政采云新型采购人制度

PAGE政采云新型采购人制度一、总则（一）目的为了规范政采云平台上采购人的行为，提高政府采购的效率和质量，保障政府采购活动的公平、公正、公开，依据相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本新型采购人制度。（二）适用范围本制度适用于在政采云平台上进行采购活动的本公司/组织各级采购人。（三）基本原则1.合法性原则：采购人的采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、采购程序、采购结果等应依法依规公开，接受社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理降低，提高采购资金的使用效益。二、采购人职责与权限（一）职责1.采购计划制定根据本公司/组织的业务需求和预算安排，科学合理地编制年度、季度和月度采购计划。明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等详细内容。对采购计划进行动态管理，根据实际业务变化及时调整采购计划，确保采购计划与业务发展相适应。2.采购流程执行按照政采云平台规定的采购流程，发起采购项目。包括选择采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等），编制采购文件，发布采购公告，组织开标、评标、谈判等活动。负责与供应商进行沟通协调，解答供应商关于采购项目的疑问，接收供应商的投标文件、报价文件等相关资料。参与采购项目的评审工作，按照评审标准和程序，客观公正地对供应商的投标文件、报价文件等进行评审，提出评审意见。3.合同签订与履行根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并与供应商签订政府采购合同。明确合同双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。监督供应商履行合同义务，及时了解合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。如供应商出现违约行为，采购人应按照合同约定追究其违约责任。4.验收管理组织成立验收小组，制定验收方案。验收方案应明确验收标准、验收程序、验收人员职责等内容。按照验收方案对采购项目进行验收，验收合格的出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。5.采购资料归档负责收集、整理、归档采购项目的相关资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、报价文件、评审报告、合同文本、验收报告等。确保采购资料的完整性、准确性和规范性，以便日后查阅和审计。（二）权限1.采购方式选择权限：采购人根据采购项目的特点和需求，在符合法律法规规定的前提下，有权选择合适的采购方式。但对于达到公开招标数额标准的采购项目，如需采用非公开招标方式，应报经本公司/组织相关领导批准，并向财政部门备案。2.供应商选择权限：采购人在政采云平台发布的供应商库中，按照采购项目的要求和评审标准，有权选择参与采购项目的供应商。同时，采购人也可根据实际情况，通过政采云平台的供应商征集功能，邀请符合条件的供应商参与采购项目。3.采购文件编制权限：采购人负责编制采购文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。4.合同签订与变更权限：采购人根据评审结果与中标供应商或成交供应商签订政府采购合同。在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购人应与供应商协商一致，并签订书面补充合同。补充合同的金额不得超过原合同金额的百分之十，且需报经本公司/组织相关领导批准。三、采购流程规范（一）采购计划申报1.各部门根据业务需求，填写采购计划申报表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购用途等内容，并提交至本公司/组织的采购管理部门。2.采购管理部门对各部门提交的采购计划申报表进行汇总审核，重点审核采购项目的必要性、合理性、预算金额的准确性等。审核通过后，报经本公司/组织相关领导批准。3.采购管理部门将批准后的采购计划录入政采云平台，并按照政采云平台的要求进行公示。公示期不得少于五个工作日，公示期间接受本公司/组织内部和社会公众的监督。如对采购计划有异议，应在公示期内提出，采购管理部门应及时进行核实和处理。（二）采购方式确定1.采购人根据采购项目的特点和需求，按照以下原则确定采购方式：采购货物、工程和服务的项目，单项或批量采购金额达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。符合下列情形之一的，可以采用竞争性磋商方式：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照法律法规依法招标的工程建设项目以外的工程建设项目。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人确定采购方式后，应填写采购方式申请表，详细说明采购项目的情况、选择采购方式的理由等内容，并提交至本公司/组织的采购管理部门。3.采购管理部门对采购人提交的采购方式申请表进行审核，重点审核采购方式的选择是否符合法律法规规定、是否符合采购项目的实际情况等。审核通过后，报经本公司/组织相关领导批准。如采购项目达到公开招标数额标准，如需采用非公开招标方式，采购管理部门应在批准后向财政部门备案。（三）采购文件编制1.采购人根据采购项目的特点和需求，按照选定的采购方式编制采购文件。采购文件应包括以下内容：采购公告（适用于公开招标、邀请招标等采购方式）：包括采购项目的名称、编号、采购人名称、采购内容、数量、预算金额、采购方式、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间及开标时间、开标地点等内容。采购文件（适用于竞争性谈判、竞争性磋商、询价等采购方式）：包括采购项目的名称、编号、采购人名称、采购内容、数量、预算金额、采购方式、供应商资格要求、采购文件编制要求、响应文件格式、评审标准、评审程序、成交原则等内容。合同文本：明确采购项目的标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购文件编制完成后，采购人应组织内部审核，确保采购文件的内容符合法律法规和行业标准的要求，不存在歧视性条款和不合理要求。审核通过后，采购人将采购文件上传至政采云平台，并按照政采云平台的要求进行发布。（四）供应商征集与选择1.采购人在政采云平台发布采购公告或采购文件后，通过政采云平台的供应商征集功能，邀请符合条件的数据供应商参与采购项目。同时，采购人也可从政采云平台发布的供应商库中选择参与采购项目的供应商。2.供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求，向采购人提交投标文件或报价文件。采购人负责接收供应商的投标文件或报价文件，并对其进行初步审查。初步审查的内容包括投标文件或报价文件的完整性、符合性、有效性等。如投标文件或报价文件不符合采购文件的要求，采购人应及时通知供应商进行补正或重新提交。3.采购人组织成立评审小组，对符合要求的投标文件或报价文件进行评审。评审小组由本公司/组织的相关人员和评审专家组成，人数应符合法律法规规定。评审专家应从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取。评审小组按照评审标准和程序，对投标文件或报价文件进行评审，提出评审意见。评审结果应在政采云平台上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间接受本公司/组织内部和社会公众的监督。如对评审结果有异议，应在公示期内提出，采购人应及时进行核实和处理。（五）合同签订1.根据评审结果，采购人确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。中标通知书或成交通知书应明确采购项目的名称、编号、采购人名称、中标供应商或成交供应商名称、中标金额或成交金额、交货时间、交货地点等内容。2.采购人应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，与中标供应商或成交供应商签订政府采购合同。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。合同内容应与采购文件和投标文件或报价文件的内容一致，不得擅自变更。3.政府采购合同签订后，采购人应将合同副本上传至政采云平台，并按照政采云平台的要求进行备案。备案后的政府采购合同具有法律效力，双方应严格履行合同约定的义务。（六）合同履行与验收1.采购人应按照政府采购合同的约定，监督供应商履行合同义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，向采购人提供采购货物、工程或服务。采购人有权对供应商的履约情况进行检查和监督，如发现供应商存在违约行为，应及时要求供应商整改或采取其他补救措施。2.采购项目完成后，采购人应组织成立验收小组，按照验收方案对采购项目进行验收。验收小组应由本公司/组织的相关人员和技术专家组成，人数应符合法律法规规定。验收小组应按照验收标准和程序，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行检查和测试，出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、编号、采购人名称、供应商名称、采购内容、数量、质量标准、验收情况、验收结论等内容。3.如采购项目验收合格，采购人应按照政府采购合同的约定，及时向供应商支付采购款项。如采购项目验收不合格，采购人应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。如供应商拒绝整改或采取补救措施，采购人有权按照合同约定追究其违约责任。（七）采购资料归档1.采购人负责收集、整理、归档采购项目的相关资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、报价文件、评审报告、合同文本、验收报告等。采购资料应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，确保资料的完整性、准确性和规范性。2.采购资料归档后，采购人应建立采购资料档案管理制度，明确档案管理人员的职责和权限，规定档案的查阅、借阅、保管等程序。档案管理人员应定期对采购资料进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.采购资料的保存期限应符合法律法规规定。一般情况下，采购资料应保存十五年以上。保存期限届满后，采购人应按照规定的程序进行销毁。销毁采购资料时，应进行登记，并由相关人员签字确认。四、监督与管理（一）内部监督1.本公司/组织的审计部门负责对采购人的采购活动进行审计监督。审计部门应定期对采购人的采购计划执行情况、采购流程合规情况、采购合同履行情况等进行审计检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.本公司/组织的纪检监察部门负责对采购人的采购活动进行纪律监督。纪检监察部门应加强对采购人廉洁自律情况的监督检查，严肃查处采购人在采购活动中存在的违规违纪行为，维护政府采购活动的公正性和严肃性。（二）外部监督1.财政部门负责对本公司/组织的政府采购活动进行监督管理。财政部门应加强对采购人采购行为的指导和监督，定期对采购人的采购活动进行检查，发现问题及时责令整改。同时，财政部门应建立健全政府采购投诉处理机制，及时处理供应商对采购人采购活动的投诉。2.社会公众有权对本公司/组织的政府采购活动进行监督。采购人应按照法律法规的要求，及时公开采购项目的相关信息，接受社会公众的监督。如社会公众对采购项目有疑问或异议，可通过政采云平台或其他渠道向采购人提出，采购人应及时进行答复和处理。（三）责任追究1.采购人在采购活动中违反法律法规和本制度规定的，应依法依规追究其责任。责任追究方式包括责令改正、警告、罚款、暂停采购活动、取消采购资格等。2.采购人因违反法律法规和本制度规定，给供应商造成损失的，应依法承担赔偿责任。同时，采购人的相关责任人员应承担相应的行政责任或法律责任。3.采购人在采购活动中存在违规违纪行为的，本公司/组织的纪检监察部门应按照有关规定，对相关责任人员进行党纪政纪处分。涉嫌犯罪的，应依法移送司法机关处理。五、培训与考核（一）培训1.本公司/组织应定期组织采购人参加政府采购法律法规和业务知识培训，提高采购人的业务水平和法律意识。培训内容包括政府采购相关法律法规、政采云平台操作流程、采购文件编制技巧、评审标准解读、合同管理等方面。2.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。内部培训由本公司/组织的采购管理部门或相关业务部门组织实施；外部培训可邀请政府采购领域的专家学者或专业培训机构进行授课；在线学习可利用政采云平台提供的培训资源或其他在线学习平台进行学习。3.采购人应积极参加培训活动，认真学习培训内容，不断提高自身的业务能力和综合素质。培训结束后，采购人应参加培训考核，考核合格的颁发培训证书。（二）考核1.本公司/组织应建立采购人考核制度，对采购人的工作业绩、业务能力、廉洁自律等方面进行考核评价。考核内容包括采购计划执行情况、采购流程合规情况、采购合同履行情况以及采购人的工作态度、团队协作能力、创新能力等方面。2.考核方式可采用定期考核和不定期考核相结