中铁七局采购制度

PAGE中铁七局采购制度一、总则（一）目的为加强中铁七局采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障项目顺利实施，提高企业经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中铁七局集团及所属各单位的物资设备采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有符合条件的供应商都有机会参与，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证质量和满足项目需求的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。3.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评价和管理。4.协调解决采购过程中的问题和纠纷，监督采购合同的履行情况。5.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（二）需求部门职责1.根据项目需求，提出物资设备或服务的采购申请，明确采购规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程，协助采购管理部门进行供应商选择、技术谈判等工作。3.负责对采购物资设备进行验收，并及时反馈使用过程中的问题。（三）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核，提供资金支持和财务风险控制建议。2.负责采购资金的支付管理，审核采购发票等相关凭证，确保资金支付合规。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策依据。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性和有效性等。2.对采购项目进行绩效审计，评价采购效益和效果，提出审计意见和建议。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸等相关资料。2.项目进度计划，明确物资设备的需求时间和数量。3.库存状况，合理确定采购数量，避免积压和浪费。（二）采购计划编制流程1.需求部门根据项目需求和库存情况，填写采购申请表，详细说明采购物资设备或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交给采购管理部门。2.采购管理部门对采购申请表进行审核，核实需求的合理性和准确性，结合库存情况，编制采购计划草案。3.采购计划草案经采购管理部门负责人审核后，提交相关部门会审，包括财务部门审核资金预算、技术部门审核技术要求等。4.根据会审意见，采购管理部门对采购计划进行修改完善，形成正式的采购计划，并报分管领导审批。5.经审批后的采购计划下达给采购管理部门组织实施。（三）采购计划调整1.因项目变更、设计调整、不可抗力等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因和内容。2.采购管理部门对申请进行审核，必要时组织相关部门进行会审，根据审核和会审意见，编制采购计划调整方案。3.采购计划调整方案经分管领导审批后实施，并及时通知相关部门。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料，如营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。3.采购管理部门对供应商提交的申请和材料进行审核，必要时进行实地考察，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评价方式可采用日常评价、年度评价等，通过收集采购部门、需求部门、质量检验部门等相关部门的反馈意见，对供应商进行综合评价。3.根据评价结果，对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商给予优先合作、增加订单等奖励；对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消准入资格等措施。（三）供应商动态管理1.采购管理部门建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、评价考核结果、合作历史等情况，并及时更新。2.对于供应商的重大事项变更，如公司名称、法定代表人、经营范围、生产地址等，采购管理部门应及时进行核实和更新信息档案。3.根据供应商的评价考核结果和市场变化情况，适时调整供应商结构，淘汰不合格供应商，引入优质供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。五、采购方式（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目，应当进行招标采购：（1）施工单项合同估算价在400万元人民币以上；（2）重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；（3）勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，合同估算价合计达到前款规定标准的，必须进行招标。2.招标采购应按照国家和行业相关法律法规及标准要求，编制招标文件，明确招标范围、技术规格、评标标准等内容。3.通过发布招标公告、邀请招标等方式，吸引潜在供应商参与投标。对投标文件进行评审，按照评标标准确定中标候选人，经公示无异议后确定中标供应商，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.采购管理部门成立谈判小组，由采购代表、技术专家、经济专家等组成。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门与单一供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。采用单一来源采购方式的，采购管理部门应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报上级主管部门批准。（五）电子采购平台采购1.积极推行电子采购平台采购，通过中铁七局电子采购平台发布采购信息、接受供应商报名、开展采购交易等活动。2.采购管理部门应按照平台操作规范，及时准确地录入采购项目信息，组织供应商注册、报名、投标等工作。3.利用电子采购平台的评标系统、交易系统等功能，实现采购过程的信息化管理，提高采购效率和透明度。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门在确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购物资设备或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交相关部门审核，包括法律部门审核合同的合法性、合规性，财务部门审核付款条款等。根据审核意见，对合同进行修改完善后签订。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按照合同约定履行义务，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行工作，及时提供验收所需的资料和条件，对采购物资设备进行验收，并在验收合格后出具验收报告。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物或提供服务，如因特殊原因需要变更合同履行条款的，应提前通知采购管理部门，并经双方协商一致后签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、项目变更、供应商原因等需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除合同的协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等条款，并按照合同签订的审核程序进行审核。3.因合同变更或解除给双方造成损失的，应根据合同约定或法律法规的规定，由责任方承担相应的赔偿责任。（四）合同结算与支付1.采购管理部门应按照采购合同约定，及时办理合同结算手续。供应商提交结算申请时，应提供发票、验收报告、发货清单等相关证明材料。2.财务部门对采购管理部门提交的结算申请和相关证明材料进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间支付货款。3.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定进行支付，并跟踪款项的使用情况；对于货到付款、验收合格付款等，应在收到完整的结算资料和验收合格证明后及时支付。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律合规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任；在合同履行过程中，加强跟踪和监督，及时发现并解决供应商违约问题；对于违约供应商，按照合同约定追究其责任，必要时采取法律手段维护企业权益。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资设备的检验和验收工作；选择质量可靠的供应商，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺；对于质量不合格的物资设备，及时要求供应商更换或采取其他补救措施，确保项目质量不受影响。3.价格波动风险应对：关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化趋势；在采购合同中合理约定价格调整条款，如采用固定价格、浮动价格等方式；对于价格波动较大的物资设备，可采用套期保值等金融工具进行风险管理。4.法律合规风险应对：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中严格遵守国家法律法规和行业相关标准，确保采购行为合法合规；对于重大采购项目，可聘请法律顾问进行全程指导和审核，防范法律风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如供应商逾期交货率、物资设备质量不合格率、采购成本超支率等，当指标达到预警值时，及时发出预警信号。3.根据风险预警信号，采购管理部门及时采取相应的风险应对措施，调整采购策略和计划，降低风险损失。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购活动全过程的监督检查，确保采购程序合规、采购行为公正、采购结果合理。2.定期对采购计划执行情况、供应商管理情况、采购合同履行情况等进行检查，发现问题及时整改。3.采购管理部门内部应建立岗位制衡机制，明确各岗位的职责和权限，防止采购过程中的舞弊行为。（二）审计监督1.审计部门定期对采购项目进