大学健全采购制度

PAGE大学健全采购制度一、总则（一）目的为了加强大学采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各学院及附属单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，评标结果应公正合理，维护市场竞争秩序。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息，不得损害对方利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构大学设立采购工作领导小组，作为采购决策机构。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，负责审议采购重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式变更等。（二）采购执行机构学校设立采购与招标管理办公室（以下简称“采购办”），作为采购执行机构，负责组织实施采购活动。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度；2.制定采购工作流程和操作规范；3.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；4.负责供应商管理，建立供应商库；5.组织采购合同的签订、履行、验收等工作；（三）采购需求部门各部门、各学院及附属单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作，并对采购项目的质量和使用效果负责。其主要职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作需要，编制采购需求计划；2.对采购需求进行技术、经济等方面的论证；3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动；4.负责采购项目的验收工作，并提交验收报告。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据年度工作计划和实际需要，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算编制要求和时间节点报送采购办。采购办对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合学校财力情况，提出采购预算建议方案报学校采购工作领导小组审议。（二）预算执行采购项目应严格按照批准的采购预算执行。因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购办审核后报学校采购工作领导小组审批。未经批准，不得擅自调整采购预算。（三）预算监督学校财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购办反馈预算执行进度。采购办应加强对采购项目预算执行情况的跟踪管理，确保采购项目按预算完成。审计部门应将采购预算执行情况纳入审计范围，对预算执行中的违规行为进行审计处理。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的货物、工程和服务采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人签字盖章后报送采购办。2.采购审批：采购办对采购申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、采购方式的合理性等。对于重大采购项目，采购办组织相关专家进行论证，并报学校采购工作领导小组审批通过。3.采购文件编制：采购办根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：采购办通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。对于公开招标项目，采购公告应在指定媒体上发布，公告期限不得少于五个工作日。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购文件要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购办对供应商资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。对于邀请招标项目，采购办向资格审查合格的供应商发出投标邀请书。6.开标、评标、谈判或询价：采购办组织开标、评标、谈判或询价活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，所有投标文件应在开标时当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。7.中标（成交）公示与合同签订：采购办将中标（成交）候选人名单在学校官网进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示无异议后，采购办组织采购需求部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，双方应严格履行合同约定。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同由采购需求部门与中标（成交）供应商签订。采购需求部门应在合同签订前对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和学校利益。采购办负责对合同签订过程进行监督，确保合同签订程序合法合规。（二）合同履行采购合同签订后，采购需求部门和中标（成交）供应商应按照合同约定履行各自义务。采购需求部门应及时向供应商提供必要的协助和配合，确保采购项目顺利实施。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购需求部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购办备案。涉及采购预算调整的，应按照预算管理规定办理审批手续。（四）合同验收采购项目完成后，采购需求部门应按照合同约定组织验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的标准和效果等。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告，并报采购办备案。对于大型或复杂的采购项目，采购办可组织相关专家参与验收。（五）合同付款采购项目验收合格后，采购需求部门应按照合同约定及时办理付款手续。付款申请应附合同副本、验收报告、发票等相关证明材料，经部门负责人签字盖章后报财务部门审核支付。财务部门应严格按照合同约定和学校财务制度进行付款，确保资金支付安全。六、供应商管理（一）供应商准入采购办建立供应商库，对供应商实行准入管理。供应商申请入库时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等相关资料。采购办对供应商资格进行审查，符合条件的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核采购办定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价与考核。评价与考核结果作为供应商续库、采购项目选择、合作份额分配等的重要依据。对于评价与考核不合格的供应商，采购办有权暂停或取消其入库资格。（三）供应商激励与约束学校建立供应商激励与约束机制，对优质供应商给予表彰和奖励，如优先参与采购项目、增加合作份额等。对违规供应商进行严肃处理，如列入不良记录名单、禁止参与学校采购活动等。同时，鼓励供应商诚信经营，提高服务质量和产品质量，与学校建立长期稳定的合作关系。七、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购活动全过程形成的各类文件、资料、记录等，如采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标（响应）文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购办负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，采购办应及时收集、整理相关档案资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并移交学校档案管理部门统一保管。档案管理部门应建立健全档案管理制度，确保采购档案的安全、完整和有效利用。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《档案查阅（借阅）申请表》，经采购办负责人批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。查阅或借阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。八、监督与检查（一）内部监督学校纪检监察部门和审计部门应加强对采购活动的内部监督，定期或不定期对采购项目进行检查。检查内容包括采购程序合规性、采购文件编制规范性、评标过程公正性、合同履行情况、资金使用效益等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。对于外部监督部门提出的意见和建议，应