采购遴选制度

PAGE采购遴选制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购遴选制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目及相关活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，为供应商提供公平竞争的机会。3.公开透明原则：采购过程及结果应向相关利益方公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化与效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据公司需求确定采购项目、数量、时间等。2.组织实施采购遴选活动，包括供应商选择、招标、谈判等。3.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估与管理。4.负责采购合同的签订、执行与跟踪，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，并对需求的合理性、准确性负责。2.协助采购部门进行供应商考察、技术交流等工作。3.参与采购合同的评审，对采购物资和服务的质量、规格等提出意见。（三）财务部门1.参与采购预算编制，审核采购费用支出。2.负责采购资金的支付与核算，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.对采购项目进行事后审计，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）需求申报1.需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容，并提交相关技术文件或说明。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目明细、采购方式、预计采购时间、采购预算等内容，并报公司领导审批。（三）供应商选择与遴选1.供应商征集采购部门通过多种渠道征集供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对征集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商。2.供应商评估采购部门组织相关人员对符合条件的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务等。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理。3.采购方式确定根据采购项目的特点、金额大小等因素，确定采购方式。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。符合下列情形之一的，可以采用询价采购方式：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目；依法招标项目以外的项目。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。4.采购文件编制根据确定的采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标书、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保供应商能够准确理解采购需求。5.供应商邀请与响应采购部门向符合条件的供应商发出采购文件，邀请其参与采购活动。供应商应在规定时间内响应采购文件，提交相关文件和资料，包括报价文件、技术方案、售后服务承诺等。（四）采购评审1.组建评审小组根据采购项目的特点和要求组建评审小组，评审小组由采购部门、需求部门、财务部门及相关技术专家等组成，成员人数为单数，且技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评审小组职责：负责对供应商的响应文件进行评审，评选出中标候选人或成交供应商。对采购过程中的相关问题进行讨论和决策，确保采购活动的公正性和合法性。2.评审过程评审小组对供应商的响应文件进行详细评审，按照评审标准对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行打分或评价，并记录评审过程和结果。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，评审小组成员应独立发表意见，不得相互串通或影响其他成员的评审结果。3.中标候选人或成交供应商确定根据评审结果，按照得分高低或综合评价情况确定中标候选人或成交供应商。中标候选人或成交供应商应在规定时间内与采购部门进行合同谈判，签订采购合同。（五）合同签订与执行1.合同签订采购部门与中标候选人或成交供应商就采购合同条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。采购合同应明确采购项目明细、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应按照合同约定对采购物资和服务进行验收，如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门处理。（六）采购验收1.验收准备需求部门在采购物资和服务到货前，应制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等。验收人员应熟悉采购合同要求和相关技术标准，具备相应的专业知识和技能。2.验收实施采购物资和服务到货后，需求部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量清点、质量检验、规格型号核对等以及服务的质量、效果评估等。验收过程中应做好记录，如发现问题应及时与供应商沟通协商解决，并形成验收报告。（七）采购付款1.付款申请供应商按照采购合同约定履行义务后，采购部门应及时向财务部门提交付款申请，付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.付款审核财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同执行情况及验收情况、发票真实性及合规性、付款金额准确性等。审核无误后，财务部门按照公司财务制度办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.供应商应具备相应的生产能力、技术水平和质量保证能力，能够满足公司采购需求。3.新供应商准入时，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书、资质证书、业绩证明、产品质量检验报告等相关资料，并进行实地考察。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合度等。2.根据评估结果，对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予优先合作机会、价格优惠等奖励措施；对不合格供应商进行警告、限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其合作资格。（三）供应商淘汰1.若供应商出现下列情形之一，采购部门应及时将其淘汰：提供虚假资料或信息，骗取合作资格的；产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的；交货严重延迟，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，多次遭到公司投诉的；有其他严重违反法律法规或公司规定行为的。2.被淘汰的供应商，采购部门应及时通知财务部门停止与其相关的付款业务，并在公司内部发布通报声明，禁止再次合作。五、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、评审过程的公正性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的培训与管理，规范采购操作