请购及采购管理制度

PAGE请购及采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司请购及采购行为，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资、服务等的请购及采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益。4.职责明确原则：明确各部门在请购及采购过程中的职责，确保工作流程顺畅。二、请购管理（一）请购需求的提出1.各部门根据生产经营计划、业务需求等，确定需要采购的物资或服务。2.请购部门应详细填写请购单，注明请购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。请购单示例：请购部门请购日期请购编号物资/服务名称规格型号数量质量要求预计到货时间XX部门XX年X月X日XXXX电脑联想XXXX5台性能稳定，符合办公软件运行要求XX年X月X日（二）请购审批流程1.请购单由请购部门负责人审核签字，确认请购需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司相关领导审批。审批流程如下：请购部门填写请购单并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将请购单提交至财务部门，由财务部门对预算进行审核。财务部门审核通过后，请购单提交至分管领导审批。分管领导审批通过后，报总经理审批。总经理审批通过后，方可进入采购环节。（三）紧急请购1.如遇紧急情况，需立即采购物资或服务，由请购部门填写紧急请购单，并说明紧急原因。2.紧急请购单经请购部门负责人签字后，可直接提交采购部门进行采购，但事后需按照正常审批流程补办审批手续。三、采购管理（一）采购方式1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、供应商竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。通过公开招标、邀请招标等形式，选择最优供应商。2.询价采购：适用于采购金额较小、市场供应充足、价格相对透明的物资或服务。向多家供应商询价，比较价格、质量等因素后确定供应商。3.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（二）供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等。根据采购需求，从供应商信息库中筛选合适的供应商，并进行实地考察或资质审核。选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为合作伙伴。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。3.供应商合作协议与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合作协议应作为采购活动的重要依据，确保双方按照协议履行各自职责。（三）采购流程1.采购计划制定采购部门根据请购单及审批结果，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等信息。2.采购实施根据采购计划，采购人员选择合适的采购方式进行采购。对于招标采购项目，按照招标程序发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。对于询价采购项目，向多家供应商发送询价函，收集报价信息，并进行比较分析，确定供应商。对于单一来源采购项目，与供应商协商确定采购价格、交货期等条款，并签订采购合同。3.采购合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同由采购部门起草，经法律部门审核后，报公司领导审批。审批通过后，由双方签字盖章生效。4.采购订单下达根据采购合同，采购部门向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单应及时传递给供应商，并要求供应商签字确认。（四）采购进度跟踪1.采购部门应建立采购进度跟踪机制，及时掌握采购项目的进展情况。2.定期与供应商沟通，了解物资或服务的生产进度、运输情况等，确保按时交货。3.如发现采购进度延迟或出现问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，确保采购任务按时完成。（五）采购验收1.验收标准：采购物资或服务到货后，由请购部门会同质量检验部门等相关人员按照采购合同及相关标准进行验收。验收标准应明确物资或服务的质量、规格、数量等方面要求。2.验收程序请购部门收到采购物资或服务后，应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门按照验收标准对物资或服务进行检验，出具检验报告。如验收合格，由请购部门在验收单上签字确认；如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。验收单示例：验收部门验收日期验收编号物资/服务名称规格型号数量供应商验收情况XX部门XX年X月X日XXXX电脑联想XXXX5台XX公司外观无损坏，性能测试合格四、付款管理（一）付款申请1.采购物资或服务验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，填写付款申请单。付款申请单应注明采购合同编号、物资或服务名称、规格型号、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。付款申请单示例：付款申请部门申请日期申请编号采购合同编号物资/服务名称规格型号数量采购金额已付款金额本次申请付款金额采购部门XX年X月X日XXXXXXXX电脑联想XXXX5台XX元XX元XX元2.付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。（二）付款审批1.财务部门收到付款申请单后，对相关资料进行审核，核实采购合同执行情况、验收情况等。2.对于金额较大的付款项目，需提交公司相关领导审批。审批流程如下：财务部门审核通过后，将付款申请单提交至分管领导审批。分管领导审批通过后，报总经理审批。总经理审批通过后，财务部门方可办理付款手续。（三）付款方式1.公司根据采购合同约定及实际情况，选择合适的付款方式，包括银行转账、支票、汇票等。2.对于长期合作的供应商，可根据双方协商确定的付款周期进行付款。五、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对请购及采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报信息，及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）考核制度1.建立采购工作考核制度，对采购部门及相关人员的工作绩效进行考核。考核内容包括采购成本控制、采购质量、采购进度、供应商管理等方面。2.根据考核结果，