吕梁老干局采购制度规定

PAGE吕梁老干局采购制度规定一、总则（一）目的为了加强吕梁老干局采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保采购活动合法合规，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于吕梁老干局机关及所属事业单位的各类采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门成立吕梁老干局采购管理办公室，负责采购工作的统筹协调、制度执行监督等工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.审核采购预算和采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.建立和管理供应商库。5.监督采购合同的签订和执行。（二）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供详细的采购规格、数量、技术要求等信息，并对采购项目的必要性和合理性负责。其职责如下：1.根据工作需要，编制采购预算和采购计划。2.参与采购项目的前期调研和论证。3.协助采购管理部门进行采购项目的实施，包括验收等工作。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理等工作。主要职责有：1.审核采购预算，确保资金合理安排。2.对采购资金的支付进行审核，确保支付合规。3.负责采购项目的财务核算和资产管理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预计金额等内容。2.采购预算应结合上一年度采购执行情况和本年度工作变化进行科学合理编制，确保预算的准确性和可行性。3.采购预算需经本部门负责人审核后报采购管理部门汇总。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据各需求部门上报的采购预算，结合采购资金安排和采购项目的轻重缓急，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。3.采购计划经采购管理部门负责人审核后报局领导审批。（三）预算与计划调整1.因工作需要确需调整采购预算或计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门对申请进行审核，报局领导审批同意后进行调整。3.调整后的采购预算和计划应及时通知相关部门。四采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物类采购单项或批量金额达到规定标准以上的。服务类采购单项或批量金额达到规定标准以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序与公开招标基本相同，但应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序如下：采购管理部门成立谈判小组，成员应包括采购方代表和有关专家。制定谈判文件，明确谈判程序、内容、要求等。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判，谈判小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判。谈判结束后，要求供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判情况和最后报价确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、供应商名称等。采购管理部门对申请进行审核，组织相关人员进行论证。报局领导审批同意后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购管理部门成立询价小组，成员应包括采购方代表和有关专家。制定询价文件，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写《吕梁老干局采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格、数量、技术要求、预算金额、申请理由等内容。2.《采购申请表》经部门负责人签字后报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，重点审核采购项目的必要性、预算合理性、采购方式适用性等。2.审核通过的采购申请报局领导审批。局领导根据实际情况进行审批，同意后进入采购实施阶段。（三）采购实施1.根据采购方式确定采购程序：公开招标、邀请招标：按照相应招标程序进行操作，包括编制招标文件、发布公告、资格审查、开标、评标、定标等。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商谈判，确定成交供应商。单一来源采购：需求部门提出申请，采购管理部门审核论证，报局领导审批后与供应商协商签订合同。询价：成立询价小组，制定询价文件，向供应商询价，确定成交供应商。2.在采购实施过程中，采购管理部门应做好与供应商的沟通协调工作，确保采购项目顺利进行。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应组织与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购管理部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门。（五）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购货物或服务进行检验。2.验收合格后，验收人员应填写《吕梁老干局采购项目验收报告》，签字确认。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、验收情况等内容。3.如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，对采购资金进行审核。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款时应确保资金支付合规，手续齐全。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商库，制定供应商准入标准。供应商准入标准应包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。2.潜在供应商向采购管理部门提交《吕梁老干局供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。3.采购管理部门对申请供应商进行资格审查，实地考察或调查了解其实际情况。审查合格的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.建立供应商评价指标体系，通过量化打分等方式对供应商进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先采购、增加采购份额等；对表现不合格的供应商进行警告、限期整改，直至取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.出现下列情形之一的供应商，采购管理部门应将其淘汰出供应商库：提供虚假材料骗取准入资格的。产品质量出现严重问题，影响采购项目正常使用的。多次逾期交货，严重影响采购工作进度的。售后服务不到位，经多次沟通仍不改进的。有其他严重违法违规行为的。2.采购管理部门应及时更新供应商库，将淘汰的供应商信息删除，并向相关部门通报。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，对采购活动的全过程进行监督。2.定期对采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目实施效果等进行检查和评估。3.对采购过程中发现的问题及时进行整改，对违规行为进行