招标性采购流程管理制度

PAGE招标性采购流程管理制度一、总则（一）目的为规范公司招标性采购流程，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内所有使用财政性资金、企业自有资金进行的招标性采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开性原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保潜在供应商能够平等获取信息。3.公平性原则：给予所有潜在供应商平等的参与机会，不得歧视任何一方。4.公正性原则：评标过程应客观公正，不受任何利益相关方的干扰。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。二、职责分工（一）采购部门1.负责招标性采购活动的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。2.对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。3.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。3.协助采购部门进行合同验收工作。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。3.对采购活动进行财务审计和监督。（四）法务部门1.审查采购文件和合同，确保其合法合规。2.为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。（五）监督部门1.对招标性采购活动进行全程监督，确保采购程序的执行符合规定。2.受理供应商和员工的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据公司年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核，报公司管理层审批后确定。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。2.监督部门应对采购预算的执行情况进行监督，确保预算的严格执行。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应根据公司年度采购预算和实际需求，编制年度采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式等。2.年度采购计划应经公司管理层审批后实施。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、项目调整等原因需要调整采购计划，采购部门应及时提出调整申请，经相关部门审核后报公司管理层审批。2.采购计划调整应遵循合理、必要的原则，确保采购活动的顺利进行。（三）计划执行监督1.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.监督部门应对采购计划的执行情况进行监督，对未按时完成采购任务的情况进行督促和检查。五、招标性采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，必须采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上；工程类：单项合同估算价在200万元以上；服务类：单项合同估算价在100万元以上。3.公开招标的采购程序包括：编制招标文件；发布招标公告；发售招标文件；组织开标；组织评标；确定中标供应商；发布中标公告；签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的采购程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节改为发布投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的采购程序包括：成立谈判小组；制定谈判文件；确定邀请参加谈判的供应商名单；谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购的采购程序包括：成立采购小组；协商谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的采购程序包括：成立询价小组；确定被询价的供应商名单；询价；确定成交供应商；签订采购合同。六、采购文件编制（一）招标文件1.招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、交货时间、交货地点、售后服务要求等实质性内容。（二）谈判文件1.谈判文件应包括谈判公告、谈判须知、谈判程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，明确谈判的程序、规则和要求。（三）询价文件1.询价文件应包括询价公告、询价须知、采购需求、报价文件格式等内容。2.询价文件应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。（四）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人进行审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。3.经审核通过的采购文件方可发布。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对潜在供应商的资格进行审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与公司的采购活动。（二）供应商库建设1.采购部门应建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。2.供应商库应定期进行更新和维护，对不符合要求的供应商及时进行清理。（三）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核结果应作为供应商选择、续用和淘汰的依据。（四）供应商激励与约束1.公司应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先采购、增加采购份额等。2.同时，公司应建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商进行处罚，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。八、开标、评标与定标（一）开标开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由采购部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。（二）评标1.评标由采购部门负责组织，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评标标准和方法应当在招标文件中明确规定。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会应当根据评标结果，向采购人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。采购人根据评标报告确定中标供应商。（三）定标1.采购人应当自收到评标报告之日起五个工作日内，按照评标报告中推荐的中标候选人顺序确定中标供应商。2.中标供应商确定后，采购部门应当在规定的媒体上发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。九、合同签订与履行（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订后，应报财务部门、法务部门备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。3.需求部门应协助采购部门做好合同验收工作，对验收合格的项目及时办理结算手续。十、验收管理（一）验收标准1.采购合同应明确验收标准，验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.验收标准应包括货物的规格、数量、质量、性能等方面的要求。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照验收标准进行验收。2.验收人员应认真核对采购项目的名称、规格、数量、质量等内容，确保验收结果真实、准确。3.验收合格的项目，验收人员应签署验收报告；验收不合格的项目，验收人员应出具整改意见，要求供应商限期整改，整改合格后重新进行验收。（三）验收监督1.监督部门应对采购项目的验收情况进行监督，确保验收程序的执行符合规定。2.对验收过程中发现的问题，监督部门应及时督促相关部门进行处理。十一、投诉与处理（一）投诉受理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购部门提出质疑。2.采购部门应当在收到供应商的质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。3.供应商对采购部门的答复不满意或者采购部门未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向监督部门投诉。4.监督部门应当在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。（二）投诉处理1.监督部门处理投诉事项原则上采取书面审查的方式。必要时，可以进行调查取证或者组织当面质证。2.对投诉事项查证属实的，监督部门应当根据不同情况分别作出处理决定，包括责令重新开展采购活动、认定中标或者成交结果无效、责令限期改正等。十二、档案管理（一）档案收集采购部门应负责收集招标性采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、投诉处理文件等。（二）