学校财产物资采购制度

PAGE学校财产物资采购制度一、总则（一）目的为了加强学校财产物资采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障学校教学、科研及日常工作的顺利进行，根据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的财产物资采购活动，包括但不限于教学设备、办公设备、实验器材、图书资料、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和方式进行，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方，保证竞争的公平性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受学校师生和社会的监督，提高采购活动的透明度。4.效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑资金使用效益，合理控制采购成本，实现资源的优化配置。5.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合国家标准和学校实际需求的财产物资，确保采购物品的质量和适用性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.研究决定采购工作中的重大事项，协调解决采购工作中的争议和问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购工作的执行机构，具体负责组织实施采购活动。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度及规定。2.编制采购预算和采购计划，经批准后组织实施。3.制定采购工作流程和操作规范，确保采购活动的规范有序进行。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，选择合格的供应商。5.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，协调处理采购过程中的合同纠纷和问题。6.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。（三）需求部门职责学校各部门、各单位作为财产物资的需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作，并对采购物品的质量和使用效果负责。其主要职责包括：1根据学校教学、科研及日常工作需要，提出准确、详细的采购需求。2.协助采购部门进行采购项目的论证，提供技术参数、性能要求等相关资料。3.参与采购项目的验收工作，对采购物品的数量、质量、规格等进行核对和确认。4.负责采购物品的使用和管理，及时反馈使用过程中出现的问题。（四）监督部门职责学校设立监察审计部门，对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规公正。监察审计部门的主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和学校规定。2.对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等。3.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理采购过程中的违规违纪行为。4.提出加强采购管理的建议和意见，促进采购工作的规范化和科学化。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门实际需求，在每年规定时间内编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购政策，提出调整意见，形成学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议。3.学校采购工作领导小组审议通过后，将年度采购预算草案报学校财务部门，经学校财务部门审核汇总后，纳入学校年度预算，报上级主管部门和财政部门审批。(二)采购计划制定1.根据批准的采购预算，采购部门制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式拟采用的供应商范围等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行排序，优先安排教学、科研急需的采购项目，确保学校各项工作的顺利开展。3.采购计划一经确定，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购计划，需经采购工作领导小组批准，并报学校财务部门备案。四、采购方式与程序（一）采购方式学校财产物资采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，具体采购方式应根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素确定。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。公开招标应通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额拟采用的采购方式等内容，并加盖部门公章，报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请表进行审核，根据采购项目的金额和性质，按照学校规定的审批权限报相关领导审批签字。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告、编制招标文件、发售招标文件、接受投标文件、开标、评标、定标、签订合同。邀请招标：发出投标邀请书、编制招标文件、发售招标文件、接受投标文件、开标、评标、定标、签订合同。竞争性谈判：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商、签订合同。单一来源采购：进行单一来源采购论证、确定供应商、协商价格、签订合同。询价：发出询价通知书、接受报价文件、确定成交供应商、签订合同。4.合同签订与履行：采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格型号数量价格交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购部门应监督供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收，确保采购物品符合要求。5.采购验收：采购项目完成后，采购部门应组织需求部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购物品的数量、质量、规格型号、性能等是否符合合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。对验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货等措施，直至验收合格。6.采购付款：采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单报学校财务部门。学校财务部门审核后，按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商进入供应商库。2.在采购项目实施过程中，采购部门应根据采购项目的需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购部门也可以通过公开征集、推荐等方式，选择符合条件的供应商参与投标或谈判。3.选择供应商时，应重点考察供应商的以下方面：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。在经营活动中没有重大违法记录。提供的产品和服务符合国家法律法规和行业标准，满足学校采购需求。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商的履约情况进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.考核方式可采用日常评价、定期评估、用户反馈等相结合的方式进行。采购部门应建立供应商考核档案，记录供应商的考核情况，并根据考核结果对供应商进行分类管理。3.对于考核优秀的供应商，采购部门可在今后的采购活动中给予优先考虑；对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定期限内仍未整改到位，采购部门可将其从供应商库中剔除，并停止与其合作。（三）供应商淘汰1.若供应商出现以下情形之一，采购部门应将其从供应商库中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的。在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。连续两次考核不合格的。其他严重违反法律法规和学校采购制度的行为。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得参与学校的采购活动。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商违约、合同纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购计划风险应对：加强采购计划的编制和审核，充分考虑学校事业发展规划和实际需求，合理安排采购项目和时间，避免因采购计划不合理导致的采购延误或资源浪费。2采购方式风险应对：严格按照法律法规和学校规定选择采购方式，充分论证采购方式的适用性和合理性确保采购活动的公平公正公开。对于重大采购项目，应组织专家进行论证，选择最优的采购方式。3.供应商风险应对：加强供应商管理，建立健全供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚、产品质量可靠的供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任，加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商违约问题。4.合同风险应对：加强采购合同管理签订合同前认真审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。合同履行过程中，严格按照合同约定监督双方履行义务，及时处理合同纠纷，维护学校的合法权益。5.其他风险应对：加强采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务水平和法律意识，规范采购行为。建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督，防范采购过程中的各种风险。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件和资料，主要包括：1.采购预算和采购计划文件。2.采购申请审批文件。3.采购招标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件。4.供应商投标文件响应文件报价文件等。5.采购合同及相关补充协议。6.采购项目验收报告。7.采购付款凭证。8.采购活动中的其他重要文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保存期限不少于[X]年，重大采购项目的档案保存期限不少于[X]年。3.采购档案应存放于安全、保密的场所，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。（三）档案查阅与利用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责