东山镇政府采购内控制度

PAGE东山镇政府采购内控制度一、总则（一）目的为了规范东山镇政府采购行为，加强政府采购内部控制，提高政府采购资金使用效益，防范政府采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于东山镇政府机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：政府采购应当遵循公正、公平、公开的原则，保障采购当事人的合法权益，维护市场竞争秩序。3.效益性原则：在满足采购需求的前提下，应当优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全政府采购内部控制机制，加强对采购活动的全过程监督，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位的工作需要和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当细化到具体的采购项目、采购数量、采购金额等，并明确采购资金来源。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算或无预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经财政部门批准。（三）预算监督1.财政部门应当加强对政府采购预算执行情况的监督检查，确保采购预算的严格执行。2.采购人应当定期向财政部门报告采购预算执行情况，接受财政部门的监督。三、采购需求管理（一）需求确定1.采购人应当根据本单位的实际需求，结合相关标准和规范，科学合理地确定采购需求。2.采购需求应当明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、数量、交付时间等内容。（二）需求论证和审核1.对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购人应当组织相关专家进行需求论证。2.采购需求应当报经本单位内部审核批准，并在采购文件中予以明确披露。（三）需求变更1.在采购活动中，因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应当按照规定的程序进行审批，并及时通知采购代理机构和供应商。2.采购需求变更应当以书面形式通知采购代理机构和供应商，并作为采购文件的组成部分。四、采购方式选择（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、中标等环节。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2邀请招标应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应当按照规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应当按照规定的程序进行，包括成立采购小组、协商谈判、确定成交供应商等环节。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应当按照规定的程序进行，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应当包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应当明确采购项目的实质性要求和条件，以及供应商的资格条件、技术规格、商务条款等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应当符合法律法规和相关政策规定的要求，内容完整、准确、清晰。2.采购文件应当根据采购项目的特点和需求，合理设置评审标准和方法，确保评审结果的公正性和客观性。（三）采购文件审核1.采购人应当对采购文件进行内部审核，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。2.采购文件应当报经财政部门备案，并在采购活动开始前向供应商公布。六、采购活动组织（一）采购代理机构选择1.采购人可以自行组织采购活动，也可以委托集中采购机构或其他采购代理机构代理采购活动，但必须签订委托代理协议。2.采购人应当按照规定的程序选择采购代理机构，确保采购代理机构具备相应的资质和能力。（二）采购活动实施1.采购代理机构应当按照采购文件的要求组织采购活动，确保采购活动的顺利进行。2.在采购活动中，采购代理机构应当遵守法律法规和相关政策规定，维护采购当事人的合法权益，保证采购活动的公正性和客观性。（三）采购活动监督1.财政部门应当加强对采购活动的监督检查，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。2.采购人应当对采购活动进行全过程监督，及时发现和解决采购活动中出现的问题。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，并明确合同双方的权利和义务。（二）合同履行1.采购人和供应商应当按照政府采购合同的约定履行各自的义务，不得擅自变更、中止或者终止合同。2.在合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同的，应当按照规定的程序进行审批，并签订书面补充合同。（三）合同验收1.采购人应当按照政府采购合同的约定对采购项目进行验收，并出具验收报告。2.验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量、服务等内容，并由验收人员签字确认。（四）合同付款1.采购人应当按照政府采购合同的约定及时支付采购资金，不得无故拖延或者拒绝支付。2.采购人应当严格按照财政部门的要求进行采购资金支付管理，确保采购资金的安全和规范使用。八、采购档案管理（一）档案内容1.政府采购档案应当包括采购预算、采购需求、采购文件、采购活动记录、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动有关的文件和资料。采购预算文件，包括预算编制依据、审批文件等。采购需求相关资料，如需求确定过程记录、论证报告等。采购文件，涵盖招标、谈判、询价等各类采购方式下的文件。采购活动记录，包括开标、评标、谈判过程的详细记录。采购合同及其补充协议。验收报告，明确验收标准、过程和结果。付款凭证，体现资金支付情况。（二）档案管理要求1.采购人应当建立健全政府采购档案管理制度，指定专人负责档案管理工作。2.政府采购档案应当妥善保管，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。3.政府采购档案的保管期限应当按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。（三）档案查阅和借阅1.单位内部人员因工作需要查阅政府采购档案的，应当经档案管理人员同意，并办理查阅登记手续。2.外单位人员因工作需要查阅政府采购档案的，应当经档案管理人员和单位负责人同意，并办理查阅登记手续。查阅人员不得擅自复制、摘录档案内容。3.借阅政府采购档案的，应当经档案管理人员和单位负责人同意，并办理借阅登记手续。借阅人员应当在规定的期限内归还档案，不得转借他人。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督检查，依法对采购人、采购代理机构、供应商等采购当事人的采购活动进行监督管理。2.监督检查的内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购活动组织、采购合同签订与履行、采购档案管理等方面。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。采购人应当在收到质疑函后七个工作日内作出答复。2.供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。财政部门应当在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定。（三）责任追究1.采购当事人在政府采购活动中有违法行为的，应当依法承担相应的法律责任。2.采购人、采购代理机构及其工作人员有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，并可以按照有关法律规定处以罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关依法给予处分，并予通报：未按照本制度规定编制采购预算的：包括预算编制不科学、不合理，未细化到具体项目、数量和金额等，导致采购资金使用缺乏计划性和准确性。擅自调整采购预算或者无预算采购的：未经规定程序批准随意变动预算，或者在没有预算安排情况下进行采购，破坏了预算的严肃性和资金管理秩序。未按照规定选择采购方式的：违反法律法规和制度要求，错误选用采购方式，影响采购活动的公正性和合法性，可能导致采购效率低下或采购成本增加。采购文件编制不符合要求的：如文件内容不完整、不准确、不清晰；未明确实质性要求和条件；评审标准和方法设置不合理等，影响采购活动的正常开展和评审结果的公正性。采购活动组织不规范的：包括未按规定选择采购代理机构；采购代理机构在组织活动过程中违反程序、操作不规范等，导致采购活动混乱、出现争议。采购合同签订与履行不符合规定的：未按时签订合同；合同条款不明确、不完整；擅自变更、中止或终止合同；未按合同约定履行义务等，损害合同双方权益，影响采购项目的顺利实施。采购档案管理不善的：未建立健全档案管理制度；档案内容缺失、不完整；档案保管不当，造成档案损坏、丢失或被篡改等，影响对采购活动的追溯和监督。3.供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，并予以通报：提供虚假材料谋取中标、成交的：通过伪造、变造资质证明、业绩材料、产品质量证明等虚假文件骗取中标或成交资格，严重破坏政府采购市场秩序。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的：如恶意贬低其他供应商产品质量、服务水平，散布不实信息干扰采购活动正常进行，损害其他供应商合法权益。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的：供应商之间、供应商与采购人或采购代理机构相互勾结，通过不正当手段操纵采购结果，损害国家利益和其他当事人利益。向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的：以贿赂等非法手段获取