自行采购工作制度

PAGE自行采购工作制度一、总则（一）目的为规范公司自行采购工作流程，加强采购管理，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在日常生产经营活动中，使用自有资金进行的各类物资、服务等的自行采购行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和完善公司自行采购工作流程及相关制度，并组织实施。2.收集、整理、分析市场信息，建立和维护供应商信息库，定期评估供应商。3.根据公司需求，编制采购计划，组织采购活动，确保采购任务按时完成。4.负责采购合同的起草、审核、签订、执行及跟踪，协调处理合同履行过程中的问题。5.参与采购物资、服务的验收工作，对采购质量负责。6.定期向上级领导汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和决策建议。（二）需求部门职责1.根据公司生产经营计划和实际需求，提出物资、服务采购申请，明确采购规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行市场调研，提供采购相关技术支持和商务信息。3.参与采购合同的评审，负责采购物资、服务的验收工作，并及时反馈验收结果。4.对采购物资、服务的使用情况进行跟踪和评估，提出改进建议。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。2.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款进行审核。3.负责采购款项的支付审核和账务处理，定期与采购部门核对账目。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购行为的合法性。2.对采购合同进行审计，审查合同条款的完整性、合理性和有效性。3.对采购项目的绩效进行评价，提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大、涉及重要生产经营活动的采购申请，需求部门应附相关论证材料，如技术方案、成本效益分析等，报公司分管领导审批。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购部门后，采购部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核。2.审核通过后，采购申请表依次提交至财务部门审核预算，审计部门审核合规性。3.财务部门根据公司预算安排，对采购申请的资金预算进行审核，确保采购资金在预算范围内。审计部门对采购申请及相关流程的合规性进行审查，提出审计意见。4.经财务部门和审计部门审核通过后，采购申请表报公司总经理审批。总经理根据公司整体经营情况和采购申请的重要性，做出最终审批决定。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据审批通过的采购申请，制定采购方案。采购方案应包括采购方式选择、供应商选择标准、采购时间安排等内容。2.选择采购方式：根据采购物资或服务的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资或服务。采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，报公司领导审批后，与单一供应商进行采购谈判。3.供应商选择：采购部门根据采购方案，从供应商信息库中筛选或通过市场调研等方式寻找潜在供应商。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。根据审查结果，确定入围供应商名单，并组织对入围供应商进行实地考察或邀请其提供样品进行测试。综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商签订采购合同。（四）合同签订1.采购部门负责起草采购合同，合同内容应包括双方当事人的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。合同条款应符合法律法规和公司规定，明确双方的权利和义务。2.采购合同初稿完成后，提交至需求部门、财务部门、审计部门进行会签。各部门根据职责分工，对合同条款进行审核，提出修改意见。采购部门根据各部门的意见对合同进行修改完善。3.经各部门会签通过的采购合同，报公司总经理审批。总经理审批通过后，采购部门与供应商签订正式合同。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门存档。(五)采购验收1.采购物资、服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员成立验收小组，明确验收标准和验收流程。2.采购物资、服务到货时，验收小组应按照合同要求和验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等，以及服务的内容、质量、完成时间等。验收过程中，应做好验收记录，填写《采购验收单》。3.对于验收合格的采购物资、服务，验收小组在《采购验收单》上签字确认。验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题。如供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（六）采购付款1.采购物资、服务验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，如采购合同、发票、验收单等，提交至财务部门办理付款手续。2.财务部门根据合同约定的付款方式和付款期限，对采购资料进行审核。审核无误后，按照公司财务管理制度办理付款业务。付款时，应严格遵守资金支付审批流程，确保资金支付安全。3.对于预付款项的采购项目，财务部门应在付款前对供应商的履约能力进行评估，防范预付款风险。在采购合同履行过程中，财务部门应跟踪资金使用情况，确保采购资金专款专用。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门应评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。对于高风险等级的风险因素，应制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：采购部门应密切关注市场价格动态，建立价格预警机制。对于价格波动较大的物资或服务，可采用套期保值、签订框架协议、分批采购等方式降低价格风险。2.供应商违约风险：采购部门应加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的信誉状况和履约能力。在签订采购合同前，要求供应商提供履约保证金或银行保函。在合同履行过程中，加强对供应商的跟踪和检查，及时发现并解决供应商违约问题。3.质量风险：采购部门应严格把控采购质量，在采购合同中明确质量标准和验收条款。加强对采购物资、服务的检验检测，要求供应商提供质量合格证明文件。对于质量不合格的采购物资、服务，及时与供应商协商处理，确保公司生产经营活动不受影响。4.法律风险：采购部门应加强对法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订过程中，严格审查合同条款，避免出现法律漏洞。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供法律支持，防范法律风险。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、发票、验收单等资料，实地走访供应商、需求部门等方式进行审计检查。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如