嘉定区采购内部控制制度

PAGE嘉定区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强嘉定区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于嘉定区各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他使用财政性资金进行采购活动的组织和部门（以下统称“采购主体”）。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒或歧视，确保采购活动的公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，对采购活动的各个环节进行有效控制和监督，防范采购风险。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括采购主体的主要领导、相关部门负责人以及专业技术人员等。其职责如下：1.审议采购政策与制度，确保采购活动符合法律法规和单位整体战略目标。2.审批年度采购计划和重大采购项目方案，评估采购项目的必要性、可行性和效益性。3.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、采购方式变更、合同签订等。4.监督采购活动的执行情况，对采购工作进行绩效评估。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，其职责如下：1.贯彻执行采购决策机构的决议，按照规定的采购流程和方式组织采购活动。2.编制采购文件，包括采购需求、技术规格、评标标准等，确保采购文件的准确性和完整性。3.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、开标、评标、谈判等采购活动。4.与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况，及时处理合同履行过程中的问题。5.整理和归档采购文件及相关资料，建立采购档案，以备查阅和审计。（三）采购监督部门成立采购监督小组，由内部审计、纪检监察等部门人员组成，负责对采购活动进行全程监督。其职责如下：1.监督采购决策机构的决策程序是否合规，决策结果是否符合单位利益和法律法规要求。2.检查采购执行部门的采购活动是否按照规定的流程和方式进行，有无违规操作行为。3.审查采购文件、合同等资料的合法性、合规性和完整性，防止出现漏洞和风险。4.受理供应商和其他利益相关方的投诉举报，对采购活动中的违法违规行为进行调查处理。5.定期对采购活动进行内部审计和专项检查，提出改进建议，促进采购内部控制制度的不断完善。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付结算和账务处理，对采购资金的使用情况进行监督检查；资产管理部门负责对采购资产进行验收、登记、保管和处置，参与采购需求的审核，确保采购资产符合单位实际需要和资产管理要求；使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作，对采购资产的使用效益进行评价。各部门应各司其职，密切配合，共同做好采购工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购主体应根据本单位的工作任务和事业发展规划，结合年度财务预算编制要求，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容。2.采购需求部门应在充分调研的基础上，详细填写采购需求申请表，经部门负责人审核后提交给采购执行部门。采购执行部门对采购需求进行汇总整理，并结合市场价格行情和以往采购经验，对采购预算进行初步测算。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。同时，应预留一定的弹性空间，以应对市场价格波动等因素的影响。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照单位内部预算审批程序进行审核审批。采购执行部门将采购预算草案提交给财务部门，财务部门对预算的合理性、合规性和资金来源进行审核。2.经财务部门审核通过的采购预算草案，报采购决策机构审批。采购决策机构根据单位的整体发展战略和资金状况，对采购预算进行综合平衡和决策，确定年度采购预算方案。3.采购预算一经批准，必须严格执行。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理预算调整手续，经采购决策机构批准后方可实施。（三）预算执行与监控1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金不超预算。在采购过程中，如发现采购项目金额可能超过预算，应及时向采购决策机构报告，并说明原因和解决方案。2.财务部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。对预算执行进度缓慢或出现超预算支出的项目，及时督促采购执行部门采取措施加以解决。3.采购监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，防止出现擅自扩大采购规模、提高采购标准、挪用采购资金等违规行为。对违反采购预算管理规定的单位和个人进行严肃处理。四、采购流程控制（一）采购计划制定1.采购执行部门应根据年度采购预算和实际工作需要，制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.采购计划应报采购决策机构审批。采购决策机构在审批采购计划时，应重点审查采购项目的必要性、可行性、采购方式的合理性以及与预算的匹配性等。经批准的采购计划应作为采购活动的依据。（二）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定的渠道和方式发布采购信息，包括采购公告、招标文件、询价通知书等。采购信息应全面、准确地反映采购项目的基本情况、采购要求、评标标准等内容，确保供应商能够充分了解采购项目信息。2.采购信息发布的媒体应具有权威性和广泛的覆盖面，如政府采购网、公共资源交易平台等。同时，应在单位内部网站或公告栏上同步发布采购信息，方便内部人员查阅和监督。（三）供应商选择与管理1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合资格条件的供应商中选择供应商。公开招标：适用于采购货物、工程和服务的项目，符合法定公开招标条件的，必须采用公开招标方式。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一且现货货源充足、价格变化幅度小的采购项目。2.对供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有通过资格审查的供应商才能参与采购活动。3.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先采购权，对于表现不佳的供应商进行警告、限制采购或淘汰处理。（四）采购文件编制与审核1.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，编制详细的采购文件，包括采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应具有明确的采购要求和评标标准，确保采购活动的公平公正。2.采购文件编制完成后，应提交给采购监督部门进行审核。采购监督部门重点审查采购文件的合法性、合规性和完整性，防止出现歧视性条款、不合理的评标标准等问题。经审核通过的采购文件方可发布。（五）采购评审1.按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评审委员会对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审委员会成员应包括采购主体的代表、相关技术专家、法律专家等，人数应符合规定要求。2.评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公正性和客观性。评审委员会成员应独立评审，不得相互串通或受外界干扰。在评审过程中，如发现供应商存在违规行为或投标文件存在重大偏差，应按照规定进行处理。3.评审结束后，评审委员会应出具评审报告，推荐中标候选人或成交供应商。采购执行部门根据评审报告，确定中标供应商或成交供应商，并发布中标公告或成交公告。（六）合同签订与履行1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起规定时间内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购标的、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款合法合规、明确具体。2.采购合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门、资产管理部门等相关部门备案。财务部门根据合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续；资产管理部门负责对采购资产进行验收和登记。3.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，维护单位的合法权益。同时，应及时处理合同履行过程中的变更、解除等事项，并按照规定的程序办理相关手续。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、采购质量风险、法律合规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理确定采购时机。对于价格波动较大的物资或服务，可以采用套期保值、签订框架协议等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。2.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任条款。要求供应商提供履约保证金或银行保函，对供应商的履约情况进行跟踪评价，如发现供应商存在违约迹象，及时采取措施督促其整改或追究其违约责任。3.采购质量风险：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购产品或服务的验收工作。可以委托专业的检测机构对采购产品进行检测，确保采购质量符合要求。同时，建立供应商质量档案，对供应商的质量表现进行记录和评价。4.法律合规风险：加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。同时，定期对采购活动进行内部审计和合规检查，及时发现和纠正存在的问题。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监测和分析。采购执行部门应及时收集和整理采购活动中的相关信息，如供应商履约情况报告、市场价格变化情况、合同执行情况等，对风险状况进行动态跟踪。2.设定风险预警指标，当风险指标达到或超过预警值时，及时发出预警信号。采购执行部门应根据预警信号，采取相应的风险应对措施，及时化解风险。同时，应将风险预警情况及时报告给采购决策机构和采购监督部门。六、采购绩效评价（一）评价指标体系1.建立采购绩效评价指标体系，包括采购效率、采购质量、采购成本、采购合规性等方面的指标。采购效率指标：如采购周期、采购计划完成率等，反映采购活动的及时性和有效性。采购质量指标：如验收合格率、售后服务满意度等，反映采购产品或服务的质量情况。采购成本指标：如采购价格合理性、采购资金节约率等，反映采购资金的使用效益。采购合规性指标：如采购程序合规率、合同履行合规率等，反映采购活动的合法性和规范性。2.根据不同的采购项目和采购方式，合理确定各项指标的权重，确保评价结果能够客观、准确地反映采购绩效情况。（二）评价方法1.采用定量与定性相结合的评价方法，对采购绩效进行综合评价。定量评价主要通过对各项指标数据的计算和分析，得出客观的评价结果；定性评价主要通过对采购过程中的合规性、创新性、供应商满意度等方面进行主观评价，作为定量评价的补充。2.定期收集和整理采购绩效评价所需的数据和信息，如采购文件、合同、验收报告、财务数据等。评价人员应根据收集到的数据和信息，按照评价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