老年大学采购制度

PAGE老年大学采购制度一、总则（一）目的为规范老年大学采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于老年大学所有采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、教材资料、活动用品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商平等参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由老年大学领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.根据教学、办公及活动需求，编制采购计划和预算。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、开标评标等。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.整理采购文件，建立采购档案。（三）相关部门职责1.教学部门：负责提出教学设备、教材资料等采购需求，参与采购项目的技术规格制定和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门应根据实际工作需要，于每年[具体时间]前向采购办公室提交下一年度采购需求计划。采购需求计划应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等内容。2.采购办公室对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合学校财力状况和发展规划，编制年度采购计划。年度采购计划经采购领导小组审议通过后实施。（二）采购预算编制1.采购办公室根据采购计划，会同财务部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额及支付方式等。2.采购预算应按照规定的预算编制方法和程序进行编制，确保预算的准确性和合理性。采购预算经学校领导审批后纳入学校年度预算管理。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因教学、办公及活动需求发生变化或其他特殊原因需要调整采购计划和预算的，相关部门应及时向采购办公室提出申请。2.采购办公室对申请进行审核，提出调整意见，报采购领导小组审批。采购计划和预算调整经批准后执行。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。服务类采购项目单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。工程类采购项目单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。2.公开招标应按照以下程序进行：采购办公室编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。**（二）邀请招标**1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购办公室从供应商库中选择不少于[具体数量]家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。对被邀请的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购办公室成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。从供应商库中确定不少于[具体数量]家符合条件的供应商，向其发出谈判邀请书。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。谈判小组对供应商提交的报价文件和技术方案进行评审，确定成交供应商。采购办公室与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购办公室提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容。采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，批准后实施。采购办公室与单一供应商进行协商，确定采购价格、技术规格、服务条款等内容，并签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：采购办公室成立询价小组，询价小组由三人以上单数组成。询价小组向不少于[具体数量]家符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购办公室与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各部门根据采购计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、申请理由等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后报采购办公室。3.采购办公室对采购申请进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购申请经批准后，方可组织采购活动。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购办公室编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、采购程序、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）供应商选择与管理1.采购办公室通过多种渠道收集供应商信息建立供应商库。供应商库应包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.在采购活动中，采购办公室应从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购。对于新的供应商，采购办公室应进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。3.采购办公室应与供应商签订廉洁协议，明确双方在采购活动中的权利和义务，防止商业贿赂行为的发生。采购实施1.公开招标、邀请招标、竞争性谈判和询价采购项目，采购办公室应按照规定的程序组织开标、评标、谈判和询价活动。开标、评标、谈判和询价活动应在规定的时间和地点进行，并邀请相关部门人员和监督人员参加。2.单一来源采购项目，采购办公室应与单一供应商进行协商，确定采购价格、技术规格、服务条款等内容，并签订采购合同采购合同应明确双方的权利和义务违约责任等内容。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门人员成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。3.验收不合格的采购项目，采购办公室应及时与供应商协商解决办法。如协商不成，采购办公室应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务、违约责任、争议解决方式等内容。2.采购合同签订前，采购办公室应将合同草本提交财务部门和审计部门进行审核。财务部门主要审核合同的资金来源、支付方式、预算金额等内容；审计部门主要审核合同的合规性、合法性等内容。经审核无误后采购办公室方可与成交供应商签订采购合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。采购办公室应按照合同约定的支付方式和时间向供应商支付采购资金。（三合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、双方责任等内容。2.合同变更或解除协议签订后，采购办公室应及时将协议副本提交财务部门和审计部门备案。**（四）合同纠纷处理**1.在合同履行过程中，如双方发生纠纷，应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.合同纠纷处理过程中，采购办公室应及时收集相关证据，维护学校的合法权益。七、采购资金管理（一）资金来源采购资金来源包括财政拨款、学校自有资金、社会捐赠等。采购办公室应根据采购项目的性质和资金来源，合理安排采购资金。（二）资金支付1.采购资金支付应按照采购合同约定的支付方式和时间进行。采购办公室应在收到供应商提供的合法有效的发票及验收报告后，填写《资金支付申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对《资金支付申请表》进行审核，审核无误后按照规定的程序办理资金支付手续。资金支付应通过银行转账等方式进行，不得支付现金。（三）资金监督1.审计部门应定期对采购资金的使用情况进行审计监督，检查采购资金的支付是否合规、合理，是否存在浪费、挪用等问题。2.采购办公室应建立采购资金使用台账，记录采购资金的收入、支出情况，定期向学校报告采购资金使用情况。八、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，如采购计划、采购预算、采购申请、采购文件、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。（二）档案整理与归档1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应在采购活动结束后[具体时间]内整理归档完毕，并移交学校档案室统一保管。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自带出档案室。2.学校外部人员因特殊原因需要查阅采购档案的应持单位介绍信，经学校领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应有采购办公室人员陪同，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.因工作需要借阅采购档案的，应填写《档案借阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可借阅。借阅档案应在规定的时间内归还，不得转借他人。九、监督与考核（一）监督机制1.建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组负责对采购工作进行决策和监督；审计部门负责对采购活动进行审计监督；纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行查处。2.采购办公室应定期向采购领导小组报告采购工作进展情况接受采购领导小组的监督和指导。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购办公室和相关