原材料采购单审批制度

PAGE原材料采购单审批制度一、总则（一）目的为规范公司原材料采购流程，加强采购环节的内部控制，确保采购活动合法合规、高效有序，保证原材料质量，降低采购成本，特制定本原材料采购单审批制度（以下简称“本制度”）。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料采购活动，包括但不限于生产所需的各类零部件、辅助材料、包装材料等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证原材料质量的前提下，充分考虑成本因素，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.职责分离原则：明确采购、审批、验收等各环节的职责权限，做到相互制约、相互监督，防止舞弊行为。4.流程规范原则：严格按照规定的采购流程进行操作，确保采购活动有序进行。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各生产部门、研发部门等根据生产计划、研发项目等实际需求，填写《原材料采购申请表》，详细注明所需原材料的名称、规格型号、数量、预计到货时间、用途等信息。2.部门负责人审核：需求部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，签字后提交至采购部门。（二）采购询价1.采购部门询价：采购部门接到采购申请后，根据所需原材料的规格、市场行情等，向至少三家以上的供应商发出询价函或通过其他方式进行询价，获取供应商的报价信息。2.整理报价信息：采购人员对各供应商的报价进行整理、分析，比较价格、质量、交货期等因素，筛选出至少两家潜在供应商。（三）采购谈判1.确定谈判对象：采购部门根据询价结果，确定与筛选出的潜在供应商进行谈判。谈判人员应至少由两人组成，并明确主谈人和记录人。2.谈判内容：谈判内容包括原材料价格、质量标准、交货期、售后服务、付款方式等条款。谈判人员应充分了解公司需求和市场行情，争取最有利的采购条件。3.谈判记录：谈判过程中，记录人应详细记录谈判内容，形成《采购谈判记录》。谈判结束后，谈判人员和供应商代表应在记录上签字确认。（四）采购合同签订**1.拟定采购合同：采购部门根据谈判结果，拟定《原材料采购合同》，明确双方权利义务、采购标的、价格、质量标准、交货期等关键条款。合同文本应符合法律法规要求，语言严谨规范。2.合同审核：采购合同拟定完成后，提交至法务部门和财务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，财务部门审核合同的付款条款、结算方式等是否符合公司财务规定。3.合同审批：经法务部门和财务部门审核通过的采购合同，提交至公司管理层进行审批。管理层根据公司战略、预算等因素，对合同进行最终审批，并签字确认。4.签订合同：采购合同经审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同。合同签订后，采购部门应将合同副本分别送交需求部门、财务部门、仓库管理部门等相关部门备案。（五）采购订单下达1.生成采购订单：采购部门根据签订的采购合同，在公司内部采购管理系统中生成《原材料采购订单》，详细注明采购合同编号、原材料名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等信息。2.订单审核：采购订单生成后，提交至采购部门负责人进行审核。审核内容包括订单信息与采购合同是否一致,价格条款是否合理等。审核通过后，采购订单正式生效。（六）交货跟踪1.供应商通知：采购部门在采购订单下达后，及时通知供应商按照订单要求组织生产和发货，并要求供应商在预计交货期前[X]天提供发货通知。2.跟踪交货进度：采购人员定期跟踪供应商的交货进度，通过电话、邮件等方式与供应商沟通，了解原材料生产和运输情况。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商协商解决，并采取相应措施确保公司生产不受影响。3.到货通知：原材料到货前，采购人员通知仓库管理部门做好收货准备，并向需求部门通报到货信息。（七）验收1.仓库验收：仓库管理部门在原材料到货后，按照采购合同和采购订单要求，对原材料的数量、规格型号、外观质量等进行初步验收。验收合格后，填写《原材料验收单》，并签字确认。2.质量检验：对于重要原材料或对质量要求较高的原材料，由质量检验部门按照相关质量标准进行抽样检验。检验合格后，质量检验部门出具《质量检验报告》。3.验收结果处理：如验收过程中发现原材料数量不符、质量不合格等问题，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商联系，协商解决办法。对于不合格原材料，应按照合同约定进行退货、换货或补货等处理。（八）付款1.发票审核：采购部门收到供应商开具的发票后，应及时提交至财务部门进行审核。财务部门重点审核发票的真实性、合法性、准确性，以及发票金额与采购合同、采购订单是否一致。2.付款申请：经财务部门审核通过的发票，采购部门根据合同约定的付款方式和付款期限，填写《付款申请表》，注明采购合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等信息，并提交至财务部门。3.付款审批：财务部门收到付款申请后，按照公司财务审批流程进行审批。审批通过后，财务部门安排付款。三、审批职责与权限（一）采购部门职责1.负责采购申请的受理、审核与汇总，制定采购计划。2.组织采购询价和谈判，选择合适的供应商，拟定采购合同和采购订单。3.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。4.负责与供应商沟通协调，处理采购退货、换货等事宜。（二）需求部门职责1.根据生产计划、研发项目等实际需求提出采购申请，并对申请的合理性和必要性负责。2.参与采购询价和谈判，提供技术支持和质量要求等相关信息。3.协助仓库管理部门进行原材料验收，对验收结果进行确认。（三）法务部门职责1.审核采购合同的合法性、合规性，确保合同条款符合法律法规要求。2.对采购过程中的法律问题提供咨询和建议，防范法律风险。（四）财务部门职责1.审核采购合同付款条款、结算方式等是否符合公司财务规定。2.审核发票的真实性、合法性、准确性，办理付款审批和付款手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）仓库管理部门职责1.负责原材料的收货、验收、存储和发放等工作。2.对原材料的数量、规格型号、外观质量等进行初步验收，并填写验收单。3.定期盘点库存原材料，确保账实相符。（六）审批权限1.采购申请审批：需求部门负责人对采购申请进行审核，金额在[X]元以下的采购申请由部门负责人批准；金额在[X]元以上至[X]元的采购申请，经部门负责人审核后，提交至采购部门负责人批准；金额在[X]元以上的采购申请，经部门负责人和采购部门负责人审核后，提交至公司管理层批准。2.采购合同审批：采购合同经法务部门和财务部门审核通过后，金额在[X]元以下的采购合同由采购部门负责人批准；金额在[X]元以上至[X]元的采购合同，经采购部门负责人审核后，提交至公司管理层批准；金额在[X]元以上的采购合同，经公司管理层审核后，提交至董事会批准。3.付款审批：付款申请按照公司财务审批流程进行审批，但单笔付款金额在[X]元以下的由财务经理批准；单笔付款金额在[X]元以上至[X]元的由财务总监批准；单笔付款金额在[X]元以上的由公司总经理批准。四、审批流程（一）采购申请审批流程1.需求部门填写《原材料采购申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行汇总整理，根据公司采购计划和库存情况进行初步审核。3.对于符合采购条件的申请，采购部门按照审批权限进行审批。金额在[X]元以下的采购申请由采购部门负责人批准；金额在[X]元以上至[X]元的采购申请，经采购部门负责人审核后，提交至公司管理层批准；金额在[X]元以上的采购申请，经公司管理层审核后，提交至董事会批准。4.采购申请经批准后，采购部门按照采购流程组织实施采购活动。（二）采购合同审批流程1.采购部门根据谈判结果拟定《原材料采购合同》，提交至法务部门和财务部门进行审核。2.法务部门重点审核合同的合法性、合规性，财务部门审核合同的付款条款、结算方式等是否符合公司财务规定，并出具审核意见。3.采购部门根据法务部门和财务部门的审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核。审核通过后，按照审批权限进行审批。金额在[X]元以下的采购合同由采购部门负责人批准；金额在[X]元以上至[X]元的采购合同，经采购部门负责人审核后，提交至公司管理层批准；金额在[X]元以上的采购合同，经公司管理层审核后，提交至董事会批准。4.采购合同经审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同，并将合同副本分别送交需求部门、财务部门、仓库管理部门等相关部门备案。（三）付款审批流程1.采购部门收到供应商开具的发票后，提交至财务部门进行审核。2.财务部门审核发票无误后，采购部门根据合同约定的付款方式和付款期限，填写《付款申请表》提交至财务部门。3.财务部门按照公司财务审批流程进行审批。单笔付款金额在[X]元以下的由财务经理批准；单笔付款金额在[X]元以上至[X]元的由财务总监批准；单笔付款金额在[X]元以上的由公司总经理批准。4.付款申请经批准后，财务部门安排付款。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对原材料采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、审批制度的落实情况、采购合同的签订与履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查1.采购部门应定期对采购业务进行自查，检查采购申请的合理性、采购流程的规范性、供应商管理情况等，及时发现和解决问题。自查情况应形成报告，提交至公司管理层。2.需求部门、财务部门、仓库管理部门等相关部门应按照职责分工，对采购业务进行日常监督，发现问题及时与采购部门沟通协调，共同解决。