学校自行采购制度

PAGE学校自行采购制度一、总则1.目的为规范学校自行采购行为，加强学校采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的自行采购活动。3.基本原则（1）合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。（2）公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商合法权益。（3）效益性原则：采购活动应注重提高资金使用效益，节约财政资金，实现物有所值。（4）诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对学校重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：（1）审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。（2）研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项。（3）协调解决采购工作中的重大问题。2.采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：（1）贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。（2）编制和执行年度采购计划，组织实施采购活动。（3）负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与履行等工作。（4）建立和管理采购档案，做好采购信息统计和分析工作。（5）配合学校相关部门做好采购项目的验收、付款等工作。3.采购监督机构学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。采购监督部门应配备专业的监督人员，其主要职责包括：（1）监督采购活动是否符合国家法律法规和学校采购制度的规定。（2）检查采购文件的编制、采购程序的执行、采购合同的签订与履行等情况。（3）受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。（4）定期对采购工作进行审计和评估，提出改进建议。三、采购预算管理1.预算编制各部门、各单位应根据本部门、本单位的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额等内容，并按照学校规定的预算编制程序和时间要求报送采购部门。采购部门应会同财务部门对各部门、各单位报送的采购预算进行审核和汇总，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议后，提交学校预算管理部门纳入学校年度预算。学校年度采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。2.预算执行采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购预算的执行。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校规定的预算调整程序办理审批手续。财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，严格按照采购合同约定支付采购资金，确保采购资金的安全和合理使用四、采购方式与程序1.采购方式学校自行采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。具体采购方式的适用条件按照国家有关法律法规和学校采购制度的规定执行。（1）公开招标：公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应作为学校采购的主要方式，凡达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式采购。（2）邀请招标：邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：①具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；②采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（3）竞争性谈判：竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商签约的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：①招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；②技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；③采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；④不能事先计算出价格总额的。（4）单一来源采购：单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：①只能从唯一供应商处采购的；②发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；③必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（5）询价：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购程序（1）采购申请：各部门、各单位根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字后报送采购部门。（2）需求调研：采购部门收到采购申请后，应组织相关人员对采购项目的需求进行调研，了解采购项目的详细要求和技术参数，确保采购文件的编制准确无误。（3）采购文件编制：采购部门根据需求调研结果，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合国家有关法律法规和学校采购制度的规定，确保采购活动的公平、公正、公开。（4）供应商选择：采购部门应按照采购文件规定的方式和程序，选择符合要求的供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商参加投标；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应向符合条件的供应商发出谈判邀请书、单一来源采购协商书、询价通知书等，邀请其参加采购活动。（5）开标、评标、谈判、协商、询价：采购部门应按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标、谈判、协商、询价等活动。开标、评标、谈判、协商、询价过程应严格按照国家有关法律法规和学校采购制度的规定进行，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。（6）中标、成交供应商确定：采购部门应根据开标、评标、谈判、协商、询价结果，确定中标、成交供应商。中标、成交供应商确定后，采购部门应向其发出中标通知书、成交通知书等，并与其签订采购合同。（7）合同签订与履行：采购部门应按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件、响应文件等签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、价格、交货时间、交货地点验收标准、付款方式等内容，并严格按照合同约定履行。（8）验收：采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定和国家有关标准进行，确保采购项目的质量符合要求。验收合格后，采购部门应出具验收报告。（9）付款：财务部门应按照采购合同约定和验收报告，及时支付采购资金。付款时，应严格审核采购合同、发票、验收报告等相关凭证，确保付款的真实性、合法性和准确性。五、采购合同管理1.合同签订采购部门应在中标、成交供应商确定后，及时与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括以下主要条款：（1）采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、价格、交货时间、交货地点、验收标准等。（2）双方的权利和义务，包括供应商的供货义务、采购人的付款义务、双方的违约责任等。（3）合同的变更、解除和终止条件。（4）争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。（5）其他需要约定的事项。采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、采购监督部门等备案。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物或服务；采购人应按照合同约定的时间和方式支付采购资金。在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.合同验收采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定和国家有关标准进行，确保采购项目的质量符合要求。验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、验收标准、验收情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付采购资金的重要依据。4.合同付款财务部门应按照采购合同约定和验收报告，及时支付采购资金。付款时，应严格审核采购合同、发票、验收报告等相关凭证，确保付款的真实性合法性和准确性。如因供应商原因导致采购项目质量不符合要求或未按时交货的，采购人有权按照合同约定扣除相应的货款或追究供应商的违约责任。六、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、需求调研资料、采购文件、投标文件、响应文件、评标报告、谈判记录、协商记录、询价记录、中标通知书、成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等资料。2.档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，做到分类清晰、编号规范、装订整齐。3.档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关法律法规和学校档案管理规定执行。采购档案保管期满后，应按照学校档案管理规定进行销毁。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照学校档案管理规定办理查阅手续。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。七、监督检查与责任追究1.监督检查采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制与执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。采购监督部门应建立监督检查档案，对监督检查中发现的问题进行记录和跟踪整改情况。2.责任追究对于采购活动中出现的违规行为，学校将按照国家有关法律法规和学校采购制度规定，追究相关单位和人员的责任。违规行为包括但不限于：（1）采购活动未按照规定的采购方式和程序进行的；（2）采购文件编制不规范、存在歧视性条款或其他违法违规内容的；（3）供应商提供虚假材料谋