全国总工会采购管理制度

PAGE全国总工会采购管理制度一、总则（一）目的为规范全国总工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于全国总工会机关及所属各级工会组织（以下统称“工会”）的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争，公正地对待每一个供应商，维护市场公平竞争环境。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得采取不正当手段谋取利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构全国总工会成立采购领导小组，作为采购决策的领导机构，负责审议重大采购事项，对采购工作进行宏观指导和监督。采购领导小组由工会相关领导及职能部门负责人组成。（二）采购执行机构1.机关采购部门：负责全国总工会机关的采购组织实施工作，具体承担采购项目的需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等职责。2.所属工会采购工作负责部门：负责本单位采购活动的组织实施，并接受全国总工会采购部门的指导和监督。各所属工会应明确采购工作的具体负责部门和人员，确保采购工作的顺利开展。（三）相关部门职责1.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付与管理，对采购项目的财务合规性进行监督。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况等，防范采购风险。3.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，负责采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑实际需求，避免盲目申报和重复采购。同时，要结合财力状况，合理安排采购资金，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审核与批复1.财务部门对各部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合规性、合理性和完整性。审核通过后，报采购领导小组审议。2.采购领导小组根据财务状况和事业发展需要，对采购预算进行审议并批复。各部门应严格按照批复的预算执行采购活动，不得擅自调整预算。（三）预算调整如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理。需求部门提出预算调整申请，说明调整原因和调整金额，经财务部门审核后，报采购领导小组审批。审批通过后，方可进行预算调整。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[X]万元以上；工程采购单项合同估算价达到[X]万元以上；服务采购单项或批量金额达到[X]万元以上。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作，严格遵循招标程序，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[X]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应向通过资格审查的供应商发出投标邀请书，并确保邀请的供应商具有良好的信誉和较强的履约能力。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[X]家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应制定详细的谈判文件，明确谈判程序、谈判内容和成交标准等。谈判过程中，应与供应商进行充分沟通和协商，确保采购结果的合理性。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，应在采购活动开始前，报经采购领导小组批准，并在采购文件中说明采用单一来源采购方式的理由和依据。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价应向不少于[X]家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购人根据供应商的报价情况进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购执行机构。采购执行机构对采购申请进行初审，重点审核采购项目的必要性、预算合理性及采购方式的适用性等。初审通过后，报采购领导小组审批。3.采购领导小组根据采购申请的内容和相关规定进行审批。对于重大采购项目，应进行集体审议，确保采购决策的科学性和公正性。（二）采购文件编制1.采购执行机构根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购文件格式、评审标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确、具体、完整，符合法律法规和行业标准的要求。评审标准应科学合理，能够客观公正地评价供应商的投标文件或响应文件。合同条款应明确双方的权利和义务，确保采购项目的顺利实施。3.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保文件内容的准确性和合规性。审核通过后的采购文件应加盖采购执行机构公章，并按照规定的时间和方式发布。（三）供应商选择与采购实施1.采购执行机构按照采购文件规定的方式和程序，邀请供应商参与采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应发布招标公告或投标邀请书，接受供应商报名。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，应向符合条件的供应商发出采购文件。2.供应商应在规定时间内提交投标文件或响应文件。采购执行机构对供应商提交的文件进行受理，并按照采购文件规定的评审标准进行评审。评审过程应客观公正，记录评审过程和结果。3.根据评审结果，确定成交供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应发布中标公告；对于其他采购方式，应向成交供应商发出成交通知书。成交通知书对采购人和成交供应商具有同等法律效力。4.采购执行机构与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款符合采购文件的要求和双方的意愿。（四）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试。2.验收合格后，验收人员应签署《采购验收报告》。《采购验收报告》应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收内容、验收结论等内容。验收不合格的，应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。3.采购执行机构应将采购验收情况及时反馈给财务部门，作为支付采购款项的依据。财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序支付采购资金。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在成交通知书发出之日起[X]个工作日内签订。合同签订前，采购执行机构应将合同文本提交给法律顾问进行审核，确保合同条款的合法性和有效性。2.合同签订双方应按照合同文本的内容，认真填写合同条款，确保合同内容完整、准确、清晰。合同签订后，应加盖双方公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。3.采购执行机构应建立采购合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录，便于跟踪和管理。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购款项，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理。合同变更或解除应签订书面协议，并作为原合同的补充或替代文件。3.采购执行机构应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于供应商的违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同归档采购合同履行完毕后，采购执行机构应将合同文本及相关资料进行整理归档。合同归档资料应包括合同文本、采购文件、投标文件或响应文件、验收报告、付款凭证等。合同档案应妥善保管，以备查阅。七、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同和财务制度的规定支付采购款项。财务部门应定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保资金使用的合规性和效益性。3.采购执行机构应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，防范采购风险。采购执行机构应定期对采购工作进行总结和评估，不断改进采购工作。（二）外部监督1.全