学校内部采购制度

PAGE学校内部采购制度一、总则（一）目的为了规范学校内部采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护学校利益和市场秩序。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组1.组成人员：由学校领导、相关部门负责人等组成。2.职责：研究制定学校采购工作的方针、政策和制度。审议采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策和监督。协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购工作小组1.组成人员：由采购部门、财务部门、纪检监察部门及相关专业技术人员等组成。2.职责：负责具体采购项目的组织实施。编制采购文件，组织采购活动。对供应商进行资格审查和考察。签订采购合同，并监督合同履行。整理采购文件资料，归档保存。（三）采购监督小组1.组成人员：由纪检监察部门、审计部门等组成。2.职责：对采购活动进行全程监督，确保采购程序合法合规。受理采购活动中的投诉举报，调查处理违规违纪行为。对采购项目进行审计监督，评价采购资金使用效益。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据学校事业发展规划和工作实际需要，在每年规定时间内编制本部门采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购资金来源。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，不得虚报、瞒报采购需求。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门采购预算，结合学校实际情况，制定年度采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购方式、采购时间安排、采购资金预算等内容。3.采购计划应根据学校工作需要和资金情况进行合理安排，确保采购活动有序进行。（三）预算与计划调整1.因学校事业发展需要或其他特殊原因，确需调整采购预算和计划的，应由相关部门提出书面申请，经采购领导小组审议通过后进行调整。2.采购预算和计划调整应严格按照规定程序进行，确保调整后的预算和计划合理、合规。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程类：单项合同估算价在200万元以上的。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请供应商名单。组织谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：成立采购小组。进行必要性论证。确定供应商。签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。发出询价通知书。供应商报价。确定成交供应商。签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并加盖部门公章。2.采购申请应经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应提交采购领导小组审议，经批准后方可实施采购。（三）采购实施1.根据采购方式和采购项目特点，采购部门组织实施采购活动。2.公开招标、邀请招标采购项目，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购部门应按照规定程序组织谈判、确定供应商等工作。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，应报财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门和专业技术人员进行验收。2.验收合格的采购项目，采购部门应填写《学校采购验收单》，经验收人员签字确认后，报财务部门办理付款手续。3.财务部门应按照采购合同约定，及时支付采购资金。六、采购文件管理（一）采购文件编制要求1.采购文件应包括采购项目基本情况、采购方式、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应符合法律法规和行业标准要求，内容完整、准确、清晰。（二）采购文件保存1.采购部门应妥善保存采购文件，包括采购申请表、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等。2.采购文件保存期限应符合国家有关规定，一般不少于15年。（三）采购文件查阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购文件的，应填写《采购文件查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购文件应在指定地点进行，不得擅自复印、传播采购文件内容。七、供应商管理（一）供应商资格要求1.供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。3.供应商参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。（二）供应商注册登记1.采购部门应建立供应商信息库，对供应商进行注册登记管理。2.供应商应填写《学校供应商注册登记表》，提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证明材料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，审核通过后将其纳入供应商信息库。（三）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核结果应作为供应商选择、续用的重要依据。3.对于评价和考核不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应加强对采购活动的全程监督，确保采购程序合法合规。2.采购部门应定期向采购领导小组报告采购工作情况，接受监督检查。3.学校内部审计部门应定期对采购项目进行审计，评价采购资金使用效益。（二）外部监督1.学校采购活动应接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等外部监督。2.对于外部监督检查提出的数据