吕梁文水分局采购制度

PAGE吕梁文水分局采购制度一、总则（一）目的为了规范吕梁文水分局的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吕梁文水分局机关及所属各单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，确保公平竞争，维护供应商合法权益。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.廉洁诚信原则：采购人员应廉洁自律，诚实守信，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责采购制度的制定、执行监督、采购计划编制、采购活动组织协调等工作。其主要职责包括：1.研究制定采购管理相关规章制度和操作流程。2.根据工作需要，编制年度采购计划，并报上级主管部门审核备案。3.组织实施各类采购活动，包括招标、询价、竞争性谈判等。4.对采购项目进行跟踪管理，协调解决采购过程中出现的问题。5.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、质量标准等，并对采购需求的合理性和准确性负责。其主要职责包括：1.根据工作实际，提前向采购管理部门提交采购申请。2.配合采购管理部门开展采购前期调研，提供必要的技术支持和需求说明。3.参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和适用性进行评价。（三）采购评审小组成立采购评审小组，负责对采购项目的供应商资格、采购文件、投标文件等进行评审，确定中标供应商或成交供应商。评审小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、纪检监察部门等相关人员组成，人数根据采购项目规模确定，一般不少于5人。其主要职责包括：1.审查供应商资格条件，确保供应商具备相应的资质和能力。2.对采购文件进行审核，提出修改意见和建议，并确保采购文件符合法律法规和采购需求。3.对投标文件进行评审，按照评审标准进行打分，推荐中标候选人或成交供应商。4.对采购项目的评审过程和结果进行记录，形成评审报告。（四）监督部门纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督检查，确保采购活动依法依规进行，防止违规违纪行为发生。其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，对违反制度的行为进行查处。2.参与采购项目的开标、评标、定标等关键环节的监督，确保评审过程公正、公平、公开。3.受理供应商和其他利害关系人的投诉举报，对投诉举报事项进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据工作任务和实际需求，结合年度工作计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的名称、规格、数量、单价、总价等详细信息，并报采购管理部门审核。采购管理部门对采购预算进行汇总、审核后，报财务部门纳入单位年度预算，经上级主管部门和财政部门批准后执行。（二）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核、财务部门复核后，报上级主管部门和财政部门批准。(三)预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购管理部门和采购需求部门通报预算执行情况。采购管理部门应加强对采购项目的成本控制，确保采购资金的合理使用，提高资金使用效益。四、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的货物、工程和服务采购项目，应采用公开招标方式。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序：采购管理部门发布招标公告，公告应在指定的媒体上发布，包括政府采购网、吕梁文水分局官网等，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、报名时间、开标时间、地点等。潜在投标人报名，报名时应提交营业执照副本、资质证书、法定代表人授权书等相关证明材料。采购管理部门发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。投标人编制投标文件，投标文件应按照招标文件要求编制，包括商务部分、技术部分、价格部分等。开标，采购管理部门组织开标会议，投标人应按时参加开标会议，开标时应当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标，采购评审小组按照招标文件规定的评标标准进行评标，评标过程应严格保密。评标结束后应出具评标报告，推荐中标候选人。定标，采购管理部门根据评标报告确定中标供应商，并发布中标公告。中标公告应在指定媒体上发布，公告内容应包括中标供应商名称、中标金额、中标项目等。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家供应商，并向其发出投标邀请书。被邀请的供应商应在规定时间内报名，并提交投标文件。采购管理部门组织开标、评标、定标等程序，具体程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组确定参加谈判的供应商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判，谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中可以对谈判文件进行实质性修改，但谈判文件的实质性修改内容应及时通知所有参加谈判供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。确定成交供应商，谈判小组根据谈判文件规定的评定成交标准，对供应商的最后报价进行评审，确定成交供应商，并出具成交报告。（四）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，询价小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价，供应商应在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括货物名称、规格、数量、单价、总价等内容。询价小组对供应商的报价进行比较，要求供应商对报价作出解释，并可以要求供应商再次报价。确定成交供应商，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并出具成交报告。（五）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的原因、拟采购的货物、工程和服务的名称、规格、数量、预算金额等内容，并附相关证明材料。采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报上级主管部门审批。上级主管部门批准后，采购管理部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，合同条款应符合法律法规和采购文件要求。采购合同签订后，应报财务部门备案。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时接收货物或服务，并对货物或服务的质量、数量等进行验收。采购管理部门应跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，并及时开具发票。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购管理部门和财务部门备案。（四）合同纠纷处理如双方在合同履行过程中发生纠纷，应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。六、采购验收管理（一）验收标准采购项目的验收应按照采购文件和采购合同约定的标准进行。验收标准应明确、具体，包括货物的规格、型号、数量、质量、性能等方面的要求，以及服务的内容、标准、质量等方面的要求。（二）验收程序1.采购需求部门在收到供应商提供的货物或服务后，应及时组织验收。验收人员应由采购需求部门、采购管理部门、技术部门等相关人员组成，人数根据采购项目规模确定，一般不少于三人。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行逐一检查，核对货物的规格、型号、数量、质量等是否符合要求，检查服务的内容、标准、质量等是否达到合同约定。验收过程中应做好记录，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收不合格的，验收人员应出具整改意见，要求供应商限期整改，整改合格后重新组织验收。（三）验收监督采购管理部门应对采购项目的验收情况进行监督检查，确保验收工作严格按照规定程序进行，验收结果真实、准确。纪检监察部门应对验收过程进行监督，防止验收过程中出现违规违纪行为。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购计划、采购文件、投标文件（或响应文件）、评标报告（或评审报告）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，确保档案资料齐全、完整、规范。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家和地方有关规定执行。一般采购项目的档案保管期限