本降低率、质量合格率等指标，同时对供应商管理等方面进行主观评价。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和相关人员进行奖惩，激励其