中职学校采购制度及流程

PAGE中职学校采购制度及流程一、总则1.目的为规范中职学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于中职学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校师生及社会监督。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证采购项目的质量和效益。诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由学校领导、相关部门负责人等组成。职责：研究制定采购政策和制度。审议采购计划和重大采购项目。监督采购活动的执行情况。2.采购工作小组组成：由采购部门牵头，相关专业人员参加。职责：负责采购项目的具体实施。编制采购文件，组织采购评审。与供应商沟通协调，签订采购合同。3.采购监督小组组成：由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。职责：对采购活动进行全程监督。受理采购活动中的投诉举报。对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理1.预算编制各部门根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购预算经学校财务部门审核后，报采购领导小组审议批准。2.预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查。采购监督小组对采购预算执行情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。四、采购方式及适用范围1.公开招标适用范围：采购货物或服务单项或批量金额达到规定标准以上的项目。招标程序：发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标、定标。签订采购合同。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。招标程序：发布邀请招标公告。向符合条件的供应商发出投标邀请书。组织开标、评标、定标。签订采购合同。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。谈判程序：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购程序：成立单一来源采购小组。编制单一来源采购文件。与供应商进行协商谈判。确定成交供应商。签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。询价。确定成交供应商。签订采购合同。五、采购流程1.采购申请各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。《采购申请表》经部门负责人签字后，报采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。审核通过的采购项目，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购政策和制度，对采购项目进行审议，做出审批决定。3.采购实施采购部门根据采购领导小组的审批意见，按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标、邀请招标项目，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购部门应按照规定的程序组织谈判、协商或询价。4.采购评审采购部门组织成立评审小组，对供应商的投标文件或报价文件进行评审。评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，确保评审结果公平、公正、公开。评审过程中，评审小组可以要求供应商对投标文件或报价文件进行澄清或说明。5.合同签订根据评审结果，确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，报学校财务部门备案。6.验收付款采购项目到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等。验收合格的采购项目，采购部门应填写《验收报告》，报学校财务部门申请付款。学校财务部门根据采购合同和《验收报告》，办理付款手续。六、采购文件管理1.采购文件的编制采购文件应根据采购项目的特点和要求编制，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、采购合同文本等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评审标准、合同条款等内容，确保采购活动的顺利进行。2.采购文件的审核采购文件编制完成后，应报采购部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性等。审核通过的采购文件，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购政策和制度，对采购文件进行审议，做出审批决定。3.采购文件的保存采购文件应妥善保存，保存期限按照国家有关规定执行。采购文件的保存方式可以采用纸质档案或电子档案，确保采购文件的安全、完整、可追溯。七、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、信誉要求、业绩要求等。采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉记录等。经资格审查合格且具有良好信誉的供应商，列入学校供应商名录。2.供应商评价建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。采购部门组织相关人员对供应商进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据供应商评价结果，对供应商进行动态管理，对评价等级为不合格的供应商，取消其准入资格。3.供应商激励与约束对评价等级为优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、增加采购份额等。对评价等级为不合格的供应商，采取相应的约束措施，如暂停采购、降低采购份额等。八、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别内容包括采购政策风险、采购流程风险、供应商风险、合同风险等。对识别出的风险，应进行详细分析，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查，确保风险得到有效控制。3.风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购活动进行风险监控。采购监督小组对采购活动中的风险进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。九、信息公开与保密1.信息公开采购部门应按照规定的程序和方式，及时公开采购信息，包括采购公告、采购文件、采购结果、采购