红十字会采购制度

PAGE红十字会采购制度一、总则（一）目的为了规范红十字会的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，保障红十字会各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于红十字会机关及所属各单位（以下统称“各单位”）使用财政性资金、社会捐赠资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动。4.公正原则：采购程序公正，采购结果公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务。（四）采购组织与职责1.采购决策机构：红十字会设立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由会领导、相关部门负责人等组成。2.采购执行机构：各单位根据职责分工负责具体采购项目实施，明确采购承办部门和承办人员。采购承办部门负责采购项目的组织、协调、实施等工作；采购承办人员负责采购项目的具体操作。3.监督机构：红十字会设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由纪检监察部门人员、财务人员等组成。二、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据年度工作计划和实际需求编制采购预算，采购预算应细化到具体项目、数量、规格和金额等。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑资金来源和使用效益。3.采购预算编制过程中，采购承办部门应与财务部门等相关部门沟通协调，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照规定的审批程序进行审批。2.一般采购项目预算由各单位负责人审批；重大采购项目预算需报采购领导小组审批。（三）预算执行1.各单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。因特殊原因确需调整预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.采购承办部门应加强对采购预算执行情况的跟踪和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（四）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组报告预算执行情况。2.采购监督小组负责对采购预算执行情况进行全程监督，对违反预算规定的行为及时进行纠正和处理。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求或者招标项目的性质、供应商资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价、提交投标文件的截止时间、开标时间及地点等内容。4.采购人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对供应商资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。5.采购人应当按照招标文件规定的时间、地点开标，并邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由采购人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应当记录，并存档备查。6.评标由采购人依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人的代表和有关技术、经济等方面专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当向采购人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。采购人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。采购人也可以授权评标委员会直接确定中标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量用途、简要技术要求或者招标项目性质、供应商资格要求、获取招标文件时间、地点、方式及招标文件售价、提交投标文件截止时间、开标时间及地点等内容。4.邀请招标的其他程序和要求参照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人或者采购代理机构应当成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对采购项目的需求进行了解，并与供应商进行谈判。谈判小组应当根据谈判文件和谈判情况，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报同级财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，采购人可以与供应商签订采购合同，并报同级财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对其报价进行比较并确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人或者采购代理机构应当成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的需求进行了解，并向供应商发出询价单。供应商应当在规定时间内报价，并将报价文件密封提交给询价小组。询价小组应当对供应商的报价进行评审，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、采购程序（一）采购计划制定1.各单位根据工作需要和预算安排，制定采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、数量、规格、预算金额及采购时间等。2.采购计划制定后，采购承办部门应填写《红十字会采购计划表》，经本部门负责人审核后，报财务部门和采购监督小组备案。（二）采购需求确定1.采购承办部门根据采购计划，组织相关人员对采购项目的需求进行调研和分析，确定采购项目的技术要求、质量标准、服务要求等。2.采购需求确定后，采购承办部门应填写《红十字会采购需求说明书》，详细描述采购项目的需求内容。（三）采购方式选择1.采购承办部门根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照本制度规定选择合适的采购方式。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购承办部门应按照规定编制招标文件或投标邀请书，并报采购领导小组审核。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购承办部门应制定谈判文件、采购方案或询价单，并报采购领导小组批准。（四）供应商选择与采购文件发放1.采购承办部门按照采购方式的要求选择供应商。采用公开招标、邀请招标方式采购的，应通过发布招标公告、投标邀请书等方式邀请供应商参与投标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，应从符合相应资格条件的供应商中选择参与采购活动的供应商。2.采购承办部门向选定的供应商发放采购文件，采购文件应包括招标文件、投标邀请书、谈判文件、采购方案、询价单等以及相关附件。采购承办部门应要求供应商在规定时间内签收采购文件，并确认收到采购文件的内容。（五）投标与响应文件提交1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，供应商应按照招标文件或投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，供应商应按照谈判文件、采购方案或询价单的要求编制响应文件，并在规定时间内提交响应文件。响应文件应包括报价、技术方案、服务承诺等内容。3.采购承办部门应在规定时间和地点接收供应商提交的投标或响应文件，并进行登记和签收。（六）开标、谈判、询价及评审1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购承办部门应按照规定组织开标。开标时，应邀请所有投标人参加，开标过程应记录并存档备查。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购承办部门应组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件的要求与供应商进行谈判，并要求供应商在规定时间内进行最后报价。3.采用询价方式采购的，采购承办部门应组织询价小组向供应商发出询价单，并要求供应商在规定时间内报价。询价小组应根据供应商的报价进行评审，并确定成交供应商。4.采用单一来源采购方式采购的，采购承办部门应按照规定组织与供应商进行协商谈判，并确定成交供应商。5.评审过程中，评审人员应按照评审标准对投标或响应文件进行评审，并出具评审报告和推荐成交候选人。评审报告应包括评审过程、评审结果、推荐成交候选人等内容。（七）成交供应商确定与合同签订1.采购人根据评审报告和推荐成交候选人确定成交供应商。2.采购承办部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、采购内容、数量、规格、价格、交货时间、交货地点、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应报财务部门和采购监督小组备案。（八）采购项目验收1.采购项目完成后，采购承办部门应组织相关人员对采购项目进行验收检查。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、质量、效果等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，并填写《红十字会采购项目验收报告》。验收报告应包括验收项目名称、验收内容、验收标准、验收情况、验收结论等内容。3.验收合格的，采购承办部门应办理资产入账等手续；验收不合格的，采购承办部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等，直至验收合格。五、采购合同管理（一）合同签订管理1.采购承办部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购承办部门应将合同文本送财务部门和采购监督小组审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规和采购文件要求、合同金额是否与采购预算一致、合同风险防范措施是否有效等。3.经审核通过的采购合同，由采购承办部门负责人与成交供应商签字（盖章）确认。采购合同签订后，应及时报财务部门和采购监督小组备案。（二）合同履行管理1.采购承办部门应负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.成交供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等履行合同义务，提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购承办部门应与成交供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报财务部门和采购监督小组备案。（三）合同付款管理1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购项目验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规合法。2.采购承办部门应协助财务部门做好合同付款工作，及时提供合同履行情况等相关信息。（四）合同档案管理1.采购承办部门应负责采购合同档案的整理、归档和保管工作。采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价单、采购需求说明书、采购项目验收报告、发票及付款凭证等相关资料。2.采购合同档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并妥善保管。采购合同档案保管期限按照国家有关规定执行。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的执行、采购方式的选择、供应商的确定、采购合同的签订与履行等环节。2.采购监督小组应定期对采购活动进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金专款专用，合规使用。4.各单位应建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。（二）外部监督1.红十字会应主动接受社会监督，及时