新奥集团采购制度

PAGE新奥集团采购制度一、总则（一）目的为规范新奥集团采购活动，加强采购管理，确保采购工作合法合规、高效有序进行，保障集团生产经营活动的顺利开展，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于新奥集团总部及下属各分公司、子公司（以下统称“集团各单位”）的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。通过合理的采购规划、供应商选择和采购方式确定，降低采购成本，提高资金使用效率。3.公开透明原则采购过程应公开透明，接受内部监督和外部审计。严格按照规定的程序和标准进行采购操作，确保采购信息公开、公正、公平，防止暗箱操作和不正当利益输送。4.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动。通过公平竞争，选择优质的供应商，获取合理的采购价格和服务，促进市场资源的有效配置。5.诚实守信原则采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。供应商应提供真实可靠的产品和服务，采购人员应如实反映采购情况，不得隐瞒或虚报信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议重大采购项目的采购策略、采购预算和采购计划。2.审批采购方式的选择、供应商的选定等重大采购事项。3.协调解决采购过程中的重大问题和争议。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购活动的执行部门。采购中心负责具体的采购业务操作，其职责包括：1.制定和执行采购计划，根据集团各单位的需求，编制采购预算和采购清单。2.组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商数据库。3.实施采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的运用，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购档案。（三）需求部门集团各单位的相关部门作为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购中心开展采购工作。其职责包括：1.根据本单位的生产经营需求，准确提出采购申请，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与供应商的选择和评估工作，提供相关意见和建议。3.协助采购中心进行采购合同的签订、验收等工作，对采购物资、工程或服务的质量进行验收和评价。（四）监督部门集团审计部门负责对采购活动进行审计监督，其职责包括：1.制定采购审计计划，对采购活动的全过程进行审计检查。2.审查采购项目的合规性、合理性和效益性，发现问题及时提出整改意见。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，追究相关人员的责任。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购中心。（二）采购审批1.采购中心收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.根据采购金额和采购项目的重要性，按照集团规定的审批权限，将采购申请提交至相应的审批部门进行审批。对于金额较小的常规采购项目，由采购中心负责人审批。对于金额较大或重要的采购项目，需提交采购决策委员会审批。(三)采购预算编制1.采购中心根据批准的采购申请，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等信息。2.采购预算经财务部门审核后，报集团管理层审批。审批通过后的采购预算作为采购活动的控制依据。（四）采购计划制定1.采购中心根据采购审批结果和采购预算，制定采购计划。采购计划应包括采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等。2.采购计划经采购中心负责人审核后，下达至采购执行人员。（五）供应商选择与管理1.供应商筛选采购执行人员根据采购计划和供应商选择标准，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商候选名单。对供应商候选名单进行初步筛选，排除不符合要求的供应商。2.供应商评估采购中心组织相关部门对筛选后的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以采用实地考察、样品检验、供应商问卷调查、参考其他客户评价等方式进行评估。3.供应商选定根据供应商评估结果，采购中心确定拟选定的供应商，并报采购决策机构审批。对于重大采购项目，采购决策机构可以组织招标、谈判等方式，最终确定供应商。4.供应商管理采购中心与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作关系。对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作等措施。（六）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、采购金额、市场竞争情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。对于达到国家规定招标规模标准的采购项目，必须采用招标采购方式。2.采购文件编制采购执行人员根据选定的采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、采购合同等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购活动组织招标采购：采购中心发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。竞争性谈判采购：采购中心与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。询价采购：采购中心向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：符合规定情形的采购项目，经批准后采用单一来源采购方式，与特定供应商直接签订采购合同。4.采购合同签订采购活动确定成交供应商后，采购中心与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经双方签字盖章后生效，采购中心应及时将采购合同副本送需求部门和财务部门备案。（七）采购验收1.需求部门负责组织采购物资、工程或服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行验收。2.对于重要的采购项目，采购中心可以会同需求部门、质量控制部门等组成联合验收小组进行验收。3.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收标准、验收结果等内容。4.对于验收不合格的采购项目，采购中心应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改、换货、退货等措施。如供应商拒绝履行义务，采购中心应按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的真实性、合同执行情况、验收结果等。2.采购付款申请经财务部门负责人审核签字后，报集团管理层审批。3.集团管理层审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。与供应商协商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时的价格调整方式。合理安排采购时间，避免在价格高峰期采购。2.供应商违约风险加强供应商管理，选择资质信誉良好、实力雄厚的供应商。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。对供应商进行定期考核评价，及时发现潜在的违约风险并采取措施加以防范。3.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资、工程或服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，如质量认证证书、检测报告等。建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购项目及时追溯原因，追究相关责任。4.法律风险采购活动严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。加强对采购人员的法律培训，提高法律意识和风险防范能力。在采购合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，避免合同存在法律漏洞。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购中心负责收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.通过多种渠道收集采购信息，如市场调研、行业报告、供应商网站、政府部门发布的信息等。（二）采购信息整理与分析1.采购中心对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供参考依据。分析内容包括市场价格走势、供应商动态、采购成本变化趋势等。（三）采购信息共享1.采购中心将整理分析后的采购信息及时共享给集团各相关部门，实现信息资源的有效利用。2.需求部门可以通过采购信息系统查询采购信息，了解市场价格情况和供应商信息，为提出合理的采购需求提供参考。3.财务部门可以根据采购信息分析采购成本，为预算编制和成本控制提供支持。**六、采购绩效评估**（一）评估指标设定1.采购成本指标采购价格降低率：（预算采购价格实际采购价格）/预算采购价格×100%采购成本节约额：预算采购成本实际采购成本2.采购质量指标验收合格率：验收合格数量/采购总数量×100%质量问题发生率：出现质量问题的采购项目数量/采购总项目数量×100%3.采购效率指标采购周期：从采购申请发出到采购合同签订的时间间隔合同执行率：按时履行采购合同的数量/采购合同总数量×100%4.供应商管理指标供应商满意度：供应商对采购中心合作评价的得分新供应商开发成功率：新开发的合格供应商数量/计划开发的供应商数量×100%（二）评估方法1.定期评估：采购中心每月或每季度对采购绩效进行评估，根据设定的评估指标收集数据，进行分析和评价。2.对比评估：将采购绩效与历史数据、同行业数据进行对比，找出差距和改进方向。3.综合评估：综合考虑采购成本、质量、效率、供应商管理等方面的指标，对采购绩效进行全面评价。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，