采购方式及变更制度

PAGE采购方式及变更制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购活动，确保采购过程的合法性、公正性、透明度，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，满足公司生产经营需求。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有供应商享有平等的参与机会。透明度原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。二、采购方式1.招标采购适用范围适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，如大型设备采购、重要原材料采购等。招标程序编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、专业招标平台等渠道发布招标信息，吸引潜在供应商参与。资格预审：对报名的供应商进行资格审查，确保其具备参与投标的条件。发售招标文件：向资格预审合格的供应商发售招标文件。开标：在规定时间和地点，公开开标，公布投标报价等信息。评标：组织评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。注意事项招标文件应严谨、准确，避免出现歧义或漏洞。评标标准应客观、公正，具有可操作性。招标过程应严格按照程序进行，确保公开、公平、公正。2.竞争性谈判采购适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。谈判程序成立谈判小组：由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判的采购项目、技术规格、商务条款、谈判程序等内容。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行报价和承诺。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商。注意事项谈判过程中应保持与供应商的良好沟通，确保谈判的顺利进行。谈判文件应明确谈判的规则和要求，避免谈判过程中出现混乱。成交供应商的确定应严格按照规定的原则进行，确保采购结果的公正性。3.询价采购适用范围适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，如办公用品、通用设备配件等。询价程序成立询价小组：由采购部门、使用部门等相关人员组成询价小组。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商。注意事项询价过程中应确保供应商的报价真实、准确。询价通知书应明确采购项目的各项要求，避免供应商误解。成交供应商的确定应严格按照规定的原则进行，确保采购结果的合理性。4.单一来源采购适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购程序提出申请：采购部门或使用部门提出单一来源采购申请，说明采购项目需求、单一来源采购理由等。审核：公司相关部门对申请进行审核，并报公司领导审批。协商：与单一供应商进行协商，确定采购价格、交货时间等条款。签订合同：根据协商结果，签订采购合同。注意事项单一来源采购应严格按照适用范围进行，确保采购的必要性和合理性。采购过程中应与供应商充分协商合作，确保采购项目的顺利实施。采购申请和审批应严格按照程序进行，接受公司内部监督。5.电子商城采购适用范围适用于采购金额较小、标准化程度高的通用类商品，如办公文具、小型设备等。采购程序注册账号：采购人员在公司指定的电子商城平台上注册账号。选择商品：在电子商城平台上搜索所需商品，选择合适的供应商和商品型号。下单采购：确认商品信息和价格后，提交采购订单，并按照电子商城平台的支付流程进行付款。收货验收：供应商发货后，采购人员及时收货，并按照公司规定的验收标准进行验收。注意事项电子商城采购应选择正规、信誉良好的平台。采购人员应仔细核对商品信息和价格，确保采购的准确性。收货验收时应严格按照标准进行，发现问题及时与供应商沟通解决。三、采购变更制度1.变更情形采购需求变更：因公司生产经营计划调整、产品设计变更等原因导致采购需求发生变化。供应商变更：原供应商无法满足采购要求或出现其他问题，需要更换供应商。采购价格变更：由于市场价格波动、原材料成本变化等原因，导致采购价格需要调整。采购交货期变更：因供应商生产进度、运输等原因，需要变更采购交货期。2.变更申请提出变更申请：采购需求变更由使用部门提出，供应商变更、采购价格变更、采购交货期变更由采购部门提出。变更申请应详细说明变更的原因、内容、预计影响等。填写变更申请表：申请人填写《采购变更申请表》（见附件），经部门负责人签字后提交给公司采购管理部门。3.变更审批初步审核：采购管理部门收到变更申请表后，对变更申请进行初步审核，审核内容包括变更的必要性、合理性、可行性等。组织评审：对于重大变更申请，采购管理部门组织相关部门进行评审，评审内容包括技术可行性、经济合理性、对公司生产经营的影响等。审批决策：根据初步审核和评审结果，公司领导进行审批决策。审批通过后，采购管理部门将变更申请表反馈给申请人。4.变更实施调整采购计划：采购管理部门根据审批通过的变更申请，调整采购计划，包括重新选择供应商、调整采购价格、变更交货期等。通知相关方：采购管理部门及时通知供应商、使用部门等相关方采购变更的情况，确保各方做好相应的准备工作。签订补充协议：对于采购价格变更、采购交货期变更等情况，采购部门与供应商签订补充协议，明确变更后的权利义务。5.变更记录与存档记录变更过程：采购管理部门对采购变更的全过程进行记录，包括变更申请、审批过程、变更实施情况等。存档变更文件：将变更申请表、评审报告、补充协议等相关文件进行存档，以备查阅。四、采购监督与管理1.内部监督成立监督小组：由公司内部审计部门、纪检部门等相关人员组成采购监督小组，负责对采购活动进行监督检查。监督内容采购程序的执行情况，是否按照规定的采购方式和程序进行采购。采购过程的公正性、透明度，是否存在违规操作、暗箱操作等问题。采购合同的签订、履行情况，是否严格按照合同约定执行。采购资金的使用情况，是否合理、合规。监督方式定期检查：监督小组定期对采购项目进行检查，查阅采购文件、合同等资料，了解采购活动的开展情况。不定期抽查：根据工作需要，对采购活动进行不定期抽查，及时发现和解决问题。投诉处理：接受公司内部员工对采购活动的投诉举报，对投诉举报事项进行调查处理。2.供应商管理建立供应商档案：采购部门对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等进行记录，建立供应商档案。供应商评价：定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。供应商培训：采购部门定期组织供应商培训，提高供应商的质量意识、服务意识和管理水平。3.采购风险管理风险识别：采购部门对采购活动中可能存在的风险进行识别，如市场风险、质量风险、供应风险、合同风险等。风险