妇联采购业务管理制度

PAGE妇联采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强妇联采购业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合妇联实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于妇联机关及所属事业单位的各类采购业务活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督，提高采购透明度。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高资金使用效率。4.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为，确保采购活动廉洁公正。二、采购组织与职责（一）采购决策机构妇联成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等。采购领导小组由妇联领导班子成员及相关部门负责人组成。（二）采购执行部门设立采购办公室，作为采购执行部门，负责具体采购业务的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、招标、谈判、合同签订等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施情况进行监督。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和实际情况，在每年年底前编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。2.采购办公室负责汇总各需求部门的采购预算，结合妇联年度工作计划和财务状况，编制年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的采购预算草案，报妇联领导班子批准后执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整或突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购办公室应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。（三）预算调整1.因政策变化、工作需要等原因，确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，并提交相关证明材料。2.采购办公室对需求部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的预算调整申请，报妇联领导班子批准后执行。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购办公室应按照规定的程序组织公开招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应按照规定的程序组织邀请招标活动，包括确定邀请供应商名单、发出投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一紧急的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应按照规定的程序组织竞争性谈判活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应按照规定的程序组织单一来源采购活动，包括成立采购小组、确定供应商、谈判、签订采购合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应按照规定的程序组织询价活动，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人签字后，报采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室对需求部门提交的《采购申请表》进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。2.初审通过后的《采购申请表》，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的具体情况，做出审批决定。3.经采购领导小组审批同意的采购项目，采购办公室方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购办公室根据采购项目的特点和采购方式，制定具体的采购实施方案，明确采购流程、时间节点、责任分工等内容。2.按照采购实施方案组织采购活动，包括发布采购信息、发售采购文件、组织开标、评标、谈判等环节。在采购过程中，采购人员应严格遵守采购程序和相关规定，确保采购活动的公开、公正、公平。3.采购办公室应及时与供应商沟通协调，了解采购项目的进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购办公室应将合同文本送财务部门、审计部门审核。财务部门重点审核合同的付款方式、资金来源等内容，审计部门重点审核合同的合规性、合理性等内容。3.经审核通过后的采购合同，由采购办公室与成交供应商签订。采购合同签订后，应及时将合同副本送需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的规格、数量、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》。2.《采购验收单》经需求部门负责人签字后，报采购办公室。采购办公室审核《采购验收单》后，送财务部门办理付款手续。3.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，按照规定的付款方式和时间节点，及时支付采购款项。六、采购文件管理（一）文件分类采购文件包括采购预算、采购申请表、采购招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、采购验收单等。（二）文件编制采购文件应按照国家有关规定和妇联的实际情况进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰。采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见。（三）文件审核采购文件编制完成后，应送采购办公室负责人审核。采购办公室负责人重点审核采购文件的合规性、合理性、完整性等内容。审核通过后的采购文件，方可发布或使用。（四）文件存档采购活动结束后，采购办公室应及时将采购文件进行整理、归档。采购文件应按照类别、时间顺序进行分类存放，便于查阅和管理。采购文件的保存期限按照国家有关规定执行。七、采购监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等，并出具审计报告。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同和相关规定支付采购款项，确保采购资金的安全和合理使用。3.需求部门应加强对采购项目的实施情况进行监督，及时发现和解决采购过程中存在的问题，确保采购项目按时、按质、按量完成。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购办公室应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购结果等内容，接受社会公众的监督。2.妇联应积极配合财政、审计等部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和情况，接受有关部门的指导和监督。（三）考核评价1.建