学校工程采购制度

PAGE学校工程采购制度一、总则（一）目的为规范学校工程采购行为，加强工程采购管理，提高资金使用效益，保证工程质量，根据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类新建、改建、扩建工程项目以及与之相关的设备、材料采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开、公正、公平，接受学校师生和社会监督。3.质量优先原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保工程质量。4.效益原则合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立工程采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议工程采购重大事项，决策采购方式、采购预算等。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。3.审查供应商资质和产品质量。4.签订采购合同。5.协调采购过程中的相关事宜。（三）其他相关部门职责1.工程管理部门负责提出工程建设需求，审核工程设计方案和施工图纸，监督工程施工质量和进度。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，进行财务核算。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性和合规性。三、采购预算管理（一）预算编制1.工程管理部门根据学校发展规划和实际需求，提出工程建设项目计划，并编制项目预算草案。2.采购部门会同财务部门对预算草案进行审核，结合市场价格行情，确定合理的采购预算。3.采购预算应明确采购项目、规格型号、数量、预算金额等内容，并报学校工程采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购部门严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报学校工程采购领导小组审批。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围达到下列标准之一的工程采购项目，必须进行公开招标：（1）施工单项合同估算价在400万元人民币以上；（2）重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；（3）勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.招标程序（1）采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。（2）对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人。（3）发售招标文件，组织投标人踏勘现场和答疑。（4）开标、评标、定标，确定中标人。（5）发出中标通知书，与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.招标程序（1）采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（2）后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；（4）不能事先计算出价格总额。2.谈判程序（1）成立谈判小组，制定谈判文件。（2）确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判文件。（3）组织谈判，供应商进行报价和谈判。（4）确定成交供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.采购程序（1）采购部门提出单一来源采购申请，说明理由。（2）学校工程采购领导小组进行审核批准。（3）与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的工程采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序（1）成立询价小组，制定询价文件。（2）确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书。（3）供应商报价，询价小组对报价进行比较，确定成交供应商。（4）签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商信息库，收集供应商基本信息、资质证明、业绩情况等。2.制定供应商准入标准，对申请进入信息库的供应商进行资格审查。3.经审查合格的供应商纳入信息库，作为学校工程采购的潜在供应商。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等。2.建立供应商评价指标体系，采用量化评分的方式对供应商进行评价。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商给予奖励，如表彰、增加订单份额等。2.对违反采购合同约定、产品质量不合格等的供应商，采取相应的约束措施，如扣除履约保证金、暂停合作、取消供应商资格等。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定中标人或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应报学校相关部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时提供货物或服务，保证产品质量和工程进度。3.工程管理部门应监督供应商的履约情况，对不符合合同要求的，及时要求供应商整改。（三）合同变更与终止1.如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因需要终止合同的，采购部门应及时办理相关手续。（四）合同档案管理1.采购部门负责采购合同档案的整理、归档和保管。2.采购合同档案应包括合同文本、招投标文件、验收报告、付款凭证等相关资料。3.合同档案应妥善保管，以备查阅和审计。七、采购验收管理（一）验收组织1.对于工程采购项目，成立验收小组，由工程管理部门、采购部门、使用部门等相关人员组成。2.验收小组负责制定验收方案，组织实施验收工作。（二）验收标准1.按照采购合同约定的质量标准、规格型号、数量等进行验收。2.对于国家有强制性标准的，应符合国家相关标准要求。（三）验收程序1.供应商交货或工程竣工后，应向采购部门提交验收申请。2.采购部门组织验收小组进行验收，验收小组可采取现场检查、测试、抽样检验等方式进行验收。3.验收合格的，验收小组出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后重新验收。（四）验收结果处理1.验收合格的项目方可办理结算和支付手续。2.验收不合格的项目，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，要求供应商采取补救措施或赔偿损失。八、采购付款管理（一）付款申请1.供应商完成交货或工程竣工并验收合格后，应向采购部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购合同编号、付款金额、付款理由等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。（二）付款审核1.采购部门对供应商的付款申请进行审核，核实相关证明材料的真实性和完整性。2.财务部门对付款申请进行财务审核，确保付款金额符合合同约定和财务规定。3.审计部门对付款申请进行审计监督，审查付款程序的合法性和合规性。（三）付款审批1.经采购部门、财务部门和审计部门审核通过的付款申请，报学校相关领导审批。2.学校领导根据审批权限进行审批，批准后办理付款手续。（四）付款方式1.采购付款方式应根据合同约定和学校财务制度执行，一般包括支票、汇票、电汇等。2.对于金额较大的采购项目，可根据实际情况采取分期付款方式。九、采购监督与审计（一）内部监督1.学校成立采购监督小组，定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况等。2.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目