学校大额物资采购制度

PAGE学校大额物资采购制度一、总则（一）目的为了加强学校大额物资采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的单项或批量采购金额达到规定标准以上的物资采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受师生监督，确保公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购物资的性价比。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。采购工作领导小组负责审议学校大额物资采购的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体组织实施大额物资采购活动。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规，具备良好的沟通协调能力和职业道德素养。采购人员的主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案，明确采购需求、采购方式、采购时间等。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。3.对采购过程进行监督管理，确保采购活动按照规定程序进行，保证采购质量。4.负责采购项目的验收工作，组织相关人员对采购物资进行验收，确保物资符合合同要求。5.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同、验收报告等资料，以备查阅。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、技术参数等，并对采购需求的合理性和准确性负责。需求部门应配合采购部门做好采购工作，提供必要的技术支持和协助，参与采购项目的验收工作。（四）监督部门职责学校纪检监察部门负责对大额物资采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规和学校规定，对发现的问题及时进行调查处理。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制各需求部门应根据学校事业发展规划和教学科研实际需要，在每年年底前编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、采购内容、采购金额、采购时间等，并按照学校预算编制要求进行填报。采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购计划，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照采购预算组织采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整程序办理审批手续。需求部门应严格控制采购支出，确保采购资金专款专用，不得超预算采购。（三）预算监督学校财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购工作领导小组报告采购预算执行情况。审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，发现问题及时督促整改。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照以下程序进行：1.采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.发布招标公告，通过学校官网、政府采购网等媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。3.发售招标文件，向购买招标文件的供应商提供招标文件，并收取招标文件工本费。4.开标评标，按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。5.中标公示，将中标候选人名单在学校官网、政府采购网等媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。6.签订合同，采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购部门确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书。2.供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定的时间内提交投标文件。3.开标评标，按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。4.中标公示，将中标候选人名单在学校官网、政府采购网等媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。5.签订合同，采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。3.确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。4.谈判，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。6.签订合同，采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、采购内容、采购金额等，并附相关证明材料。2.学校采购工作领导小组对单一来源采购申请进行审核，审核通过后报学校领导审批。3.公示，将单一来源采购情况在学校官网、政府采购网等媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。4.签订合同，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：1.采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.询价小组制定询价文件，明确询价项目的技术规格、商务条款、询价要求等。3.确定邀请参加询价的供应商名单，向其发出询价通知书。4.询价供应商报价后，询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。5.确定成交供应商，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。6.签订合同，采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。五、采购程序（一）采购申请各需求部门根据教学科研、行政管理等工作需要，填写《学校大额物资采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、技术规格、质量要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字盖章后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性、采购方式的适用性等。审核通过后，报学校采购工作领导小组审批。学校采购工作领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，审批通过后采购部门方可组织采购活动。（三）采购实施1.编制采购文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。2.发布采购信息：采购部门通过学校官网、政府采购网等媒体发布采购信息，邀请潜在供应商参加采购活动。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式采购文件获取时间地点、投标截止时间、开标时间地点等内容。3.供应商报名与资格审查：潜在供应商按照采购信息的要求报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合资格要求的供应商名单。4.组织开标评标（谈判、询价）：采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）过程中，采购人员应严格按照规定程序进行操作，确保采购活动的公平公正。评标委员会（谈判小组、询价小组）由采购人代表和有关专家组成，负责对投标文件（谈判响应文件、询价报价文件）进行评审，推荐中标候选人（成交供应商）。5.中标（成交）公示：采购部门将中标候选人（成交供应商）名单在学校官网、政府采购网等媒体上进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。公示期间，如无异议，采购部门向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。（四）合同签订采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目顺利实施。（五）验收采购项目完成后，采购部门组织相关人员对采购物资进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资的数量、质量、规格等进行检查验收。验收合格后，验收人员填写《学校大额物资采购验收报告》，并签字确认。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施进行整改或退换货，直至验收合格为止。（六）付款采购部门根据采购合同约定和验收情况，办理付款手续。付款时，采购部门应审核供应商提交的发票、验收报告合同等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，及时支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标（成交）通知书发出之日起[X]个工作日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目顺利实施。（二）合同履行采购合同签订后，采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，提供必要的协助和支持；供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，并负责货物的运输、安装调试、培训等工作。在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应协商解决；协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。（三）合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如退还货款、赔偿损失等。（四）合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，妥善保管采购合同文件、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等资料。采购合同档案应按照档案管理规定进行分类、整理、归档，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督学校纪检监察部门和审计部门负责对大额物资采购活动进行内部监督。纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，审计部门对采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等进行审计监督。采购部门应自觉接受内部监督，积极配合纪检监察部门和审计部门开展工作，及时整改存在的问题。（二）外部监督学校大额物资采购活动接受社会监督。采购部门应按照政府采购信息公开的要求，及时在学校官网、政府采购网等媒体上发布采购信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、中标（成交）供应商等内容，接受师生和社会公众的监督。（三）检查与考核学校定期对大额物资采购制度的执行情况进行检查和考核，检查内容包括采购程序合规性、采购合同履行情况、采购资金使用效益等。对执行制度不力、存在违规违纪行为的部门和个人，将按照学校有关规定进行严肃处理。八、责任追究（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，由学校责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.委托不具备政府采购