县医院政府采购管理制度

PAGE县医院政府采购管理制度一、总则（一）目的为加强县医院政府采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障医院各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县医院使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在满足医院业务需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的产品和服务，确保医院工作的正常运转。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立县医院政府采购领导小组，由医院领导班子成员、相关职能部门负责人组成。主要职责如下：1.审议医院政府采购政策、制度和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算和采购结果。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立医院采购办公室或指定相关职能部门负责政府采购的具体执行工作。其职责包括：1.贯彻执行政府采购法律法规和医院采购管理制度。2.组织编制和实施年度采购计划，制定采购项目实施方案。3.负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审组织等工作。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，组织验收工作。5.整理和归档采购项目相关资料，建立采购档案。（三）采购监督机构医院内部审计部门负责对政府采购活动进行全程监督。主要监督内容包括：1.采购程序的合法性和合规性。2.采购文件的编制和评审过程的公正性。3.采购合同的签订、履行和验收情况。4.采购资金的使用和管理情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各科室根据业务发展需求和工作实际，提出年度采购项目申请，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购执行机构对各科室提交的采购申请进行汇总、审核和分析，结合医院年度工作计划和财务预算安排，编制医院年度政府采购预算草案。3.年度政府采购预算草案经医院政府采购领导小组审议通过后，报医院财务部门审核，纳入医院年度财务预算。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算金额。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。2.采购执行机构应加强对采购项目预算执行情况的监控，及时掌握采购进度和资金使用情况，确保采购项目按计划完成。（三）预算调整在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：1.因政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目预算金额发生较大变化的。2.采购项目的技术规格、数量发生重大变更，需要增加或减少预算金额的。3.其他不可抗力因素导致采购项目预算需要调整的。预算调整申请应经采购执行机构审核、医院政府采购领导小组审批后，报医院财务部门备案。四、采购方式与程序（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采购执行机构应按照规定编制公开招标文件，并在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。3.对潜在供应商进行资格审查，发售招标文件。4.组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行机构应根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.后续招标程序参照公开招标方式执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购执行机构应成立谈判小组，制定谈判文件，邀请符合资格条件的供应商参加谈判。3.谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中达成一致后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行机构应组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证，形成论证意见。3.采购执行机构应将单一来源采购项目的名称、采购内容、预算金额、采用单一来源采购方式理由等情况在医院内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，报医院政府采购领导小组批准。4.采购执行机构与单一来源供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行机构应成立询价小组，制定询价文件，向符合资格条件的供应商发出询价通知书。3.询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（六）采购程序1.采购申请：各科室根据业务需求填写《县医院政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术参数、采购理由等内容，并经科室负责人签字确认后提交采购执行机构。2.需求调研与论证：采购执行机构对采购项目进行需求调研，组织相关专家或专业人员对采购项目的必要性、可行性、技术参数等进行论证，形成论证报告。3.采购文件编制：根据采购项目特点和采购方式，采购执行机构编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、报价要求、评标标准、合同条款等内容。4.采购信息发布：按照规定在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告、招标公告、谈判邀请书、询价通知书等采购信息，广泛征集供应商。5.供应商资格审查：对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩情况、财务状况等。只有符合资格条件的供应商才能参与采购活动。6.采购评审：组织开标、评标、谈判、询价等采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审。评审过程应严格遵守法律法规和相关程序，确保评审结果公正、公平。7.确定成交供应商：根据评审结果，按照规定的原则确定成交供应商，并发布成交公告。8.采购合同签订：采购执行机构与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，合同条款应详细、明确，避免出现模糊不清或歧义的表述。9.合同履行与验收：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量提供货物、工程或服务。采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员对采购项目进行验收，验收合格后方可支付采购款项。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行机构应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，确保双方的权利和义务明确、具体。（二）合同履行1.采购执行机构和成交供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时向供应商支付货款，供应商应按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续。合同变更或解除应经双方协商一致，并签订书面协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同要求，工程是否达到设计标准和质量要求，服务是否满足合同约定等。2.验收合格后，采购执行机构应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。（四）合同付款1.采购执行机构应按照采购合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。付款前，采购执行机构应审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料，确保资料齐全、真实有效后，方可办理付款手续。2.对于大型采购项目或金额较大的采购合同，可以根据合同履行进度分阶段支付货款，但应在合同中明确各阶段的付款比例和条件。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关资料，主要包括：1.采购申请表、需求调研报告、论证报告等。2.采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。3.供应商报名资料、资格审查文件、投标文件、报价文件等。4.采购评审记录，如开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等。5.采购合同及相关补充协议和变更协议。6.验收报告及相关验收资料。7.采购资金支付凭证、发票等财务资料。8.其他与采购项目有关的资料。（二）档案整理与归档1.采购执行机构应指定专人负责采购档案管理工作，对采购项目资料进行及时收集、整理和归档。2.采购档案应按照采购项目类别和时间顺序进行分类整理，建立清晰的档案目录，便于查阅和管理。3.采购档案应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案资料的完整性和安全性。电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。（三）档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《县医院政府采购档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到采购档案管理部门查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.因特殊情况需要借阅采购档案的，应填写《县医院政府采购档案借阅申请表》，经采购档案管理部门负责人和医院分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或擅自涂改、损毁档案。七、监督与检查（一）内部监督1.医院内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，采购文件的编制和评审过程的公正性，采购合同的签订、履行和验收情况，采购资金的使用和管理情况等。2.采购执行机构应建立健全内部监督机制，加强对采购工作人员的培训和管理，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、监察部门等政府相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供政府采购活动的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，通过医院网站、公告栏等渠道公开政府采购项目信息，接受社会公