厅计算机硬件采购制度

PAGE厅计算机硬件采购制度一、总则（一）目的为规范厅计算机硬件采购行为，确保采购过程的公正、透明、高效，提高资金使用效益，满足厅工作对计算机硬件的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厅机关及所属各单位计算机硬件的采购活动，包括计算机设备、服务器、存储设备、网络设备、外部设备等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在满足工作需求的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，优化采购方案。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立厅计算机硬件采购领导小组，由厅领导、相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门指定厅办公室或相关业务部门作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.根据工作需求，编制计算机硬件采购计划，报采购领导小组审批。2.组织采购项目的需求调研、技术方案论证、采购文件编制等工作。3.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、投标、开标、评标等采购活动。4.与中标供应商签订采购合同，并负责合同的履行、验收、付款等工作。5.整理和归档采购项目相关资料，接受内部审计和监督检查。（三）采购监督部门厅纪检监察部门负责对计算机硬件采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。对发现的违规违纪行为及时进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作实际需求，每年定期向采购执行部门提交下一年度计算机硬件采购需求清单，包括设备名称、规格型号、数量、技术参数、预计采购时间等。2.采购执行部门对各部门提交的采购需求进行汇总、分析和审核，结合厅信息化建设规划和现有设备状况，编制年度计算机硬件采购计划初稿。3.采购执行部门将年度采购计划初稿提交采购领导小组审议，经修改完善后形成正式的年度采购计划，报厅领导批准后实施。（二）采购预算管理1.采购执行部门根据批准的采购计划，编制计算机硬件采购预算，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应包括设备购置费用、运输费用、安装调试费用、售后服务费用等。2.采购预算经厅财务部门审核后，纳入厅年度预算管理。在采购过程中，严格控制预算执行，确保采购费用不超过预算额度。3.因工作需要确需调整采购预算的，由采购执行部门提出申请，说明调整原因和调整金额，经采购领导小组审议通过后，报厅领导批准，并按规定程序调整预算。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的计算机硬件采购项目。通过公开招标，吸引众多合格供应商参与竞争，以获取最优采购价格和服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的计算机硬件采购项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的计算机硬件采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的计算机硬件采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的计算机硬件采购项目，可以采用询价方式采购。询价时应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要，填写计算机硬件采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、采购理由、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.需求调研与技术方案论证：采购执行部门收到采购申请后，组织相关人员进行需求调研，了解采购项目的具体需求和技术要求。对于技术复杂的采购项目，组织专家进行技术方案论证，确保采购的计算机硬件能够满足工作实际需要。3.采购文件编制：采购执行部门根据需求调研和技术方案论证结果，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和供应商的响应条件，确保采购活动的顺利进行。4.发布采购信息：采购执行部门通过厅官方网站、政府采购网等渠道发布采购信息，公开采购项目的相关内容，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商按照采购信息要求，向采购执行部门报名并提交相关资格证明文件。采购执行部门对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况等。6.投标与开标：符合资格要求的供应商按照采购文件要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。采购执行部门组织开标会议，当众开启投标文件，宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由参加开标的各方代表签字确认。7.评标：采购执行部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由厅相关部门代表、技术专家、财务专家等组成，人数为五人以上单数。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确保评标结果的合理性和公正性。8.中标公示与合同签订：采购执行部门将评标结果进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，采购执行部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。五、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门与中标供应商签订采购合同，合同文本应符合法律法规和行业标准要求，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供计算机硬件设备，并负责设备的运输、安装调试等工作。2.采购执行部门应按照合同约定及时组织验收，对验收合格的设备办理付款手续。验收过程中发现设备质量问题或不符合合同约定的，应及时通知供应商进行整改或退换货。3.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同付款管理1.采购合同应明确付款方式和付款时间。付款方式可根据采购项目的实际情况选择一次性付款、分期付款等方式。2.采购执行部门应按照合同约定和财务管理制度办理付款手续。付款前，供应商应提供合法有效的发票及相关验收证明文件。财务部门对付款申请进行审核后，按照规定程序支付款项。六、采购验收管理（一）验收组织成立计算机硬件采购验收小组，由采购执行部门、使用部门、技术专家等组成。验收小组负责对采购的计算机硬件进行验收工作。（二）验收内容1.数量验收：核对采购设备的数量是否与合同约定一致。2.规格型号验收：检查采购设备的规格型号是否符合合同要求。3.质量验收：按照合同约定和相关质量标准，对采购设备的性能、功能、外观等进行检查，确保设备质量合格。4.技术资料验收：检查供应商是否提供了设备的技术资料，如说明书、合格证、保修卡等。（三）验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购执行部门和使用部门准备验收。2.设备到货后，采购执行部门组织验收小组进行验收。验收小组按照验收内容对设备进行逐一检查，并填写验收报告。3.验收合格的设备，由验收小组签字确认，并办理入库或交付使用手续。验收不合格的设备，采购执行部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料、记录等，具体内容如下：1.采购计划、预算文件。2.采购申请文件。3.采购文件，包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等。4.供应商报名资料、资格审查文件。5.投标文件、开标记录、评标报告。6.中标通知书、采购合同。7.验收报告、付款凭证。8.其他与采购项目有关的文件和资料。（二）档案管理要求1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案，并确保档案的完整性和准确性。3.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。未经批准不得擅自销毁采购档案。4.查阅采购档案应履行审批手续，查阅人应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督部门定期对计算机硬件采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购执行部门应定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受采购领导小组的监督和指导。3.各部门应积极配合采购监督部门的工作，对发现的问题及时进行整改，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，对提出的意见和建议及时进行整改落实。九、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商在采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标、不履行合同等违规行为的，采购执行部门有权取消其参与本次采购活动的资格，并将其不良行为记录在案。