新奥集团采购制度汇编

PAGE新奥集团采购制度汇编一、总则（一）目的本制度旨在规范新奥集团（以下简称“集团”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，保障集团各项业务的顺利开展，维护集团利益。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各分子公司、分支机构（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得进行欺诈、不正当竞争等行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等事项。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团采购管理部门负责统筹管理集团的采购工作，其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划制定、供应商管理、采购合同签订与执行等。3.监督采购过程，确保采购活动符合制度要求和相关法律法规。4.分析采购数据，评估采购绩效，提出改进建议。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作，其主要职责包括：1.根据业务需要，准确、及时地提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程，提供技术支持和商务谈判协助。3.对采购物资、工程或服务进行验收，反馈使用情况和意见。（四）其他部门财务部门负责审核采购预算、支付款项等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同等法律文件，提供法律咨询服务。各部门应各司其职，并相互配合，共同做好采购工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据年度业务计划、项目进度安排等，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，提交至采购管理部门。采购管理部门汇总各需求部门的采购计划，结合库存情况、市场供应情况等进行综合平衡，编制集团年度采购计划。3.年度采购计划应报采购决策委员会审批后执行。对于临时性、紧急性采购需求，需求部门应及时向采购管理部门提出申请，采购管理部门审核后可纳入临时采购计划进行采购。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因业务变化、市场供应变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出调整申请，并说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门对调整申请进行审核，必要时组织相关部门进行论证。调整后的采购计划应报采购决策委员会审批后执行。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商准入条件一般包括：具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或服务能力、合理的价格水平、完善的售后服务体系等。2.潜在供应商应提交准入申请，包括企业基本信息、资质证明、业绩情况、产品或服务介绍等资料。采购管理部门对申请资料进行审核，并可实地考察供应商，评估其是否符合准入条件。3.经审核通过的供应商纳入集团供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括供应商品质、交货期、价格、售后服务等方面。2.评价与考核方式可采用定期评估、不定期抽查、客户反馈等多种形式。采购管理部门根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，在同等条件下可优先选择；对于不合格供应商，采购管理部门应责令其限期整改，整改后仍不符合要求的，将其从供应商名录中剔除。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议或进行业务洽谈，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.对于重要供应商，采购管理部门可与其签订战略合作协议，建立长期稳定的合作关系，共同应对市场挑战，实现互利共赢。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据采购计划或实际业务需要，填写采购申请表。采购申请表应详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等内容。2.采购申请表经本部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、合规性、预算情况等。2.根据采购金额大小和重要性程度，采购申请分别报采购管理部门负责人、采购决策委员会审批。对于金额较小、风险较低的采购申请，可由采购管理部门负责人直接审批；对于金额较大、风险较高的采购申请，应提交采购决策委员会审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，制定采购方案。采购方案应包括采购方式选择、供应商选择、采购时间安排、采购合同条款等内容。2.采购方式主要包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。采购管理部门应根据采购物资、工程或服务的特点、市场供应情况等，合理选择采购方式。3.对于招标采购项目，采购管理部门应按照国家有关法律法规和集团招标管理制度的要求，组织招标活动。招标活动应包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。4.对于竞争性谈判采购、询价采购等项目，采购管理部门应组织相关人员与供应商进行谈判或询价，比较各供应商的报价、产品或服务质量、交货期等因素，选择最优供应商。5.采购管理部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应经法务部门审核。（四）采购验收1.采购物资、工程或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资、工程或服务的数量、质量、规格等进行检验。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门负责与供应商协商解决，如协商不成，可按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购管理部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经相关部门审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同执行情况、验收情况、发票情况等。审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间支付款项。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购过程中的风险进行识别与评估，识别的风险包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，可加强供应商管理，增加备用供应商，签订详细的违约责任条款等；对于质量风险，可加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件等；对于价格风险，可进行市场调研，采用合理的采购方式等；对于合同风险，可加强合同审核，明确合同条款等；对于法律风险，可加强法务审核，咨询专业法律意见等。2.建立风险预警机制，及时发现风险迹象，采取相应的措施进行处理，避免风险扩大。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的日常监督。监督内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等环节。2.定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）审计监督