行政机关单位采购制度

PAGE行政机关单位采购制度一、总则（一）目的为了规范行政机关单位的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政机关单位使用财政性资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动顺利进行。二、采购组织与管理（一）采购决策机构成立采购领导小组，作为单位采购决策机构，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，确保采购决策科学合理。（二）采购执行机构设立专门的采购部门或指定专人负责采购执行工作，负责具体采购项目的组织实施，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、合同签订与执行等。（三）职责分工1.采购领导小组职责研究制定采购政策和制度。审议采购计划和预算。审定采购方式和采购文件。监督采购过程和合同执行情况。2.采购部门职责贯彻执行采购政策和制度。编制采购计划和采购文件。组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。签订采购合同，并负责合同的履行和验收。整理采购档案资料。3.其他部门职责根据工作需要提出采购需求。配合采购部门进行采购项目的技术论证和验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，提前编制采购预算，明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购预算应细化到具体项目，确保采购资金合理安排，避免预算编制的随意性和盲目性。（二）预算审批采购预算经部门负责人审核后，报财务部门审核，最后提交采购领导小组审议批准。审批通过后的采购预算作为采购活动的控制依据。（三）预算调整因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序进行申报和审批。未经批准，不得擅自调整采购预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购计划申报各部门根据工作需要，填写采购计划申报表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，报采购部门。（二）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。（三）采购信息发布1.采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告，邀请潜在供应商参加投标。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。（四）供应商选择1.供应商应具备相应的资格条件，包括具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。2.采购部门对供应商的资格进行审查，符合条件的供应商参加采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，通过开标、评标等程序确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，通过谈判、协商等方式确定成交供应商。（五）合同签订采购部门与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款，确保双方权利义务明确。（六）合同履行与验收1.供应商按照采购合同约定履行交货或提供服务义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量完成合同任务。2.采购项目完成后，采购部门组织相关人员进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目符合要求。验收合格后，出具验收报告。（七）资金支付财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序办理资金支付手续。资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、准确。六、采购监督与管理（一）内部监督1.建立健全内部监督机制，采购领导小组定期对采购活动进行监督检查，确保采购行为合法合规。2.审计部门对采购项目进行审计，重点审查采购预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况等，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受财政、监察、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购资料和信息。2.采购信息应向社会公开，接受社会公众的监督。对于社会公众的投诉和举报，应及时调查处理，并将处理结果向社会公布。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目申报文件、采购文件、采购过程记录、供应商资料、合同文本、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，将采购档案资料分类整理、编号装订，确保档案资料完整、规范。（三）档案保管与查阅